16.12.2020
Geschäftsreisen planen, organisieren und abrechnen kann mitunter schwierig und mühsam sein. Speziell wenn man sich alleine um dieses Thema kümmern muss.
Studien zeigen, dass man mit automatisierten Reporting bis zu 39% sparen kann als wenn man die Spesen manuell abrechnet.
Jedes Unternehmen, ob groß oder klein weiß wie zeitaufwändig es ist, den Überblick über alle Ausgaben zu behalten. Flüge, Züge und Fahrten werden gebucht, Rechnungen gedruckt und zur Freigabe weitergegeben. Diese Prozesse können oftmals sehr lange dauern, sind mühsam und außerdem fehleranfällig.
Hier eine Auflistung von Möglichkeiten die sie haben, um ihre Abrechnung effizienter zu gestalten.
Schauen wir uns ein einfaches Beispiel an. Einer der Vertriebsmitarbeiter ist zu einem Meeting von einem großen Kunden eingeladen – sagen wir drei Kilometer entfernt. Alleine die Hin- und Rückfahrt kann zwischen 4 € in Kairo und 60 € in Zürich kosten. Auch entstehen zusätzliche Kosten wenn es darum geht die Rechnung zur Buchhaltung zu bringen. Nach dem Meeting mit dem Kunden reicht der Mitarbeiter die Rechnung ein.
Die gedruckte Rechnung wird an das Management weiter geleitet. Wenn alles in Ordnung ist, wird diese nach Freigabe an die Buchhaltung weiter gegeben. Es kann auch passieren, dass noch weiter Personen hinzugezogen werden bis die Rechnung endlich in der Buchhaltung ist. Je mehr Mitarbeiter Kundentermine haben, desto mehr Rechnungen und desto kostenintensiver ist dieser Vorgang.
Ein von Global Business Travel Association veröffentlichte Studie von 2015 zeigt, dass britische Unternehmen durchschnittlich 51,000 Spesenabrechnungen pro Jahr produzieren. Umgerechnet bedeutet dies, dass in etwas £380,000 Reisekosten entstehen. Ein hoher Anteil auch aufgrund wenig effizienter Prozesse.
Dieselbe Umfrage ergab, dass einer von fünf Anträgen einen Fehler aufweist. Diese Abrechnungen können nicht positiv bearbeitet werden und es entstehen weitere Kosten. Auch werden viele Quittungen einfach verloren oder werden von der Buchhaltung nicht akzeptiert.
Es gibt noch weitere Kosten
Auch passiert es immer wieder, dass Rechnungen die von Mitarbeitern eingereicht werden, verspätet oder nicht bezahlt werden können, weil die Rechnung nicht entsprechend ist. Um wieder kurz zum Beispiel zurück zu kommen: Würdest du dich freuen, wenn Rechnungen erst viele Wochen später eingereicht werden? Wohl eher nicht.
Bolt Business setzt gerade hier an und will das Leben einfacher machen. In der heutigen digitalen Welt sollte kein Unternehmen in Quittungen und bürokratischen Prozessen untergehen. Bolt Business ist ein Tool um Spesenabrechnungen zu vereinfachen und zu optimieren.
Manche Teams benötigen mehr Reisebudgets als andere. Mit Bolt Business gibt es die Möglichkeiten, hier ganz klare Regeln aufzustellen – sowohl für Gruppen als auch für individuelle Mitarbeiter.
Dadurch ergeben sich auch für den Mitarbeiter viele Vorteile. Alle Ausgaben werden direkt im System weitergegeben und digital gespeichert.
Deine Buchhaltung hat auf jeden Fall besseres zu tun als Mitarbeitern zu jagen um Quittungen von vergangenen Fahrten zu bekommen. Die Benutzer von Bolt Business erhalten eine monatliche Übersicht über alle Fahrten und Ausgaben. Die gesamte Rechnungsstellung wird ohne einer einzigen Papierquittung erledigt – davon profitiert auch die Umwelt.
Dank der benutzerdefinierten Limits ist es für Mitarbeiter unmöglich, ihnen zugewiesene Reisebudget zu überschreiten. Sobald eine Fahrt gebucht wird, muss der Mitarbeiter einen Grund für die Fahrt angeben. Alle Rechnung sind in der App verfügbar.
