Jak zkrotit cestovní náklady: tipy pro malé podniky

Majitelé malých podniků si častokrát myslí, že tvorba politiky na náklady pracovních cest a návodů je něco, co se využívá pouze ve velkých firmách. Ale pokud existuje něco, co nechcete nechat nevysvětlené, je to úvaha pro “přiměřené náklady” na pracovní cesty. Můžete zůstat nepříjemně překvapen, až vám na stolu přistane pobyt na 3 noci v 5-hvězdičkovém hotelu.

Nastavování vhodné politiky na náklady pracovních cest může být náročné, hlavně pro malé podniky. Na jedné straně chcete, aby vaši zaměstnanci cítili od vás plnou podporu. Na druhé straně nechcete podporovat utrácení firemních peněz za soukromé dovolené. Pro zlatý kompromis, mrkněte na naše tipy.

1. Vytvořte konkrétní a jasná pravidla

Politika na náklady pracovních cest je rámec limitů, který určuje, jak vaši zaměstnanci cestují, kde mohou být ubytováni a kdo jsou preferovaní zprostředkovatelé těchto služeb.

V průzkumu Expedia Group se zjistilo, že pouze 60 % podniků má nastavenou cestovní politiku. Pokud vaše firma patří ke zbylým 40 %, žádné obavy – nastavit jasnou politiku nemusí být tak náročné, jak se zdá. Stačí pár kroků:

1. Navrhněte, jak by měl vypadat váš schvalovací proces;
2. Vytvořte návod na rezervování služeb;
3. Nastavte jasný limit na maximální útratu;
4. Ujistěte se, že vlastníkem této politiky je konkrétní osoba z firmy.

Myslete na to, že politika by měla být snadná a pochopitelná pro všechny vaše zaměstnance.

To samozřejmě neznamená, že všichni zaměstnanci mají mít stejný limit nebo rozpočet. Například: tým prodejců bude mít pravděpodobně vyšší rozpočet k mání, jelikož jejich práce vyžaduje víc cestování a schůzek s partnery.

2. Použijte technologie, které vám pomohou se správou nákladů

Možná si myslíte “jak těžké může být udržet si přehled ve všech účtenkách a pravidelně je posílat našemu účetnímu?” Jo, máte pravdu. Nemělo by to být těžký.

Ale tento manuální systém se stane mnohem náročnější na správu, pokud se nestaráte o náklady pouze jednoho zaměstnance během 3-denní pracovní cesty. Představte si, že každý z vašich zaměstnanců vám posílá různé účtenky z jejich pracovních cest během celého roku.

Nedostatek formálních procesů může lehce sebrat víc času, než by si to zasloužilo. Energie, která je potřebná na manuální udržení pořádku v tisících různých účtenek, může znamenat hromadu ztracených hodin vašich zaměstnanců, které mohly být alokovány mnohem rozumněji. Představte si, kolik vás to stálo na výplatách.

Naštěstí existují řešení, která vám jedou na pomoc! Například Bolt Business Týmový profil vám může zjednodušit účetnictví a správu pracovních jízd!

Týmový účet umožňuje manažerům nastavit limity na pracovní jízdy jednotlivým zaměstnancům. Žádné další ztracené účtenky, všechno je automaticky posílané vašemu účetnímu oddělení v ucelené formě.

Bolt Business Týmový účet vám posílá měsíční souhrn jízd vašich zaměstnanců a nákladů na ně – a všechno v plně digitální formě. Ušetříte vašim zaměstnancům hodně času a taky hodně stromů!

3. Odměňte zaměstnance za zodpovědné utrácení

V mnoha malých a středních firmách jsou sami zaměstnanci zodpovědní za rezervování svých pracovních cest, včetně dopravy a ubytování. Pokud nemáte nastavenou jasnou politiku s limity, cestování z A do B, v režii vašich zaměstnanců se mohou tyto cesty snadno předražit. Omylem nebo i naschvál.

Je to lidské – pokud člověk pracuje s cizími penězi, jejich utrácení je snadnější.

Pokud chcete vytvořit kulturu, která podporuje zaměstnance v rozumných finančních rozhodnutích, hlavně co se týče pracovních cest, zkuste zavést odměňovací program.

Možná to zní trochu kontraproduktivně, ale pokud odměníte šetrné zaměstnance za jejich zodpovědné finanční rozhodnutí, motivujete tím i ostatní k lepší správě firemních nákladů na pracovní cesty.

Může jít o odměny různých druhů – roční bonus, bonus k výplatě nebo speciální dárek. Buďte kreativní a motivujte zaměstnance k správným rozhodnutím! Konec konců – profitovat z toho bude celá firma.

4. Najděte si firemního partnera

Pokud váš business (zatím!) není mezinárodní konglomerát a hledáte řešení na škálování relativně malého businessu, hledání spolehlivého partnera, který vám pomůže s řízením pracovních cest, může být obtížné.

Když se bavíme o pracovních jízdách autem, Bolt Business Pracovní profil může být dělaný přesně pro potřeby vašeho týmu. Pracovní profil vám umožní:

• Dostávat účtenky s údaji o vaší firmě vyplněné předem, připravené pro účetní;
• Zvolit si e-mailovou adresu, na kterou budete dostávat účtenky;
• Jednoduše přepínat mezi soukromým profilem a business profilem před objednáním jízdy.

Pracovní profil může být vytvořen kdykoliv v sekci Platby v appce Bolt.

A nezapomeňte – s růstem vaší společnosti se bude zvětšovat i Bolt Business. Máme řešení pro společnosti všech velikostí. Správa nákladů na pracovní cesty může být mnohem snazší.

Zjednodušte si vykazování nákladů na pracovní cesty s Bolt Business

Nejenom můžete ušetřit na jízdách ve víc než 40 zemích po celém světě, intuitivní platforma Bolt Business. Týmový účet zpracovává všechny náklady na pracovní cesty do jednoho komplexního přehledu.

Zajímá vás víc o Bolt Business a o možnostech spolupráce s vaší malou firmou? Menší náklady a přehledná správa nákladů je od vás jenom pár kliknutí!