Każdego roku na całym świecie ludzie odbywają 445 milionów podróży służbowych. Osoby podróżujące służbowo stanowią zaledwie 12% wszystkich pasażerów linii lotniczych, ale to właśnie oni są odpowiedzialni za 75% ich zysków. Liczby te rzucają światło na wyzwanie związane z budżetowaniem podróży służbowych. Zarządzanie wydatkami służbowymi jest czasochłonne i podatne na błędy, a jak wiadomo – im więcej pracowników, tym więcej kosztów.

Na szczęście dzięki odpowiednim narzędziom i wskazówkom możesz szybko obniżyć koszty podróży służbowych. Wszystko zaczyna się od ustalenia zasad.

1. Ustal jasne zasady dotyczące podróży służbowych

Badanie trendów w podróżach korporacyjnych przeprowadzone przez Expedia Group wykazało, że tylko 60% firm ma jakiekolwiek zasady dotyczące podróżowania służbowo. Jeśli należysz do pozostałych 40%, nie obawiaj się, ponieważ ustalenie polityki podróżnej nie jest tak skomplikowane, jak mogłoby się wydawać.

Polityka ta określa sposób podróży pracowników, ich zakwaterowanie i zwrot kosztów oraz preferowanych dostawców, z których korzysta Twoja firma. Aby stworzyć politykę podróży służbowych dla swojej firmy zacznij od poniższych punktów.

Stwórz zarys procesu zatwierdzania;
Uwzględnij wytyczne dotyczące rezerwacji;
Ustal jasne limity wydatków;
Przypisz jedną osobę do sprawowania pieczy nad polityką przejazdów służbowych.

Pamiętaj, że ustalone zasady powinny być na tyle proste i klarowne, by cała firma mogła z nich korzystać, niezależnie od działu.

2. Wykorzystaj technologię do zarządzania kosztami

Brak formalnych procesów i przestarzałe systemy rezerwacji przejazdów mają negatywny wpływ na zarządzanie budżetem. Narzędzia i procedury firmy często uniemożliwiają zorientowanie się ile tak naprawdę wydają różne zespoły. Menedżerowie spędzają godziny na manualnym raportowaniu i aktualizowaniu arkuszy kalkulacyjnych, co skutkuje długim procesem weryfikacji i zwrotu kosztów.

Cyfrowe rozwiązania mogą ułatwić tę część pracy. Na przykład Bolt Business, który oferuje firmom pełny przegląd kosztów podróży pracowników i automatycznie obsługuje wszystkie raporty wydatków i rachunki. Pracownicy otrzymują natychmiastowy zwrot kosztów bez żadnych wniosków.

Korzystając z Bolt Business oszczędzasz czas i pieniądze oraz zapewniasz indywidualnym osobom swobodę rezerwacji transportu, dzięki czemu podróżowanie służbowe staje się wygodniejsze i przyjemne.

3. Nagradzaj pracowników za trzymanie się swoich budżetów

W wielu małych i średnich firmach pracownicy nie mają rezerwowanych lotów czy przejazdów – muszą przedostać się z punktu A do B na własną rękę.

Jeśli nie masz reguł określających, ile taka podróż powinna kosztować, narażasz się na dodatkowe koszty.

W takiej sytuacji zachęć pracowników do traktowania budżetu firmy jak własnego poprzez odpowiednie ich nagradzanie. Premia za utrzymanie budżetu, nagroda po każdej dobrze zaplanowanej podróży – możliwości jest wiele.

4.Połącz siły z biurami podróży, aby uzyskać najlepsze oferty

Średnie wydatki na podróże służbowe to duży koszt dla firm, dlatego ważne jest znalezienie najlepszego rozwiązania dla siebie.

Zespół administracyjny czy szeregowy pracownik nie będzie miał wystarczającej siły negocjacyjnej, aby zawrzeć dobrą ofertę z liniami lotniczymi, hotelami lub dostawcami usług transportowych dla całej firmy.

Współpraca z biurami podróży – ekspertami od najlepszych ofert – może pomóc Twojej firmie porządnie zaoszczędzić. Biura podróży uzyskują hurtowe ceny, bo działają na ogromną skalę.

Dokładnie tak jak Bolt Business, który pomaga firmom oszczędzać na podróżach służbowych. Jako jedna z najszybciej rozwijających się platform transportowych na świecie, Bolt Business redukuje koszty przejazdów służbowych nawet o 30%.

Zaoszczędź na przejazdach i zarządzaniu wydatkami dzięki Bolt Business

Oprócz oszczędzania pieniędzy na przejazdach platforma Bolt Business agreguje wydatki Twojego zespołu w jednym, intuicyjnym pulpicie nawigacyjnym. Dowiedz się więcej o Bolt Business i zacznij oszczędzać.