Účetní tipy: Jak předcházet podvodům s výdaji

V průzkumu ACFE (Association of Certified Fraud Examiners) se zjistilo, že bylo nahlášených 2690 případů v 125 zemích s celkovou ztrátou v mediánu 130 000 $/případ. A pokud si myslíte, že šlo hlavně o velké firmy, ACFE zjistilo, že malé firmy ztratili téměř 2x víc – celková ztráta v mediánu za jeden případ byla 200 000 $ ve společnostech s méně než 100 zaměstnanci.

Podvody s výdaji jsou neustálým problémem, který nemá jasné řešení. Ale pokud si vaše firemní finance nehlídáte, může dojít k obrovským ztrátám a k vytvoření kultury plné samolibosti a kompletní nepoctivosti, co může mít velmi špatné následky (např.: Enron).

Chcete, aby vaši zaměstnanci pracovali s firemními financemi tak, jak s těmi vlastními a zároveň omezit plýtvání? Chcete zjistit, jak se nejlépe vyvarovat podvodům s výdaji? To jste na správném místě!

Zaveďte transparentní politiku

Pokud máte nastavená jasná pravidla, je náročnější zneužívat systém a vymlouvat se na ignoraci. Navíc tím podporujete čestnou a jednotnou firemní kulturu. Je mnohem snazší dodržovat pravidla, pokud jsou srozumitelná a každý je dobře zná.

Jakékoliv výdaje, které zahrnují rezervaci drahých letenek nebo hotelových pokojů mohou být obětí podvodů s výdaji. Oficiální politika pro pracovní cesty – v podstatě nějaký rámec pravidel, limitů a preferovaných provozovatelů – může být skvělý způsob, jak nastavit pravidla pro pracovní výdaje.

V nedávném průzkumu zkomponovaném Expedia Group se zjistilo, že jenom 60 % firem má zavedenou politiku pro pracovní cesty. Pokud vaše firma patří ke zbylým 40 % firem bez jasných pravidel, jasná a transparentní politika může být to, co vám může pomoci znovu získat kontrolu nad výdaji vaší firmy. Zkuste následovné:

1. Zkontrolujte schvalovací proces vaší společnosti;
2. Nastavte pravidla pro rezervování pracovních cest;
3. Nastavte jasné limity;
4. Ujistěte se, že o politiku se stará konkrétní osoba ve vaší firmě.

Určitě vysvětlete novou politiku vašim zaměstnancům a přesvědčte se, že jí rozumí a souhlasí s ní ještě předtím, jak ji zavedete.

Svoboda s rozumnými limity

Struktura s pravidly je užitečná věc, ale při tvorbě nové politiky je potřeba vytvořit určitou rovnováhu. Pokud se vaši zaměstnanci budou cítit jako kriminálníci pod neustálým drobnohledem, přestanou spolupracovat.

Dobrým způsobem, jak nastavit pravidla, ale zároveň ukázat důvěru v zaměstnance jsou limity na výdaje (například: 1500 Kč na pracovní jízdy za měsíc).

Platformy, jako Bolt Business Týmový profil, mohou být užitečné pro vytváření limitů konkrétním zaměstnancům. Manažeři nastaví limit na pracovní jízdy a je čistě na zaměstnanci, jak tento rozpočet utratí. Všechny účtenky za tyto pracovní jízdy jsou přímo posílané na účetní oddělení a “prostředník” není potřeba – žádné plýtvání papírem, penězi a časem.

Využijte technologie na správu výdajů

Schválně, tipnete si – které z následujících dvou řešení je lepší?

Řešení A

• Ztratit hromadu času honěním vašich zaměstnanců, aby vyplnili report s výdaji;
• Donutit je, aby našli všechny účtenky a faktury;
• Ujistit se, že všechny výdaje jsou v souladu s vašimi interními pravidly,
• Předat dokumenty účetnímu oddělení, aby se pokusili rozluštit hromadu zmačkaných a vybledlých účtenek.

Řešení B

Neztrácet žádný čas s účtenkami za pracovní jízdy, protože účtování a reportování je propojeno do jedné přehledné platformy.

Vaši zaměstnanci se nemusí trápit se zbytečnými účtenkami. Pokud je jejich jízda pracovní, částka za ni se automaticky strhne z jejich osobního rozpočtu a účtenka se automaticky pošle vašemu finančnímu oddělení.

Asi je jasné, co si vybrat, no ne? Místo toho, abyste ztráceli čas papírovými účtenkami (které mohou být mimochodem velmi snadno zfalšované), moderní technologická řešení vám pomohou ušetřit čas a zároveň podpořit transparentnost.

Lepší přehled v reportech

Pokud nevidíte věci z tzv. “helicopter view”, může se stát, že něco snadno přehlédnete. Někdy stačí pohled z jiné perspektivy nebo dostat celkový přehled a situace je hned jasnější.

A zde přichází na scénu reportování výdajů, které může pomoci v interním boji proti podvodům s výdaji. Díky reportování zjistíte, kde se utrácí zbytečně moc, co jste možná přehlédli během vaší každodenní práci.

Vlastníci Bolt Business Týmového profilu obdrží automatický souhrn jízd a výdajů přímo do jejich inboxu. Přehled o výdajích napříč organizací je pak mnohem jasnější!

Tohle je nesmírně důležité hlavně v případě, když chcete jako firma růst. Naštěstí, Bolt je dostupný ve víc než 40 zemích a je připraven podpořit váš růst kdykoliv je libo!

Ušetřete na jízdách a zefektivněte výdaje na pracovní jízdy vašeho týmu s Bolt Business

Kromě šetření vašich firemních výdajů, díky Týmovému profilu budete mít přehled o všech výdajích na pracovní jízdy na jednom místě. Vyzkoušejte Bolt Business Týmový profil – ušetřete si čas a peníze a řiďte výdaje vašich zaměstnanců pohodlně z jednoho místa!