De Employee-pay-modus is een Bolt for Business-configuratie waarbij je werknemers hun werkritten met hun eigen persoonlijke of zakelijke betaalkaart betalen en de kosten declareren via het interne declaratiesysteem van je bedrijf. Je bedrijf wordt alleen gefactureerd voor servicekosten per rit, niet voor de ritkosten zelf. Je behoudt volledige zichtbaarheid, rapportage en beleidscontrole via het Bedrijfsportaal.
Dit artikel bevat informatie over het volgende:
Hoe Employee-pay verschilt van Company-pay voor zakelijke accounts
| Company-pay | Employee-pay | |
|---|---|---|
| Wie betaalt de rit | Het bedrijf, via een gecentraliseerde kaart of postpaid-facturering | De werknemer, met eigen persoonlijke of zakelijke betaalkaart |
| Waarvoor het bedrijf wordt gefactureerd | De volledige ritkosten plus servicekosten | Alleen servicekosten per rit |
| Vergoeding van werknemers | Niet nodig — het bedrijf betaalt rechtstreeks | Via het interne declaratiesysteem van je bedrijf |
| Overzicht in het Bedrijfsportaal | Volledige ritgeschiedenis, afschriften, exports, beleid | Volledige ritgeschiedenis, afschriften, exports, beleid |
Employee-pay is momenteel alleen beschikbaar voor rittenservice en op het intermediaire factureringsmodel.
Employee-pay activeren voor je bedrijf
Employee-pay wordt geactiveerd door ons Business Operations-team. Neem contact met ons op via het tabblad Support in je Bedrijfsportaal, dan koppelen we je aan het juiste team.
Zodra Employee-pay actief is voor je account:
- De maandelijkse servicekosten per rit (inclusief eventuele Ride Booker- of kortingsbonkosten) worden in rekening gebracht bij je bedrijf op basis van je bestaande factureringsinstelling — creditcard of postpaid.
- Gecentraliseerde Company-pay en Employee-pay gebruikers kunnen niet op één account worden gecombineerd. Als je beide opstellingen nodig hebt, neem dan in je Bedrijfsportaal contact met ons op via het tabblad Support, dan koppelen we je aan ons Business Operations-team.
Hoe werknemers hun betaalkaart instellen
Zodra je een werknemer toevoegt of uitnodigt voor je Bolt for Business-account, ontvangen ze een e-mail en een sms met een link om hun betaalkaart in te stellen. Ze kunnen de kaart ook later rechtstreeks toevoegen in de Bolt-app onder het tabblad Betaling.
Een paar dingen die je moet weten:
- Elke werknemer voegt zijn of haar eigen kaart toe en beheert deze in de Bolt-app — alleen de laatste 4 cijfers en het kaarttype zijn zichtbaar in je Bedrijfsportaal.
- Als een bedrijf Employee-pay gebruikt, kunnen betaalkaarten van werknemers niet vanuit het Bedrijfsportaal namens hen worden toegevoegd of bewerkt.
- Werknemers kunnen geen zakelijke ritten boeken totdat ze een geldige kaart hebben toegevoegd en deze als actieve betaalmethode hebben ingesteld in de app.
- Ondersteunde betaalmethoden: persoonlijke en zakelijke betaalkaarten. Contante betalingen, Apple Pay, Google Pay en Bolt Balance worden niet door Employee-pay ondersteund.
Maandelijks afschrift en servicekosten
Uiterlijk op de 3e van elke maand ontvangt je bedrijf een maandelijks afschrift voor de vorige maand op het e-mailadres dat je hebt ingesteld in het Bedrijfsportaal. Het maandelijkse afschrift van Employee-pay is als volgt opgebouwd:
- Ritkosten per land — totale ritkosten die rechtstreeks door je werknemers zijn betaald met hun eigen kaarten. Dit bedrag is uitsluitend ter informatie — het wordt niet in rekening gebracht bij je bedrijf.
- Terugbetalingen — eventuele terugbetalingen in de betreffende periode, weergegeven als een negatieve regel.
- Servicekosten — de kosten per rit die Bolt aan je bedrijf in rekening brengt. Dit is het enige bedrag dat bij je bedrijf in rekening wordt gebracht.
- Betaald door gebruikers — bevestigt dat de ritkosten door werknemers met hun eigen betaalkaart zijn betaald.
Het maandelijkse afschrift is een informatief overzicht, geen BTW-factuur. BTW-facturen per rit zijn apart beschikbaar — zie het volgende gedeelte.
Je vindt alle afschriften in het Bedrijfsportaal onder Facturering → Afschriften en kunt ze daar downloaden.
Facturen per rit voor boekhouding en declaratiesysteem
Elke zakelijke rit genereert een individuele BTW-factuur met de juridische gegevens van je bedrijf. Facturen worden opgesteld in de taal van het land waar de rit heeft plaatsgevonden — dit is by design en kan niet per rit worden gewijzigd.
Jij en je werknemers kunnen facturen per rit op de volgende manieren inzien:
- Rittenoverzicht vanuit het Bedrijfsportaal — download een CSV- of XLSX-bestand via Facturering → Afschriften. Het bestand toont elke rit met directe links naar de bijbehorende factuur per rit, plus gegevens zoals de gebruikersgroep, het beleid, de reden van de rit en de servicekosten. Dit is de aanbevolen bron voor de boekhouding.
- Doorsturen naar e-mailadres — je kunt in het Bedrijfsportaal één e-mailadres instellen onder Instellingen om facturen per rit automatisch te ontvangen.
- Rechtstreeks naar de gebruiker — facturen per rit worden automatisch verstuurd naar het e-mailadres dat is gekoppeld aan het Bolt-account van de werknemer.
Terugbetalingen en compensatie
Omdat de rit is betaald door de werknemer, gaat elke terugbetaling of compensatie voor die rit terug naar de oorspronkelijke betaalmethode van de werknemer — niet naar het bedrijfsaccount.
- Als een werknemer een ritprobleem meldt in de Bolt-app, handelt het Support-team van Bolt de zaak rechtstreeks af en wordt het bedrag teruggestort op de kaart van de werknemer.
- Als jij als beheerder een ritprobleem meldt via het Bedrijfsportaal of per e-mail, betaalt het Support-team van Bolt ook de oorspronkelijke kaart van de werknemer terug.
Houd er rekening mee dat Bolt geen inzicht heeft in het interne declaratiesysteem van je bedrijf. Als er een terugbetaling aan de werknemer wordt gedaan, zorg er dan voor dat je financiële afdeling hiervan op de hoogte is, zodat dezelfde rit niet dubbel wordt vergoed.
Terugschakelen van Employee-pay
Als je je bedrijf wilt overzetten van Employee-pay naar een standaard Company-pay zakelijk account (of omgekeerd), neem dan contact met ons op via het tabblad Support in je Bedrijfsportaal, dan brengen we je in contact met ons Business Operations-team.
