Plata efectuată de angajat pentru conturile business

Opțiunea „Plată efectuată de angajat" este disponibilă în prezent doar pentru curse și în cadrul modelului de facturare intermediară.

Opțiunea „Plată efectuată de angajat" este activată de echipa noastră de Business Operations. Contactează-ne mergând la secțiunea Asistență din Portalul Business și te vom pune în legătură cu echipa potrivită.

Odată ce opțiunea „Plată efectuată de angajat" este activată pentru contul tău:

• Taxa lunară de serviciu per cursă (împreună cu eventualele taxe aferente Programatorului de curse sau cupoanelor) este facturată companiei tale conform configurației de facturare existente — card de credit sau facturare cu plată la termen.
• Un singur cont nu poate include atât utilizatori cu opțiunea „Plată efectuată de companie", cât și utilizatori cu opțiunea „Plată efectuată de angajat". Dacă ai nevoie de ambele configurații, contactează-ne mergând la secțiunea Asistență din Portalul Business și te vom pune în legătură cu echipa noastră de Business Operations.

În momentul în care adaugi sau inviți un angajat în contul tău Bolt for Business, acesta primește un e-mail și un SMS cu un link pentru configurarea cardului de plată. Cardul poate fi adăugat și ulterior, direct în aplicația Bolt, din secțiunea Metode de plată.

Câteva lucruri de știut:

• Fiecare angajat își adaugă și gestionează propriul card în aplicația Bolt — în Portalul Business sunt vizibile doar ultimele 4 cifre și tipul cardului.
• Dacă angajatul folosește modul de plată în care achită pe cont propriu, nu vei putea adăuga sau edita cardul în numele lui din Portalul Business.
• Angajații nu pot efectua curse business până când nu adaugă un card valid și îl selectează ca metodă de plată activă în aplicație.
• Metode de plată acceptate în prezent: carduri de plată personale și corporate. Numerarul, Apple Pay, Google Pay și soldul din Contul Bolt nu pot fi utilizate cu opțiunea „Plată de către angajat".

Până la data de 3 a fiecărei luni, compania ta primește un extras lunar pentru luna precedentă la adresa de e-mail configurată în portalul business. Extrasul lunar aferent opțiunii „Plată efectuată de angajat" este structurat după cum urmează:

• Costurile curselor per țară — costurile totale ale curselor achitate direct de angajații tăi cu propriile carduri. Această sumă este afișată doar în scop informativ — nu este facturată companiei tale.
• Rambursări — orice rambursări acordate în perioada respectivă, afișate ca valori negative.
• Taxă de serviciu — taxa per cursă pe care Bolt o percepe companiei tale. Aceasta este singura sumă facturată companiei tale.
• Plătit de utilizatori — indică faptul că angajații au achitat costul curselor folosind propriile carduri.

Extrasul lunar este un rezumat informativ, nu o factură fiscală. Facturile cu TVA aferente fiecărei curse sunt disponibile separat — vezi secțiunea următoare.

Poți găsi și descărca toate extrasele în portalul business, la Facturare → Extrase.

Pentru fiecare cursă de business este generată o factură individuală cu TVA, care conține datele juridice ale companiei tale. Facturile sunt emise în limba țării în care a avut loc cursa — această setare nu poate fi modificată pentru fiecare cursă în parte.

Tu și angajații tăi puteți accesa facturile per cursă în următoarele moduri:

• Raportul curselor din Portalul Business — descarcă un fișier CSV sau XLSX din Facturare → Extrase. Fișierul include toate cursele, cu linkuri directe către factura aferentă fiecărei curse, alături de informații suplimentare precum grupul de utilizatori, politica aplicată, motivul cursei și taxa de serviciu. Aceasta este sursa recomandată pentru contabilitate.
• Redirecționare prin e-mail — poți desemna o singură adresă de e-mail în portalul business, mergând la Setări, pentru a primi automat facturile aferente fiecărei curse.
• Direct către pasager — facturile aferente fiecărei curse sunt trimise automat la adresa de e-mail asociată contului Bolt al utilizatorului.

Deoarece cursa a fost achitată de angajat, orice rambursare sau compensație aferentă cursei respective este returnată pe metoda de plată utilizată inițial de angajat — nu în contul companiei.

• Dacă un angajat raportează o problemă legată de o cursă în aplicația Bolt, serviciul de relații clienți Bolt gestionează cazul direct și efectuează rambursarea pe cardul angajatului.
• Dacă tu, în calitate de administrator, raportezi o problemă legată de o cursă în portalul business sau prin e-mail, serviciul de relații clienți Bolt va rambursa suma pe cardul utilizat inițial de angajat.

Te rugăm să ai în vedere că Bolt nu are acces la sistemul intern de decontare al companiei tale. Dacă angajatul primește o rambursare, te rugăm să te asiguri că echipa ta financiară este informată, pentru ca aceeași cursă să nu fie decontată de două ori.

Dacă dorești să treci compania ta de la opțiunea „Plată efectuată de angajat" la un cont business standard cu opțiunea „Plată efectuată de companie" (sau invers), contactează-ne din secțiunea Asistență a portalului business, iar noi te vom pune în legătură cu echipa noastră de Business Operations.