Los viajes de negocios atraviesan un período de cambios sin precedentes. Una pandemia estuvo a punto de paralizar el sector, puede que se avecine una recesión mundial y la preocupación por el cambio climático va en aumento.

Sin embargo, tras la fatiga que generan las constantes videollamadas, existe un gran deseo de volver a tener reuniones en persona, cara a cara. Esta situación hace que todos aquellos que se encargan de gestionar los viajes de la empresa tengan que encontrar un equilibrio entre la seguridad de los empleados, la minimización de los costes y los objetivos de sostenibilidad, por lo que planificar futuros viajes de negocios se ha convertido en un auténtico reto.

En este artículo, el equipo de Bolt Business te ayudará a tomar las mejores decisiones en cuanto a viajes para empresas en 2023.

9 tendencias en viajes de negocios: qué esperar en 2023

Después de que una pandemia mundial alterara enormemente el sector de los viajes, ha llegado el momento de proporcionar estabilidad a los desplazamientos de los equipos de todas las empresas. Eso significa organizar viajes rentables, sostenibles y seguros que les permitan a los empleados hacer modificaciones en sus desplazamientos en cualquier momento dado.

Para ayudarte a planificar y organizar los futuros viajes de negocios de tu equipo, aquí te dejamos 9 predicciones que nuestros expertos de Bolt Business han hecho para 2023:

Los días de gastar como si no hubiera un mañana llegarán a su fin.
Veremos intensos períodos de viajes para asistir a reuniones en persona.
Los viajeros conseguirán la flexibilidad que necesitan.
Se hará hincapié en las políticas de viaje.
Los desplazamientos sostenibles pasarán a ser una prioridad.
El uso de la micromovilidad se potenciará.
Las empresas utilizarán los beneficios en viajes para potenciar la fidelización.
Se hará hincapié en mejorar los traslados al aeropuerto.
Las empresas priorizarán la seguridad.

1. Los días de gastar como si no hubiera un mañana llegarán a su fin

Queriendo anticiparse a la desaceleración económica, las empresas están examinando con mayor detenimiento en qué gastan el dinero. Por esa razón, los fondos destinados a viajes de negocios se reducirán al mínimo.

Viajar es una práctica aceptada en muchas profesiones, pero las empresas deben asegurarse de que los empleados no sobrepasan una cantidad concreta de gastos destinada a este fin. Esto hace que la visibilidad y el control sean esenciales y proporciona cierta seguridad a la empresa.

“Antes, aquellos que hacían viajes de negocios podían gastar todo lo que quisieran y volver a la oficina con un montón de recibos; no llegaban a darse cuenta de cuánto habían gastado. Sin embargo, esos días llenos de sorpresas desagradables han llegado a su fin”.

Nick Powell, Vicepresidente de Bolt Business

2. Veremos intensos períodos de viajes para asistir a reuniones en persona

El trabajo en remoto durante la pandemia aceleró el uso de plataformas de videollamadas, lo que demostró que muchas empresas pueden seguir operando online. Sin embargo, a pesar de todas las ventajas que implican, las videollamadas solo pueden ayudar a construir relaciones hasta cierto punto, y la novedad empieza a desaparecer.

“La fatiga de las videollamadas es algo real”, explica Nick Powell, “y va a implicar un aumento de las reuniones presenciales, sobre todo con terceras partes”. Y para que esos viajes sean rentables, los trabajadores intentarán agrupar varias reuniones cuando viajen, en lugar de salir de la oficina para acudir una única reunión.

Las videollamadas seguirán ocupando un lugar en nuestras agendas, pero se utilizarán para complementar las reuniones en persona.

Según Cassandra Albertine, Mánager Regional de Ventas, “las mejores relaciones son las que se forman cara a cara. En todo caso, la pandemia ha hecho que seamos más conscientes de ello y que apreciemos el valor de las interacciones en el mundo real”.

“Las empresas son conscientes de los costes que suponen las reuniones presenciales. Para gestionar esos costes, la gente viajará menos, pero el período de viajes de negocios será más intenso. Veremos temporadas de alta intensidad en cuanto a desplazamientos en las que habrá reuniones programadas prácticamente de 9 a 18 h, de lunes a viernes”.

Andrew Short, Mánager de Asociaciones Estratégicas

3. Los viajeros conseguirán la flexibilidad que necesitan

La pandemia nos ha hecho ver que los planes pueden cambiar rápidamente, ya sean cancelaciones en el transporte o cierre de fronteras. Esto hace que sea fundamental darles a los equipos la flexibilidad que necesitan a la hora de viajar.

Para mantener la flexibilidad en línea con la minimización de costes, elabora una política que funcione y anime a tus empleados a hacer lo correcto.

“Proporciona flexibilidad a tus empleados. Cuando estás en un aeropuerto a altas horas de la noche, lo último que quieres es la política de viajes de una aplicación no te permita hacer algo que necesitas hacer”.

Amy Hackett, Jefa de Ventas

4. Se hará hincapié en las políticas de viaje

La minimización de costes y la flexibilidad se reducen a tener un conjunto de políticas de viaje bien elaborado. Invertir tiempo en ellas merece la pena, ya que:

Ayuda a controlar el gasto.
Deposita confianza en el equipo.
Garantiza que no haya gastos inesperados.

En lugar de adoptar un enfoque único para las políticas de viaje, deberías contar con una variedad de ellas que se adapte a las necesidades de los diferentes equipos y personas. De esa manera, cada persona entenderá claramente el transporte que puede utilizar y los costes se ajustarán siempre al presupuesto.

“Las políticas de viaje empiezan a resultar imperativas, ya que cada vez hay más empresas necesitan reducir gastos”.

Gerhard Spitsak, Mánager Sénior de Desarrollo Comercial

5. Los desplazamientos sostenibles pasarán a ser una prioridad

Los viajes de negocios están experimentando un gran cambio hacia la sostenibilidad. Las empresas han ido fijando objetivos medioambientales en los últimos años y, a partir de 2023, se hará un verdadero esfuerzo para cumplirlos a medida que se acerquen los plazos previstos.

El primer objetivo de las empresas es compensar las emisiones de carbono actuales derivadas de los viajes, ya que en muchas de ellas se hacen informes en los que se detallan estos datos. Viajar con Bolt Business ofrece a los administradores una clara visualización de los kilómetros, de las emisiones y les ofrece una prueba de la compensación llevada a cabo.

A continuación, es necesario cambiar el comportamiento de los empleados con respecto a los viajes, haciendo que les resulte fácil elegir opciones de desplazamiento sostenibles, como son la micromovilidad o los vehículos eléctricos e híbridos.

“Las empresas quieren proporcionar un presupuesto de sostenibilidad a sus empleados, con el cual las personas dispongan de una cantidad mensual para gastarla en opciones de viaje más ecológicas para ir y volver de la oficina.

El objetivo no solo es reducir la dependencia del coche particular, sino contribuir también a la sostenibilidad de la ciudad en general. Eso supone un beneficio añadido para los empleados. Veremos más iniciativas en las que las empresas dan a los trabajadores presupuestos para la micromovilidad y los vehículos eléctricos”.

Andrew Short, Mánager de Asociaciones Estratégicas

6. El uso de la micromovilidad se potenciará

Impulsar los viajes sostenibles implica adoptar nuevos enfoques, por lo que las opciones de micromovilidad (como los patinetes y las bicicletas eléctricos) tendrán un mayor uso y relevancia.

Ir al trabajo en patinete o bicicleta es una alternativa rápida, rentable y respetuosa con el medio ambiente. Desde el punto de vista de los empleados, la demanda de opciones de micromovilidad va en aumento.

Existe una empresa en Suecia que está a la cabeza en cuanto a la micromovilidad. Les han dado a sus empleados acceso ilimitado a los patinetes de Bolt para fomentar los desplazamientos ecológicos por el centro de la ciudad de Estocolmo.

Algo que preocupa en cuanto a este tipo de movilidad es la seguridad. Los patinetes son ahora una nueva forma de desplazarse para muchas personas, que cuentan con el apoyo del equipo de Bolt Business siempre que lo necesiten.

“Estamos experimentando un aumento en los eventos de sostenibilidad, en los que nuestros clientes corporativos nos piden que les proporcionemos patinetes para que puedan enseñar a sus empleados cómo usarlos de manera segura”.

Gerhard Spitsak, Mánager de Desarrollo de Ventas en Estonia

Estate atento a los presupuestos para movilidad

Los presupuestos para movilidad suponen una cantidad mensual para los empleados que se destina a opciones de transporte más sostenibles (trenes, autobuses, patinetes y bicicletas) en lugar de emplearse en un coche o en el derecho a tener un coche de empresa.

Muchas de las prioridades que las empresas tendrán durante el próximo año pueden cubrirse mediante una asignación para la movilidad: sostenibilidad, minimización de costes y flexibilidad.

Bélgica está a la vanguardia de las asignaciones para la movilidad sostenible tras adoptar un Presupuesto de Movilidad en 2019 que los empleados pueden utilizar para financiar alternativas al coche de empresa que sean respetuosas con el medio ambiente. Pero tu empresa no tiene por qué esperar a que se implemente alguna legislación nacional para ofrecer a los empleados un beneficio similar.

“Cabe esperar que los presupuestos para la movilidad aumenten en toda Europa, ya sea a través de la legislación o impulsados por las empresas”.

Tom Nutley, Asociaciones Estratégicas

7. Las empresas utilizarán los beneficios en viajes para potenciar la fidelización

La modalidad híbrida de trabajo ha llegado para quedarse, pero muchos empresarios quieren estar con su equipo de forma presencial en la oficina al menos una parte del tiempo. Entonces, ¿cuál es el truco que hay que usar para que la gente quiera volver a la oficina? Durante mucho tiempo se ha aceptado que el coste del desplazamiento corre a cargo del empleado. Sin embargo, ofrecer beneficios relacionados con dichos desplazamientos puede aumentar la fidelización y la colaboración.

Ofrecer beneficios en viajes al equipo puede hacerte ganar en dos niveles: los empleados cuentan con formas de viajar saludables y respetuosas con el medio ambiente y, además, vuelven a la oficina.

“Proporcionar a los empleados un incentivo para que vengan a la oficina es una forma inteligente de impulsar la fidelización y el compromiso de los empleados. Las empresas se han dado cuenta de ello y están adoptando beneficios en viajes para que sus empleados vuelvan a la oficina”.

Nick Powell, Vicepresidente de Bolt Business

8. Se hará hincapié en mejorar los traslados al aeropuerto

Aterrizar en un aeropuerto desconocido puede resultar desalentador a la hora de planificar los viajes.

En lugar de enfrentarse a opciones de viaje poco conocidas y tener que cambiar dinero al llegar a otro país, poder abrir una app de movilidad es mucho más sencillo:

Paga de forma segura en la app, sin tener que usar efectivo.
Encuentra conductores de fiar que te recojan.
Indica tu destino en la app sin que haga falta explicarle nada al conductor.

Cuidar de tu equipo, incluso cuando no está en la oficina, debería ser una prioridad. Y que los usuarios sepan que pueden usar el mismo método para organizar el transporte tanto en sus ciudades como en el extranjero ayuda a mitigar la ansiedad.

“Los empresarios deben ofrecer una solución a sus trabajadores para que sepan cómo llegar al hotel o a la oficina cuando aterrizan.

El uso de un servicio como Bolt Business muestra a los viajeros a dónde van y cuánto tardarán en llegar, pudiendo además comprobar en el mapa que el destino es el correcto. Es una sensación mucho más tranquilizadora que subirse a un taxi, sin saber cuánto tiempo se va a tardar o cuánto va a costar. Y no hace falta ni preocuparse por la moneda local”.

Amy Hackett, Jefa de Ventas

9. Las empresas priorizarán la seguridad

Para completar la serie de predicciones sobre viajes de negocios en 2023 tenemos que hablar de salud y seguridad. Como empresa, la salud y la seguridad de los empleados siempre tiene que ser la prioridad número uno. Cuando los empleados se tienen que desplazar, hay que hacer todo lo posible para que se sientan seguros en todo momento, tanto física como mentalmente.

Cualquier persona que trabajara desde casa durante la pandemia tuvo la oportunidad de ver cómo sería su vida laboral sin desplazamientos. El hecho de no tener que ir y volver de la oficina, ni pasar tiempo en atascos, supuso una gran ventaja para la salud general de las personas, ya que:

Se reducían sus niveles de estrés.
Podían pasar más tiempo con la familia.
Aprovechaban al máximo la productividad matutina.

Ahora más que nunca, las horas que se pasan conduciendo hacia y desde el trabajo se consideran tiempo perdido. La gente quiere recuperar ese tiempo y aprovecharlo de una manera productiva.

“Solía emplear 3 horas al día en desplazarme por trabajo: hora y media para ir y hora y media para volver. Era tiempo muerto. No podía aprovechar ese tiempo y eso era algo que me hacía muy infeliz. Después de la pandemia, nadie quiere volver a sentirse infeliz por eso”.

Nick Powell, Vicepresidente de Bolt Business

Cómo gestionar viajes ante la incertidumbre actual

Todos los indicios apuntan a un repunte en los viajes de negocios en los próximos 12 meses. Sin embargo, cualquiera que gestione este tipo de desplazamientos tiene que tener muchas cosas en cuenta a la hora de reservarlos. Los costes, la sostenibilidad y la seguridad de los empleados suelen ser las principales prioridades, por lo que las empresas deben:

Ofrecer flexibilidad.
Adaptarse a las preferencias de sus empleados.
Facilitar la elección de un transporte sostenible a sus equipos.

Para poder preparar los futuros planes de viaje de tu empresa, puedes ver lo que ofrece Bolt Business accediendo al artículo Todo lo que necesitas saber sobre Bolt Business.

Queremos aprovechar para dar las gracias a Amy Hackett, Andrew Short, Cassandra Albertine, Gerhard Spitsak, Nick Powell y Tom Nutley, del equipo de Bolt Business, por compartir sus ideas.