4 způsoby, jak snížit náklady na pracovní cesty

V celosvětovém průměru udělají zaměstnanci kolem 445 milionů pracovních cest ročně. Sice jde jen o přibližně 12 % cestujících letadlem, ale zato dělají aerolinkám 75 % jejich zisků. Aerolinky se těší, ale pro vlastníky nebo manažery firem to nejsou moc dobré zprávy.

Tento obrovský trh sebou nese i několik výzev. Od nepřesně odhadnutých nákladů na pracovní cesty na letiště až po účtenky za obědy za celý týden… asi se všichni shodneme, že řízení nákladů na pracovní cesty je časově náročné a pravděpodobnost pochybení je velmi vysoká.

A zároveň s větším počtem zaměstnanců přichází větší náklady.

Řízení nákladů na pracovní cesty je mnohokrát výzva. Ale pokud máte k dispozici správné nástroje, tyto náklady snížíte raz dva. Prvním krokem je stanovení jasných pravidel pro pracovní cesty.

1. Nastavte si jasná pravidla pro pracovní cesty

Ve výzkumu zkomponovaným Expedia Group bylo zjištěno, že jenom 60 % firem má nastavena pravidla pro pracovní cesty. Pokud patříte k zbylým 40 %, žádné strachy. Nastavení těchto pravidel je snazší než se může na první pohled zdát.

Pravidla pro pracovní cesty se mohou týkat různých oblastí, například: jak vaši zaměstnanci cestují, kde by měli být ubytování, jaké jsou limity na jednotlivé náklady pracovních cest nebo kdo je preferovaný dodavatel těchto služeb. Tady platí zlaté pravidlo – v jednoduchosti je krása, a proto byste měli udělat snadná a přehledná pravidla pro co největší efektivitu. Zaměřte se na:

1. Schvalovací proces;
2. Pravidla pro zajištění rezervace;
3. Jasné limity na náklady;
4. Volbu vlastníka těchto procesů.

Hlavně nic nekomplikujte – pravidla by měla být snadno aplikovatelná napříč celou organizací. To ale nemusí znamenat, že všechny týmy a zaměstnanci budou mít stejné limity.

2. Využijte technologie pro snadné řízení nákladů na pracovní cesty

Nedostatek formálních procesů a zastaralé systémy mají negativní vliv na řízení nákladů na pracovní cesty. Nástroje a procesy v některých firmách v některých častokrát ztěžují získání jasného přehledu o tom, kolik který tým utrácí. Manažeři pak musí trávit hodiny nad manuálním reportováním a aktualizací různých dokumentů. Konec konců jde o dlouhý proces, ve kterém není ani jedna strana spokojená.

Digitální řešení pro řízení pracovních cest vám mohou pomoci v různých oblastech. Například Bolt Business nabízí firmám kompletní přehled nákladů na pracovní cesty všech zaměstnanců spolu se všemi reporty a fakturami, které jsou zpracovávány automaticky. Funguje to snadno – manažeři nastaví limity jednotlivým zaměstnancům a ti pak dostanou automatickou kompenzaci bez zbytečného reportování.

Zaměstnanci si mohou sami vybavovat transport v rámci pracovních cest a celý proces se tím stává příjemnějším a efektivnějším.

3. Odměňte zaměstnance za dodržení limitů

Zaměstnanci v mnoha malých a středních podnicích nemají ten luxus, aby se jim někdo jiný staral o zařizování letenek. Jsou sami zodpovědní za to, aby se dostali z místa A do místa B.

Pokud jako firma nemáte jasná pravidla a limity, kolik by tyto cesty měly stát, můžete být nemile překvapení, protože platí staré známé rčení “cizí peníze se snadno utrácí.” Proto je vhodné motivovat zaměstnance, aby utráceli firemní peníze s rozvahou, s jakou utrácejí své vlastní.

Odměny za dodržování stanovených limitů tak mohou být vhodnou motivací pro vaše zaměstnance, a to zejména v případě, kdy nevyužíváte žádné nástroje na řízení limitů.

4. Spojte se s cestovními agenturami pro ty nejlepší nabídky

Průměrné náklady na pracovní cesty jsou pro mnoho firem podstatnou složkou celkových nákladů.

Pamatujte, že váš administrativní pracovník nebude mít vyjednávací sílu, aby vyjednal nejlepší nabídku od obrovské letecké společnosti, hotelu nebo provozovatele přepravních služeb. Partnerství s cestovní agenturou, která je plná expertů, vám může ušetřit výraznou část vašich nákladů na pracovní cesty.

Pokud chcete vědět, co je jejich trik – dokážou škálovat svou klientelu, a tím pádem jsou schopni vyjednat lepší podmínky s velkými hráči na trhu. Podobně na báze škálovatelnosti funguje i Bolt Business, díky kterému může vaše firma ušetřit na pracovních cestách. Jako jedna z nejrychleji rostoucích platforem pro transport na celém světě, Bolt Business vám dokáže ušetřit až kolem 30 % vašich běžných nákladů na pracovní jízdy.

Ušetřete na jízdách a řízení nákladů s Bolt Business

Kromě toho, že s Bolt Business ušetříte náklady na jízdách, dostanete i souhrnný přehled všech nákladů na pracovní jízdy na jednom místě. Víc informací o tom, jak vám dokáže Bolt Business zlehčit řízení vašich pracovních nákladů najdete zde.