Tips för utläggshantering av tjänsteresor som varje småföretag bör känna till

Chefer i småföretag kan ibland tro att villkor och regler för tjänsteresor endast är något som större företag behöver tänka på. Men om det är något du inte vill lämna öppet för fri tolkning, så är det vad som klassificeras som ett “acceptabelt utlägg” för en tjänsteresa. Annars blir du varse den hårda vägen när du får en faktura för en 3-nätters visit på ett 5-stjärnigt hotell på ditt bord.

Att bestämma lämpliga villkor för utlägg av tjänsteresor kan var svårt, speciellt för småföretag. Å ena sidan måste du se till att dina anställda får den hjälp de behöver. Å andra sidan vill du inte behöva ersätta en all-inclusive charterresa! Här är några av våra bästa tips för att hitta en bra balans.

1. Var så tydlig och specifik som möjligt

Villkor för tjänsteresor är i grund och botten ett ramverk för hur dina anställda reser, deras ersättning för logi samt ditt företags föredragna leverantörer eller bokningstjänster.  

En nyligen publicerad studie av Expedia Group angående restrender visade att endast 60% av företag har någon typ av resevillkor. Om ditt företag finns bland de 40% som ännu inte har uppsatta villkor, oroa dig inte — det är mycket enklare än vad man tror. Detta behöver du fokusera på:

1. Skapa en översikt för hur godkännandeprocessen ska se ut;
2. Skapa riktlinjer för bokningar och reservationer;
3. Ange tydliga gränser för utlägg;
4. Se till att villkoren hanteras av en utvald person inom företaget.

Det sista du behöver komma ihåg när du sätter upp villkor för tjänsteresor i ett småföretag är att det ska vara enkelt att applicera på hela företaget. 

Det betyder inte nödvändigtvis att alla team och anställda ska ha samma budget för utlägg. Exempelvis kanske dina säljare behöver en större budget för utgifter, då de troligtvis utför fler tjänsteresor vid möten med kunder än andra anställda i företaget. 

2. Använd teknologi för att förenkla utläggshantering

Du kanske tänker, “Hur svårt kan det vara att hålla koll på några kvitton och lämna över till revisorn?” På ett sätt har du rätt. Det borde inte vara svårt.

Men detta slumpmässiga och manuella system kan lätt bli svårhanterligt när du inte enbart hanterar EN konferensresa för EN anställd. Tänk dig att var och en av dina anställda skickar in sina utlägg av tjänsteresor under hela året.

Att inte ha en formell process för utlägg kan påverka ditt företag negativt med tiden. Den mödan det krävs för att hålla detta i drift kan innebära att hundratals timmar av dina anställdas arbetstid går till spillo. Tänk hur mycket detta skulle kosta dig i löneutgifter. 

Lyckligtvis finns det lösningar likt Bolt Business Teamkonto, som kan rädda dagen när det kommer till att effektivisera redovisning av tjänsteresor. 

Med Teamkontot kan chefer enkelt bestämma en specifik ersättning för varje anställd vid utlägg av tjänsteresor. Du behöver inte heller jaga kvitton, då samtliga fakturor vidarebefordras per automatik till din ekonomiavdelning efter varje resa. 

Administratörer för Bolt Business Teamkonto får sedan en månatlig summering av alla anställdas resor och utgifter, där all redovisning hanteras utan fysiska kvitton. Du effektiviserar ditt företag samtidigt som ett gäng träd räddas på vägen!

Dessutom är det värt att komma ihåg – Bolts taxiresor är klimatneutrala över hela Europa.

3. Belöna anställda för deras resvanor

I de flesta små- till medelstora företag är det de anställda själva som ansvarar för bokningen av resor och logi. Om företaget samtidigt saknar villkor för tjänsteresor, kan det lätt leda till en kultur av onödiga utgifter. Oavsiktliga, eller inte. 

Det ligger i vår natur. Även de mest sparsamma individerna tenderar att inte vara lika uppmärksamma på prislappen när det inte är deras pengar som spenderas.

Så om du vill uppmuntra anställda till att fatta smarta ekonomiska beslut i arbetsrollen, speciellt vid tjänsteresor, se då till att ha ett belöningssystem på plats. 

Det kan låta kontraintuitivt, men genom att belöna sparsamma anställda som håller sig inom budget för affärsresor, uppmuntrar du samtliga anställda till att hantera sin utläggsrapportering bättre. 

Incitament kan vara allt ifrån en årlig bonus, till en speciell gåva eller förmån. Var inte rädd för att vara kreativ när det kommer till att uppmuntra goda vanor vid företagsbetalda tjänsteresor!

4. Hitta en partner som passar företagets storlek

Om ditt företag inte är en multinationell jätte (ännu!) och du letar efter lösningar för relativt småskaliga företag, kan det vara svårt att hitta en pålitlig samarbetspartner för att hantera dina företagsresor.

När det kommer till taxiresor som färdmedel vid tjänsteresor, kan Bolt Business Företagsprofil vara en bättre lösning för ditt team. Företagsprofilen tillåter anställda att:

• Få utläggskvitton efter varje taxiresa med företagets information;
• Välja en e-postadress som kvittot skickas till;
• Enkelt byta mellan privatkonto och företagsprofil innan beställning av en taxiresa.

En företagsprofil kan skapas närsomhelst genom att gå till fliken Betalningar i din Bolt-app.

Och kom ihåg, när ditt företag växer, så växer Bolt Business med dig. Vi har smidiga lösningar för företag i alla storlekar där vi på ett enkelt sätt hjälper till med utläggsrapportering.

Effektivisera utlägg av tjänsteresor med Bolt Business

Utöver att spara på resekostnader i mer än 40 länder runt hela världen, är Bolt Business Teamkonto en intuitiv plattform som sammanställer hela företagets utlägg av tjänsteresor på ett användarvänligt sätt. 

Läs mer om Bolt Business och hur vi kan hjälpa ditt företag att dra ner på resekostnader och underlätta hantering av utlägg!