2023-02-09
Kelionių darbo reikalais apskaita ir išlaidų valdymas – pradedant verslo kelionėmis, baigiant darbuotojų važiavimu į darbą ir atgal – gali būti tikras galvos skausmas! Ypač, kai tai darote savarankiškai.
Tyrimai rodo, kad naudotis automatizuota verslo ataskaita gali būti net 39% pigiau, nei tai daryti rankiniu būdu. Vis dar neįtikinome? Pažvelkime, kiek verslo ataskaitos gali kainuoti jūsų laiko, pinigų, ir kokią įtaką jos gali turėti darbuotojų pasitenkinimui (kas, neabejotinai, yra visų svarbiausia).
Bet kuri įmonė, didelė ar maža, supranta, kiek daug laiko užtrunka išlaidų sekimas. Apskaitos vedimas atima didelę dalį Jūsų buhalterių laiko. Visa tai – neminint laiko, kurį skiria darbuotojas ataskaitos ir reikiamų dokumentų pateikimui ir vadovas, kuriam reikia visa tai patvirtinti. Padauginkite tai kelis kartus, ir voilà – žiūrite į biurokratinį procesą, kuris sulėtina net kelių komandų darbą.
Parinkome pavyzdžių įrodyti, kad rankiniu būdu vedama verslo apskaita visiškai nepadeda jūsų procesams.
Pažvelkime į paprastą pavyzdį. Vienas iš jūsų pardavimų skyriaus darbuotojų keliauja į susitikimą su dideliu klientu, kuris, tarkime, yra 5 km atstumu. Vien kelionė į abi puses Vilniuje ar Kaune gali kainuoti apie 10 €. Tačiau tai net nėra svarbiausia. Mes gilinamės į išlaidas, kurios susidaro jau apmokėjus kelionę.
Po daug žadančio susitikimo jūsų pardavėjas užpildo verslo kelionės lapą ir kartu su kvitu jį perduoda vadovui. Vadovas pažvelgs į kvitą ir, jei viskas gerai, perduos jį buhalterijai. Tuomet trečiasis asmuo (jei ne ketvirtas ar penktas, atsižvelgiant į įmonės buhalterijos hierarchiją), vėl turi patvirtinti šias išlaidas ir pateikti išlaidų ataskaitą.
Darant prielaidą, kad nėra jokių problemų ar klaidų, Jūsų buhalterijos skyrius pagaliau yra pasirengęs atlyginti išlaidas darbuotojui. Nors tai gali pasirodyti ne itin sudėtinga, įsivaizduokite trisdešimties pardavėjų skyrių, kuriame kiekvienas darbuotojas turi nuo šešių iki aštuonių susitikimų per dieną.
Tai prilygsta 4 800 paraiškų per mėnesį, tačiau objektyvumo sumetimais pažiūrėkime į realius įmonių pavyzdžius.
2015 m., atlikus „Global Business Travel Association“ įmonių apklausą, paaiškėjo, kad kiekvienais metais vidutiniškai pateikiama 51 000 išlaidų ataskaitų. Visa tai susideda į daugiau nei 420 000 eurų kaštus vien kelionių išlaidų ataskaitoms!
Neskaitant atlyginimų, prie šio skaičiaus taip pat prisideda žmogiškos klaidos kaina. Tame pačiame tyrime buvo išaiškinta, kad kas penkta išlaidų kompensavimo užklausa parengta su klaida, dėl kurios neįmanoma pateikti išlaidų ataskaitos. Kvito praradimas, netgi gramatikos klaida bei kitos lengvai išvengiamos klaidos sudaro vidutiniškai 3 000 darbuotojų valandų, praleistų jas taisant.
Ir tai dar ne viskas.
Net kvailiausios klaidos gali reikšti uždelstą kompensaciją jūsų darbuotojams, kurie dažniausiai už paslaugas sumoka iš savo kišenės (nebent jie užima pakankamai aukštą poziciją, kad galėtų naudotis įmonės kortele). Jei grįšime prie mūsų pardavimo komandos pavyzdžio, ar būtumėte patenkintas, jei tektų laukti kelias savaites, kol susigrąžinsite išleistą sumą už visas verslo keliones? Veikiausiai, ne.
Nesvarbu, ar jums rūpi produktyvumas, finansiniai rodikliai ar darbuotojų pasitenkinimas, „Bolt Business“ yra tam, kad jums padėtų. Šiandienos skaitmeniniame pasaulyje joks verslas neturėtų paskęsti kvituose ir biurokratiniuose procesuose. Mes turime programinę įrangą, kuri tai daro už jus.
Štai kaip „Bolt Business“ klientai taupo laiką, pastangas ir pinigus verslo apskaitai.
Kai kurioms komandoms reikia didesnio kelionių biudžeto nei kitoms. Be to, būkime atviri dėl darbuotojų iniciatyvumo – kai kurie jų nusipelno daugiau kelionių privilegijų nei kiti. Štai kodėl „Bolt Business“ leidžia nustatyti aiškias verslo kelionių taisykles, su kuriomis bus neįmanoma viršyti biudžeto.
Tai ne tik padės jums atsipalaiduoti, bet ir jūsų darbuotojams palengvės žinant, kad jiems nereikės apsikabinus saugoti kelionės kvitų. Visos išlaidos padengiamos akimirksniu, pradedant kelionėmis į darbą, baigiant komandiruotėmis ir verslo susitikimais (atsižvelgiant į tai, kokias keliones nusprendžia kompensuoti jūsų įmonė). Paprasčiau tariant, Jūs nuspręsite, kam kiekviena komanda ar pavienis darbuotojas gali naudotis „Bolt“ paslauga verslui, o mes pasirūpinsime viskuo kitu.
Jūsų buhalterijos komanda turi svarbesnių reikalų, nei vytis darbuotojus ar šifruoti išblukusius kvitus. „Bolt Business“ klientai kas mėnesį gauna kelionių ir išlaidų suvestinę, o visos sąskaitos tvarkomos be popierinių kvitų (pagalvokite apie visus medžius, kuriuos galite apsaugoti).
Nenorite visiems darbuotojams suteikti prieigos prie įmonės kredito? Nustačius apribojimus darbuotojams, neįmanoma viršyti jiems skirto kelionės biudžeto. Prieš jiems keliaujant, paprašysime apibūdinti kelionės tikslą bei išleistą sumą išskaičiuosime iš jiems paskirto biudžeto. Ir taip, sąskaita-faktūra programėlė pasirūpins iš karto.
Jei dar trūksta vyšnios ant torto, tuomet tikrai patiks ir galimybė pasirinkti prabangius automobilius, su kuriais galėsite keliauti jūs, jūsų darbuotojai ar klientai. Prisimenate anksčiau minėtus pardavėjus? Įsivaizduokite, kaip jie atvyksta į svarbų susitikimą su „Mercedes-Benz“, o ne „Toyota“.
Jei planuojate plėtrą, automatinė apskaitos sistema yra tiesiog būtina. Bolt verslo keliones siūlo daugiau nei 20-yje šalių, tad esame pasirengę padėti jums augti, kad ir kur būtumėte. Sužinokite daugiau apie „Bolt Business“ ir sekite mūsų tinklaraštį, kuriame bus ir daugiau naudingų patarimų.
