კორპორატიული ტრანსპორტირების ორგანიზება: როგორ დაგეგმოთ თქვენი საქმიანი ვიზიტები

კორპორატიული გადაადგილების დაგეგმვა საკმაოდ რთული და კომპლექსური პროცესია, რომელსაც ხშირად ცალკე ადამიანური რესურსი სჭირდება. თუმცა, ვინაიდან საქმიანი ვიზიტები და მივლინება თქვენი კომპანიის პროცესების განუყოფელი ნაწილია, აუცილებელია ამ ყველაფერზე შესაბამისად იზრუნოთ.

თქვენი კომპანიის თანამშრომლებს, რომლებიც ხშირად მგზავრობენ, სპეციალური მგზავრობის დამგეგმავი პლატფორმებით სამუშაო პროცესს გაუმარტივებთ.

ამ ბლოგში გაეცნობით ყველა იმ რჩევას, რომლებიც კორპორატიული ტრანსპორტირების დაორგანიზებასა და პოლიტიკის წინასწარ განსაზღვრაში დაგეხმარებათ.

რას აკეთებს მივლინების მენეჯერი?

მივლინების მენეჯერების მისიაა დაგეგმონ საიმედო, ეფექტური და ეკონომიური სამსახურებრივი მივლინებები და მგზავრობები.

იმისათვის, რომ მივლინება დაიგეგმოს საჭიროა:

დაიჯავშნოს ფრენები ან მატარებლით მგზავრობა;
მოიძიოთ საცხოვრებელი;
დაიგეგმოს შიდა გადაადგილება.

კარგმა ორგანიზატორებმა იციან, რომ მივლინებისას აუცილებელია შიდა გადაადგილებაზე ზრუნვა. ამის ერთ-ერთი გზაა თანამშრომლებს ნება დართოთ თავად დაჯავშნონ სამსახურეობრივი მგზავრობები Bolt-ის აპლიკაციაში – პირდაპირ თქვენი კომპანიის ანგარიშიდან, რისთვისაც საჭიროა გქონდეთ Bolt ბიზნესის ანგარიში.

მაგრამ მივლინების დაგეგმვა იმაზე მეტს მოიცავს, ვიდრე უბრალოდ დაჯავშნა:

სამსახურებრივ გადაადგილებასთან დაკავშირებული ბიუჯეტის მართვა;
ხარჯების კონტროლი და მათი შემცირების გზების მოძიება;
თანამშრომლების საჭიროებეზე მორგებული მარშრუტის შედგენა.

A corporate travel planner sharing information about an upcoming business trip with a colleague.

მივლინების საუკეთესო მენეჯერის 7 თვისება

იმ თანამშრომლების 79%, რომლებიც ხშირად მოგზაურობენ საქმიანი შეხვედრების გამო, გვიზიარებენ, რომ მოგზაურობა მნიშვნელოვან გავლენას ახდენს მათ პროდუქტიულობაზე. იმისთვის, რომ თქვენმა თანამშრომლებმა საუკეთესო გამოცდილება მიიღონ საქმიანი მოგზაურობისას, გჭირდებათ ისეთი ორგანიზატორი, რომელსაც აუცილებლად ექნება შემდეგი უნარები:

დეტალებზე ორიენტირებულობა

მივლინებების გამოცდილმა ორგანიზატორმა იცის ყველაფერი, რაც შეიძლება მოხდეს საქმიანი მოგზაურობის დროს. დეტალებზე ორიენტირებულობა უზრუნველყოფს იმას, რომ თანამშრომლებს საზღვარგარეთ რაც შეიძლება ნაკლები პრობლემა შეექმნათ.

საქმიანი მოგზაურობის დაგეგმვის კარგი პრაქტიკა მოიცავს:

თანამშრომლების დოკუმენტების გადამოწმებას.
თითოეული ფიზიკური სამგზავრო დოკუმენტის სურათების ციფრულად შენახვას ასლის სახით;
მივლინების დეტალური მარშრუტის შედგენას (უფრო დეტალურად წაიკითავთ სტატიაში).

ორგანიზებულობა

იმ ადამიანებს, რომლებიც გეგმავენ კორპორატიული მოგზაურობას, სჭირდებათ ორგანიზაციული უნარები. თქვენი კომპანიის საჭიროებისამებრ, ამ ადამიანებს უნდა შეეძლოთ დაგეგმონ რამდენიმე მივლინება ერთდროულად.

მოლაპარაკების უნარი

საქმიანი მოგზაურობის ხარჯთეფექტიანობა ერთ-ერთი ყველაზე მნიშვნელოვანი ასპექტია კომპანიებისთვის. მივლინების დაგეგმვისას აუცილებელია მოლაპარაკების კარგი უნარები, რათა შეძლოთ ყველაზე ოპტიმალური შეთვაზებების მიღება ფრენის, სასტუმროსა და დაზღვევის ტარიფების თვალსაზრისით.

დროის მენეჯმენტი

რამდენიმე საქმიანი მოგზაურობის ერთდროულად დასაგეგმად, კორპორატიული მოგზაურობის მენეჯერები უნდა დაეუფლონ დროის სწორად მართვის უნარებს.

პრობლემის გადაჭრა

საქმიანი მოგზაურობებისას შესაძლებელია შეიქმნას გაუთვალისწინებელი პრობლემები, რომლებიც სწრაფად და ეფექტურად უნდა გადაიჭრას. იქნება ეს სამოგზაურო დოკუმენტების პრობლემა, სასტუმროს დაჯავშნა თუ დამატებით, წინასწარ დაუგეგმავი მოგზაურობა – თქვენი მივლინების ორგანიზატორი მზად უნდა იყოს გამოსავლის მოსაძებნად.

პრეფერენციების დამახსოვრება

ყველა ბიზნეს მოგზაურს აქვს თავისი ინდივიდუალური პრეფერენციები, რომელთა გათვალისწინება ხშირად აუცილებელია წარმატებული მივლინებისთვის. კარგი იქნება ისეთი დეტალების გათვალისწინება, როგორებიცაა თანამშრომლისთვის უფრო სასურველი დღის პერიოდი გამგზავრებისთვის, კომფორტული ადგილი ფრენისას და სხვა.

ანალიტიკური აზროვნება

საქმიანი მოგზაურობის დაგეგმვა და მართვა თქვენს კომპანიას აძლევს უამრავ მონაცემს, რამაც შეიძლება მომავალი მივლინებები გახადოს უფრო ეკონომიური და დროში ეფექტური. კორპორატიული მოგზაურობის მენეჯერებს უნდა შეეძლოთ, გაეცნონ რიცხვებს და იპოვონ გაუმჯობესების სფეროები.

რჩევები საერთაშორისო მოგზაურობისთვის მოსამზადებლად

ქვეყნის გარეთ მოგზაურობა შეიძლება იყოს ძალიან კარგი გამოცდილება, მაგრამ დეტალების გათალისწინება აუცილებელია, რომ ყველაფერმა გეგმის მიხედვით ჩაიაროს. კორპორატიული მოგზაურობის ორგანიზატორი დაგეხმარებათ შეამსუბუქოთ ნებისმიერი პრობლემა:

სავიზო მოთხოვნები;
სამოგზაურო დაზღვევა.
ტრანსპორტირების ვარიანტები;
სასტუმროში განთავსება;
ადგილობრივი ვალუტა;
ენა;
ადგილობრივი წესები;
ჯანმრთელობის სიფრთხილის ზომები;
ამინდის პროგნოზი.

Colleagues following a business travel plan during a business trip.

შიდა ბიზნეს მოგზაურობის ორგანიზატორი

თქვენი კომპანიისთვის მოგზაურობის მენეჯერის დაქირავებით შეძლებთ მივლინებების ორგანიზება სრულად მოარგოთ კომპანიის შიდა პროცესებს. მენეჯერები უზრუნველყოფენ კომპანიის სამოგზაურო პოლიტიკის შექმნას, პასუხისმგებლები იქნებიან ტრანსპორტირებასა და სასტუმროს დაჯავშნაზე, მოძებნიან ხარჯების დაზოგვის შესაძლებლობებს.

დადებითი მხარები

უარყოფითი მხარეები

ინვესტიცია დაქირავებაში, ტრენინგსა და აღჭურვილობაში: სააგენტოს დაქირავების მსგავსად, შიდა კადრის აყვანა ხარჯებთან არის დაკავშირებული და ნიშნავს ინვესტიციას მოგზაურობის მართვის შესაბამის ინსტრუმენტებში.
მივლინებების რაოდენობის ცვალებადობა: თუ თქვენი თანამშრომლები არ მიდიან მივლინებით მთელი წლის განმავლობაში, ახალი თანამშრომლის აყვანა შეიძლება არასაჭირო ხარჯი აღმოჩნდეს.

კომპანიის დაქირავება

ნაცვლად თანამშრომლის აყვანისა, ასევე შეგიძლიათ მიმართოთ შესაბამის სააგენტოს.

დადებითი მხარეები

ხარჯების მოქნილობა: თუ გადაწყვეტთ მოგზაურობის შემცირებას გარკვეული ხნით, შეგიძლიათ შეწყვიტოთ კომპანიასთან თანამშრომლობა ან შეცვალოთ თქვენი კონტრაქტის პირობები.
დამატებითი ბენეფიტები: მოგზაურობის დამგეგმავ კომპანიებს მჭიდრო კავშირები აქვთ სამოგზაურო სერვისების პროვაიდერებთან, რის გამოც მათ შეუძლიათ დამატებითი ფასდაკლებების ან ბენეფიტების შემოთავაზება.
24/7 მხარდაჭერა: მოგზაურობების დამგეგმავ სააგენტოებს ხშირად ჰყავთ მომხმარებელთა მხარდაჭერის გუნდები, რომლებიც 24 საათის განმავლობაში მზად არიან დაგეხმარონ პრობლემის მოგვარებაში.

უარყოფითი მხარეები

არასრული კონტროლი: ტურისტულ სააგენტოსთან თანამშრომლობისას თქვენ მოლოდინი გაქვთ, რომ საქმიანი მოგზაურობების დაგეგმვის პროცესები აღარ იქნება თქვენი საზრუნავი, რამაც შეიძლება გამოიწვიოს გარკვეული პასუხისმგებლობისა და კონტროლისგან გათავისუფლება.
კომუნიკაციის ხარვეზები: შიდა კორპორატიული მოგზაურობის მენეჯერთან შეიძლება ბევრად მარტივი იყოს სწრაფი კომუნიკაცია, ვიდრე სააგენტოსთან.

აუცილებელი ინსტრუმენტები კორპორატიული მოგზაურობის მენეჯერებისთვის

მიუხედავად იმისა, აიყვანთ შიდა კადრს თუ მიმართავთ სააგენტოს, კორპორატიული მოგზაურობის სამართავად, უმჯობესია, გქონდეთ ინფორმაცია სხვადასხვა ინსტრუმენტის შესახებ.

სახმელეთო მოგზაურობა

კორპორატიული მოგზაურობის საჭიროა მენეჯერმა იცოდეს როგორ დაგეგმოს ნებისმიერი სახის მოგზაურობა, მათ შორის სახმელეთო. Bolt ბიზნესი თქვენს გუნდს აძლევს კომფორტულ, მოსახერხებელ და მოქნილ გზას ოფისში, აეროპორტში ან კლიენტებთან შეხვედრებზე გადასაადგილებლად.

მოგზაურობის მენეჯმენტი

ისეთი პლატფორმა, როგორიცაა Tripit, გაძლევთ საშუალებას, ერთ სივრცეში გააერთიანოთ მივლინებებისთვის საჭირო ყველანაირი მასალა, როგორებიცაა მოგზაურობის მარშრუტი, სამოგზაურო დოკუმენტები და სხვა. ეს პლატფორმა ასევე გეხმარებათ თვალი ადევნოთ ნახშირბადის გამოყოფის დონესაც თქვენი მოგზაურობის ფარგლებში.

ხარჯების მართვა

მივლინების დასრულების შემდეგ თანამშრომლებისთვის ყველაზე შრომატევადი ნაწილი შეიძლება აღმოჩნდეს გაწეული ხარჯების აღრიცხვა და ფინანსური დეპარტამენტისთვის გაზიარება. თუმცა ქვემოთ ჩამოთვლილი პლატფორმები ნამდვილად გაგიადვილებთ მივლინების პროცესის ამ ნაწილსაც:

ეს პლატფორმები ეხმარება თვენს თანამშრომლებს ყველა ქვითარი და საგადახდო დავალება გააციფრულონ და აქციონ ხარჯების ანაგარიშად, რაც დააჩქარებს რეპორტინგის პროცესს.

რაც შეეხება სახმელეთო მოგზაურობას, როდესაც თქვენს კომპანიას აქვს Bolt ბიზნეს ანგარიში, თქვენი თანამშრომლები ხედავენ თქვენი კომპანიის სახელს Bolt-ის აპლიკაციის გადახდის მეთოდში, რაც საერთოდ ააცილებს თანამშრომლებს რეპორტების შევსების საჭიროებას.

განთავსება

სასტუმროები არ არის ერთადერთი არჩევანი საქმიანი მოგზაურების დროს დასარეჩენი ადგილის ძიებისას. კომპანიების დიდი ნაწილი კორპორატიული მოგზაურობებისას ირჩევს სასტუმროების ალტერნატივებს, როგორებიცაა აპარტამენტის დაქირავება და საოჯახო სასტუმროები.

Airbnb for Work თქვენს თანამშრომლებს საცხოვრებლის მიმართულებით მრავალფეროვან არჩევანს სთავაზობს.

A business traveller arriving at accommodation booked by a Corporate Travel Planner.

გამოიყენეთ ბიზნეს მარშრუტის შაბლონი

ბიზნეს მარშრუტი მოიცავს ყველა ინფორმაციას, რომელიც თანამშრომელს სჭირდება მოგზაურობის დროს. მოგზაურობის სხვადასხვა ნაწილად დაყოფით და ქვემოთ მოცემული სახელმძღვანელოს გამოყენებით შეძლებთ, გაამარტივოთ მივლინების პროცესი.

აეროპორტის ტრანსფერი: ინსტრუქციები აეროპორტში მისასვლელად.
გამგზავრების ფრენა: გამგზავრების დრო, ავიაკომპანია, გასასვლელის ნომერი, ჩაფრენის დრო.
აეროპორტიდან ტრანსფერი: ინსტრუქციები სასტუმრომდე მისასვლელად.
განთავსება: მისამართი, თარიღები, შესვლისა და გასვლის დრო.
შეხვედრის, კონფერენციის, ღონისძიების დეტალები: თარიღი, დაწყების დრო, დასრულების დრო, მისამართი, საკონტაქტო სახელები, საკონტაქტო ინფორმაცია.
აეროპორტის ტრანსფერი: ინსტრუქციები აეროპორტში მისასვლელად.
დაბრუნების ფრენის დეტალები: გამგზავრების დრო, ავიაკომპანია, გასასვლელის ნომერი, ჩაფრენის დრო.
აეროპორტის ტრანსფერი: ინსტრუქციები აეროპორტიდან სახლში მისასვლელად.

Bolt ბიზნესის საშუალებით თქვენ შეგიძლიათ მარტივად დაჯავშნოთ აეროპორტის ტრანსფერი Bolt აპლიკაციის გამოყენებით 45-ზე მეტ ქვეყანაში.

მართეთ კორპორატიული ტრანსპორტირება Bolt ბიზნესით

ფრენების და საცხოვრებლის დაჯავშნის შემდეგ თქვენ გჭირდებათ გადაადგილება აეროპორტიდან საცხოვრებლისკენ და პირიქით.

იმისთვის, რომ თანამშრომლებმა თავადვე გააკონტროლონ აეროპორტიდან დანიშნულების ადგილისკენ გადაადგილება, შეგიძლიათ დაამატოთ სამსახურებრივი გადახდის მეთოდი Bolt მობილურ აპლიკაციაში Bolt ბიზნეს ანგარიშის შექმნით.

კორპორატიული მოგზაურობის მენეჯერებს კომპანიის ბიზნეს პორტალიდან შეუძლიათ გააკონტროლონ თუ ვინ, როდის და რამდენს იმგზავრებს. ასევე დაუწესონ თანხობრივი ლიმიტები და სხვა შეზღუდვები. თქვენი თანამშრომლები თქვენს კომპანიის დასახელებას, როგორც გადახდის მეთოდს, ისე დაინახავენ Bolt-ის აპლიკაციაში.

მათ შეუძლიათ დაჯავშნონ სამსახურეობრივი გადაადგილება საჭიროებისამებრ, ან დაგეგმონ მგზავრობა 90 დღით ადრე.

შექმენით Bolt ბიზნესის ანგარიში თქვენი კომპანიისთვის დღესვე მარტივი რეგისტრაციით და გაიმარტივეთ ბიზნეს გადაადგილება!