Na globalnoj razini, ljudi godišnje ostvare ukupno 445 milijuna poslovnih putovanja. Iako ti poslovni putnici čine samo 12% putnika u zračnom prijevozu, oni su odgovorni za 75% dobiti avioprijevoznika. Koliko god je to sjajno za avioprijevoznike, ako ste poduzetnik ili menadžer, to i nije tako dobra vijest.

Ovi brojevi, osim što daju uvid u masovnost tržišta poslovnih putovanja, također predstavljaju izazov u planiranju budžeta za poslovna putovanja. Od procjene troškova putovanja do zračne luke ili zbrajanja računa za ručak od prošlog tjedna, upravljanje poslovnim putnim troškovima dugotrajno je i sklono pogreškama.

A što je više zaposlenika, lakše se troškovi gomilaju.

Izazov je dovesti u red putne troškove, međutim, s pravim alatima i ponekim trikom putni troškovi se mogu smanjiti u čas posla. Sve počinje postavljanjem jasnih pravila za poslovna putovanja.

1. Postavite jasna pravila i smjernice za poslovna putovanja

Studija korporativnih putničkih trendova koju je provela Expedia Group otkrila je da samo 60% poduzeća ima definirana pravila za putovanja, bilo koje vrste. Ako ste dio preostalih 40%, nema razloga za strah, jer postavljanje pravila putovanja nije tako komplicirano kao što možda mislite.

Definiranje pravila za poslovna putovanja okvir je za putovanja vaših zaposlenika, troškove smještaja i dnevnica ili preferirane dobavljače i kanale rezervacije koje koristi vaša tvrtka. Iako mogu postati zamršena i komplicirana, najbolje je da budu “kratka i slatka”, ako želite da ostanu učinkovita. Najbitnije je usredotočiti se na sljedeće osnove:

Pripremite nacrt procedura odobrenja;
Uključite smjernice za rezervacije;
Postavite jasna ograničenja troškova;
Pravilu dodijelite odgovornu osobu unutar organizacije.

Imajte na umu da bi ova pravila trebala biti dovoljno jednostavna za primjenu unutar cijele tvrtke. Međutim, to ne znači da svi timovi i zaposlenici dobivaju jednake budžete.

2. Iskoristite tehnologiju za lakše upravljanje putnim troškovima

Nedostatak formalnih procesa i zastarjelih sustava rezerviranja imaju značajan negativan utjecaj na poslovna putovanja i upravljanje budžetom. Alati i procedure često onemogućavaju pregled troškova različitih timova. Umjesto toga, menadžeri troše sate na ručno izvještavanje i ažuriranje proračunskih tablica, što čini proces povrata dugotrajnim te rezultira nezadovoljstvom svih sudionika.

Digitalna rješenja za obradu službenih putovanja mogu vam pomoći kod širokog raspona putnih troškova. Na primjer, Bolt Business nudi tvrtkama cjelovit pregled putnih troškova zaposlenika i automatski obrađuje fakturiranja i izvještaje o troškovima. Na taj način dopušta menadžerima da odrede naknade za putne troškove za zaposlenike, a zaposlenici dobivaju trenutni povrat troškova, bez muke oko podnošenja putnih naloga ili uzalud utrošenih sati za podnošenje izvještaja.

Osim uštede vremena i novca, djelatnicima daje slobodu kod rezervacije prijevoza na poslovnom putu što čini poslovno putovanje jednostavnijim i ugodnijim.

3. Nagradite zaposlenike za pridržavanje osobnih budžeta

U mnogim malim i srednjim poduzećima zaposlenici nemaju mogućnost da netko rezervira letove za njih. Umjesto toga, sami su odgovorni za organizaciju svog putovanje od točke A do točke B.

Dakle, ako nemate jasno određena pravila i budžete, izlažete se mogućnosti generiranja značajnijih dodatnih troškova. Vjerojatno vam je poznata fraza – lako je potrošiti tuđi novac. Poticanjem svojih zaposlenika da se prema budžetima tvrtke ponašaju kao prema vlastitim, mogu se ostvariti značajne uštede.

Od utjecaja na godišnji bonus zbog pridržavanje budžeta za poslovna putovanja do nagrade nakon svakog dobro organiziranog putovanja, koristi od nagrađivanja vaših zaposlenika zbog pridržavanja budžeta mogu biti značajne. Poticaji za pridržavanje budžeta posebno su važni kada ne koristite alat za upravljanje troškovima kako biste unaprijed definirali ograničenja.

4. Povežite se s turističkim agencijama kako biste dobili najbolje ponude

S obzirom na prosječni trošak službenih putovanja, isti predstavljaju značajan trošak za tvrtke.

Imajte na umu da administrativni tim ili zaposlenik sam neće imati pregovaračku moć za postizanje povoljnijh uvjeta sa zrakoplovnom kompanijom, hotelom ili prijevoznikom. Partnerstvo s turističkim agencijama koje su stručnjaci za postizanje sjajnih uvjeta može vam na putnim troškovima uštedjeti tisuće, ako ne i više.

Ako se pitate kako to ostvaruju – pomoću velikih grupnih dogovora kako bi postigli najbolje uvjete za svoje klijente. Upravo rad na količini je i način na koji Bolt Business pomaže tvrtkama da uštede na službenim putovanjima. Kao jedna od najbrže rastućih transportnih platformi na svijetu, Bolt Business svojim klijentima ostvaruje uštede do čak 30% na cijenama vožnje.

Bolt Business pomaže vam kod uštede na vožnjama i upravljanju troškovima

Osim što štedite novac na vožnjama, Bolt Business platforma objedinjuje troškove vašeg tima na jednoj jednostavnoj nadzornoj ploči. Saznajte više o Bolt Business platformi i kako vam možemo pomoći smanjiti troškove službenih putovanja i olakšati upravljanje putnim troškovima.

4 načina kako smanjiti troškove putovanja

Nedavni postovi

Otkrij slapove Krke uz Bolt Tours – nova opcija u Bolt aplikaciji