Jednodušší účetnictví s Bolt Business

Od výdajů na letenky až po proplácení pracovních jízd v rámci města, řízení výdajů na cestování může být zbytečně komplikované – hlavně když jste na to sám.

Analýzy ukazují, že automatizace reportování pracovních výdajů může snížit výdaje firmy až o 39 % při porovnání s manuálním reportováním. Pořád nejste přesvědčen? Pojďme se podívat, kolik času, peněz a spokojenosti zaměstnanců (co je největší ztráta široko daleko) vám bere manuální reportování výdajů.

Skrytá cena firemního účetnictví

Kterákoliv, menší nebo větší, firma chápe, jak časově náročné je zaznamenávání všech výdajů zaměstnanců. Zaměstnanec musí žádost vyplnit, manažer musí žádost schválit a váš tým na účetním oddělení musí celou žádost zpracovat. Tohle si párkrát vynásobte a dostanete byrokratický proces, který zbytečně zpomaluje procesy a týmy napříč firmou.

Tady si vysvětlíme, proč manuální účetnictví není vhodné pro jakýkoliv business.

Kolik času zabere manuální reportování vašim zaměstnancům?

Uvedeme si jednoduchý příklad: Jeden z vašich zaměstnanců chodí na velký meeting s klientem přes město – například 5 kilometrů. Náklad na tuto cestu je možná pro firmu zanedbatelný, ale časová ztráta, která nastává v momentě, kdy je potřeba náklad zpracovat, je to, co by vás mělo zajímat.

Po (věříme, že) úspěšném meetingu musí váš zaměstnanec vyplnit report výdajů a posune to dál na manažera. Manažer vyhodnotí, zdali je report v pořádku a pokud ano, předá ho dál na účetní oddělení. Další, už v pořadí třetí (nebo čtvrtý nebo pátý) člověk musí věnovat čas správnému zpracování reportu.

Pokud s reportem nejsou žádné problémy, váš účetní tým je konečně připraven výdaje přeplatit zaměstnanci. Možná to nezní tak komplikovaně, ale představte si tým 30 prodejců, kde má každý 6 až 8 meetingů denně.

Dohromady to dává 4800 reportů měsíčně – ale abychom si tady jen nevymýšleli, podívejme se na reálná data.

Jak firmy zaplatí přes 11 000 000 Kč za účetní během roku

V roce 2015 udělal Global Business Travel Association průzkum, kde se zjistilo, že firmy v průměru vyplní přes 51 000 reportů výdajů každý rok. Za rok to pak vychází kolem utracených 11 000 000 Kč jenom na reporty výdajů týkající se cestování.

Druhým faktorem, který stojí firmu hodně peněz je (hned po mzdách) lidský faktor. Stejný průzkum ukázal, že jeden z pěti reportů je chybný a nedá se zpracovat. Od ztracené účtenky až po překlepy, těmto chybám, co zaberou zaměstnancům v průměru 3000 hodin ročně, by se dalo snadno vyhnout.

A vás to nebude stát nic.

I ty nejmenší chyby mohou znamenat opožděnou kompenzaci vašich zaměstnanců, kteří většinou platí tyto výdaje z kapsy (pokud nejde o vysoce postavené manažery s firemní kreditkou). Pokud se vrátíme k našem příkladu s týmem prodejců – byli byste rádi, kdyby musíte čekat týdny na proplacení vašich jízd? O tom pochybujeme.

Díky Bolt Business budou vaši zaměstnanci, investoři a účtárna spokojení

Pokud vás trápí peníze nebo spokojenost zaměstnanců, Bolt Business všechno vyřeší za vás. V dnešním digitálním světě by žádný business neměla brzdit zbytečná byrokracie. Důvod proč je jasný – máme pro vás řešení.

Ukážeme vám, jak Bolt Business šetří čas, úsilí a peníze vašemu účetnímu oddělení a celé firmě.

Nastavte si limity a rozpočty na jednotlivé výdaje

Některé týmy utrácejí za cestování víc, některé míň. A někdy se může stát, že vaši zaměstnanci přepísknou povolený limit. Proto vám Bolt Business umožňuje nastavit jasná pravidla na pracovní jízdy a je nemožné přečerpat stanovené limity.

Můžete si vydechnout a vaši zaměstnanci se už víc nemusí trápit s archivací účtenek. Všechny výdaje jsou automaticky proplácené. Může jít o pracovní jízdy, jízdy na meetingy nebo o dojíždění do práce – automaticky proplaceno bude všechno, co vaše firma povolí. Jednoduše – vy rozhodnete na jaké účely může který tým nebo jednotlivec používat Bolt Business a my se postaráme o zbytek.

Rozlučte se s manuálním reportováním

Váš účetní tým má na práci lepší věci než uhánět zaměstnance a shánět ztracené účtenky. Uživatelé Bolt Business dostávají měsíční výpis všech jízd a výdajů za ně. Všechny úhrady jsou zpracovávány automaticky bez jediné papírové účtenky – šetříte práci vašim zaměstnancům a životní prostředí taky.

Bojíte se dát všem vašim zaměstnancům přístup k firemním financím? Díky osobním limitům je nemožné, aby zaměstnanci přečerpali stanovený limit. Hned jak ukončí svou jízdu, musí zadat její důvod a následně se z jejich přiděleného rozpočtu odečte částka za danou jízdu. A ano – všechny účtenky se vyřizují přímo v aplikaci.

Bonus: ušetřete 30 % oproti klasickým taxi službám

Být nejrychleji rostoucí přepravní platforma má své výhody. Například můžeme nabízet skvělé speciální nabídky na naše jízdy.

Kromě bezstarostného účetnictví vám Bolt Business ušetří i kolem 30 % výdajů oproti klasickým taxi službám. A jako bonus si budete moct vybrat úroveň prestiže, se kterou se chcete vy, vaši zaměstnanci nebo váš klient svézt. Pamatujete na toho prodejce? Představte si, že by přišel v Mercedesu místo Toyoty.

Pokud plánujete, že váš business poroste, automatizované reportovaní je nezbytnost. Bolt Business je dostupný ve víc než 20 zemích – jsme tady, abychom vám pomohli růst. Víc informací o Bolt Business se dozvíte na našem webu.