O modo de pagamento pelo funcionário é uma configuração do Bolt for Business em que os funcionários pagam as viagens de trabalho com o seu cartão de pagamento pessoal ou corporativo e recuperam o custo através do processo interno de despesas da empresa. A empresa é faturada apenas pela taxa de serviço de cada viagem, não pelo custo da viagem em si, mantendo a visibilidade total, os relatórios e o controlo das políticas através do Portal Bolt Business.
Este artigo inclui informações sobre:
Diferenças entre o pagamento pelo funcionário e o pagamento pela empresa numa conta empresarial
| Pagamento pela empresa | Pagamento pelo funcionário | |
|---|---|---|
| Quem paga a viagem | A empresa, através de um cartão centralizado ou faturação pós-paga. | Cada funcionário, com o seu cartão pessoal ou empresarial. |
| O que é faturado à empresa | O custo total da viagem mais uma taxa de serviço. | Apenas uma taxa de serviço por viagem. |
| Reembolso ao funcionário | Não é necessário, a empresa paga diretamente. | Através do processo interno de despesas da empresa. |
| Relatórios no Portal Bolt Business | Histórico de viagens completo, extratos, exportações e políticas. | Histórico de viagens completo, extratos, exportações e políticas. |
O modo de pagamento pelo funcionário está, atualmente, disponível apenas para viagens TVDE e no modelo de faturação intermediária.
Ativar o modo de pagamento pelo funcionário na sua empresa
O modo de pagamento pelo funcionário é ativado pela nossa equipa de Business Operations. Contacte-nos através do separador Suporte no Portal Bolt Business, e reencaminhamos o seu pedido para a equipa certa.
Assim que o modo de pagamento pelo funcionário estiver ativo na sua conta:
- A taxa de serviço mensal por viagem (bem como quaisquer encargos de Ride Booker ou cupões) é faturada à sua empresa com base na configuração de faturação existente: cartão de crédito ou pós-pagamento.
- Uma única conta não pode combinar utilizadores com pagamento centralizado pela empresa e pagamento pelo funcionário. Se precisar de ambas as configurações, contacte-nos através do separador Suporte no Portal Bolt Business, e reencaminhamos o pedido para a equipa de Business Operations.
Como os funcionários configuram o cartão
No momento em que adiciona ou convida um funcionário para a sua conta Bolt for Business, este recebe um email e um SMS com um link para configurar o cartão de pagamento. Também é possível adicionar o cartão mais tarde, diretamente na App da Bolt, no separador Pagamento.
Alguns pontos importantes:
- Cada funcionário adiciona e gere o seu próprio cartão na App da Bolt. Apenas os últimos 4 dígitos e a marca do cartão ficam visíveis no Portal Bolt Business.
- Se a empresa de um funcionário estiver a usar modo de pagamento pelo funcionário, não é possível adicionar ou editar o cartão em nome do mesmo no Portal Bolt Business.
- Os funcionários ficam impedidos de realizar viagens em trabalho enquanto não adicionarem um cartão válido e o selecionarem como método de pagamento ativo na app.
- Métodos de pagamento atualmente aceites: cartões de pagamento pessoais e empresariais. Não é possível usar dinheiro, Apple Pay, Google Pay nem Saldo Bolt no modo de pagamento pelo funcionário.
Extrato mensal e taxa de serviço
Até ao dia 3 de cada mês, a empresa recebe um extrato mensal referente ao mês anterior, no endereço de email definido no Portal Bolt Business. O extrato mensal do modo de pagamento pelo funcionário tem a seguinte estrutura:
- Custos de viagens por país — total dos custos das viagens pagas diretamente pelos funcionários com os seus próprios cartões. Este valor é apenas informativo e não é cobrado à empresa.
- Reembolsos — quaisquer reembolsos emitidos durante o período, apresentados como uma linha negativa.
- Taxa de serviço — a taxa por viagem que a Bolt cobra à empresa. É o único valor faturado à empresa.
- Pago pelos utilizadores — confirma que os custos das viagens foram suportados pelos funcionários com os seus próprios cartões.
O extrato mensal é um resumo informativo, não uma fatura com IVA. As faturas com IVA por viagem estão disponíveis separadamente; consulte a secção seguinte.
Todos os extratos estão disponíveis para consulta e download no Portal Bolt Business, em Faturação → Extratos.
Faturas por viagem para contabilidade e reembolso
Cada viagem em trabalho gera uma fatura com IVA individual, com os dados fiscais da sua empresa. Por definição, as faturas são emitidas no idioma do país onde a viagem ocorreu — esta é a configuração padrão e não é possível alterá-la por viagem.
Tanto a empresa como os funcionários podem aceder às faturas de cada viagem das seguintes formas:
- Relatório de viagens no Portal Bolt Business — faça download de um ficheiro CSV ou XLSX em Faturação → Extratos. O ficheiro indica todas as viagens com links diretos para a fatura de cada viagem, incluindo informações como o grupo de utilizadores, a política, o motivo da viagem e a taxa de serviço. Esta é a fonte recomendada para a contabilidade.
- Reencaminhamento por email — pode indicar um único endereço de email no Portal Bolt Business, em Definições, para receber as faturas das viagens automaticamente.
- Diretamente para o utilizador — as faturas por viagem são enviadas automaticamente para o endereço de email registado na conta Bolt do utilizador.
Reembolsos e compensações
Como a viagem foi paga pelo funcionário, qualquer reembolso ou compensação referente a essa viagem é devolvido ao método de pagamento original do funcionário — não à conta da empresa.
- Se um funcionário comunicar um problema com uma viagem na App da Bolt, o suporte da Bolt trata do caso diretamente e reembolsa o cartão do funcionário.
- Se um administrador comunicar um problema com uma viagem através do Portal Bolt Business ou por email, o suporte da Bolt reembolsa igualmente o cartão original do funcionário.
A Bolt não tem visibilidade sobre o sistema interno de reembolsos da sua empresa. Se for emitido um reembolso ao funcionário, certifique-se de que o departamento financeiro é informado, para que a mesma viagem não seja reembolsada duas vezes.
Voltar ao pagamento pela empresa
Se quiser deixar de usar o modo de pagamento pelo funcionário e voltar para uma conta com pagamento pela empresa (ou vice-versa), contacte-nos através do separador Suporte, no Portal Bolt Business, e reencaminhamos o pedido para a nossa equipa de Business Operations.
