C’est une erreur courante pour les gestionnaires de petites entreprises de supposer que seules les grandes entreprises doivent s’inquiéter d’avoir des politiques et les lignes directrices concernant les voyages d’affaires. Mais s’il y a bien une chose que vous ne voulez pas laisser ouverte à l’interprétation, c’est ce que l’on appelle la “dépense acceptable” pour un voyage d’affaires. Et si vous ne faites pas le nécessaire, vous serez dans l’obligation d’apprendre à la dure de vos erreurs lorsqu’une facture pour un séjour de 3 nuits dans un hôtel 5 étoiles atterrira sur votre bureau.

Il peut être difficile d’établir une politique appropriée sur les frais de déplacement, surtout pour une petite entreprise. D’une part, vous devez vous assurer que vos employés se sentent soutenus. De l’autre, vous souhaiteriez éviter de vous retrouver avec une facture d’un congé toutes dépenses incluses ! Voici quelques conseils pour trouver un bon juste milieu.

Soyez le plus clair et spécifique possible

Une politique de voyage d’affaires est essentiellement un cadre de limites établies concernant la façon dont vos collaborateurs voyagent, de leurs allocations d’hébergement, et des fournisseurs ou canaux de réservation plébiscités par votre entreprise.

Selon une étude récente du groupe Expedia sur les tendances en matière de voyages, seulement 60 % des entreprises ont mis en place une politique de voyages. Si votre entreprise fait partie des 40 % d’entreprises qui n’ont pas de politiques claires, ne vous inquiétez pas, il est beaucoup plus simple que vous ne le pensez d’en établir une. Voici sur quoi vous devez vous concentrer :

1. Décrire le processus d’approbation de votre entreprise ;
2. Établir des lignes directrices pour les réservations ;
3. Établir des limites de dépenses transparentes et simples à comprendre ;
4. Assurez-vous que la politique est attribuée à un propriétaire clair au sein de l’organisation.

Une dernière chose à garder à l’esprit lors de la création de votre politique de voyage de petite entreprise est que celle-ci doit être finalement assez simple pour pouvoir s’appliquer à l’ensemble de l’entreprise.

Cela ne signifie pas nécessairement que toutes les équipes et tous les employés doivent avoir des budgets de dépenses égaux. Votre équipe commerciale aura par exemple probablement besoin d’une indemnité plus élevée que les autres, car son travail l’oblige probablement à voyager pour rencontrer des clients plus souvent que les autres employés de votre entreprise.

Utilisez la technologie pour gagner du temps… et de l’argent

Vous pourriez penser : “Comment peut-il être difficile de garder une trace de quelques reçus et de les transmettre à la comptabilité ?”. À première vue, vous avez raison. Ça ne devrait pas être dur.

Mais ce genre de système manuel aléatoire devient beaucoup plus difficile à gérer quand on ne s’occupe pas seulement des dépenses d’un seul voyage d’affaires de 3 jours d’un employé. Pensez à tous vos autres collaborateurs qui soumettent leurs dépenses de voyage d’affaires tout au long de l’année.

À l’heure actuelle, l’absence de processus formels peut vraiment avoir des répercussions sur le résultat net de votre entreprise. La quantité d’effort qui est nécessaire juste pour garder les choses en ordre signifie potentiellement des centaines d’heures gaspillées de travail par votre équipe. Imaginez combien cela va vous coûter en salaire.

Heureusement, c’est là que des solutions comme le compte Bolt Business peuvent sauver la mise lorsqu’il s’agit de rationaliser la comptabilité des voyages d’affaires.

Le compte d’équipe permet aux managers d’établir des indemnités de déplacement pour les collaborateurs. Il n’y a pas non plus de recherche de reçus, car toutes les factures sont automatiquement transmises à votre équipe comptable après chaque trajet.

Les administrateurs des comptes de l’équipe Bolt Business reçoivent un résumé mensuel des déplacements et des dépenses des collaborateurs, et toute la facturation est traitée sans un seul reçu papier. Non seulement vous rationalisez vos dépenses, mais vous sauverez également beaucoup d’arbres dans le processus !

Sur ce point, il convient de rappeler que tous les trajets Bolt en Europe sont neutres en carbone.

Récompensez les collaborateurs les plus économes

Dans la plupart des petites et moyennes entreprises, ce sont les employés qui sont chargés de réserver leur propre voyage et hébergement. Le fait de les rendre responsables de la logistique pour se rendre d’un point A à un point B, alors que votre entreprise n’a pas de règles établies pour les déplacements professionnels, peut créer une culture de dépassement de dépenses. Accidentelle, ou non.

Tout dépend de la nature humaine. Même les personnes les plus économes ont tendance à ne pas prêter autant d’attention au prix quand ce n’est pas leur argent qui est dépensé.

Alors si vous cherchez à créer une culture qui encourage les employés à prendre des décisions financières intelligentes dans tous les aspects de leur métier, en particulier les déplacements professionnels, envisagez d’adopter une politique de récompense.

Cela peut sembler contre-intuitif, mais en récompensant les employés économes qui respectent leur budget de voyage d’affaires, vous encouragez tous vos employés à mieux gérer leurs dépenses de voyage.

Les incitations peuvent inclure n’importe quoi allant d’un bonus annuel à un cadeau spécial ou des privilèges supplémentaires. N’ayez pas peur de faire preuve de créativité quand il s’agit de donner l’exemple en voyageant aux frais de l’entreprise !

Trouvez un partenaire qui correspond à la taille de votre entreprise

Si votre entreprise n’est pas encore une grande multinationale (pas encore !), et que vous cherchez une solution pour une entreprise relativement petite, il peut être difficile de trouver un partenaire fiable pour gérer vos dépenses de voyage d’affaires.

En ce qui concerne les déplacements dans les grandes villes, un compte Bolt Business pourrait mieux convenir à votre équipe. Il vous permet de :

•  recevoir des reçus d’impôt avec des renseignements pré-remplis sur l’entreprise, prêts pour le comptable ;b
• choisir une adresse mail pour y recevoir les reçus ;
• facilement basculer entre le profil Bolt personnel et professionnel avant de commander un trajet.

Un profil professionnel peut être créé à tout moment en consultant la section Paiements de votre application Bolt.

Et n’oubliez pas que, à mesure que votre entreprise évolue, Bolt Business évolue avec vous. Nous avons des solutions pratiques pour les entreprises de toutes tailles, les aidant à gérer leurs dépenses de voyage avec facilité.

Rationalisez les frais de déplacement de votre équipe avec Bolt Business

En plus d’économiser sur vos déplacements dans plus de 40 pays à travers le monde, la plateforme intuitive de Bolt Business rationalise toutes les dépenses de voyage de votre entreprise sur un tableau de bord facile à utiliser.

Découvrez-en davantage sur Bolt Business et la façon dont nous pouvons aider votre PME à réduire ses frais de déplacement et à gérer ses dépenses en toute simplicité !