29 gru 2020
W tym artykule zawarliśmy najczęściej pojawiające się pytania dotyczące naszej wirtualnej kasy fiskalnej, czyli eKasy. Tekst aktualizowany jest na bieżąco.
Rzuć okiem, na pewno znajdziesz coś pomocnego:
1. Skąd mogę pobrać eKasę i instrukcję obsługi?
eKasę należy pobrać ze strony wirtualna.novitus.pl (bez www. przed adresem!), tam też znajdziesz pełną instrukcję obsługi. Skrócona instrukcja znajduje się z kolei na naszym dysku Google.
2. Jak sprawdzić, czy eKasa została prawidłowo zafiskalizowana?
Status fiskalizacji można sprawdzić w aplikacji eKasy. Wciśnij przycisk OK, by przejść do menu, a następnie nawiguj strzałkami, by dotrzeć do Funkcji serwisowych. Status fiskalizacji znajdziesz w Informacjach, w Bazie zdarzeń (by nawigować po liście, należy korzystać ze strzałek góra/dół).
3. Co robić, gdy pamięć wewnętrzna urządzenia się zapełni?
Skontaktuj się ze wsparciem Novitus, by uzyskać kopię zapasową pamięci urządzenia, a następnie udaj się do – właściwego dla Ciebie – urzędu skarbowego. Urzędnicy wykonają własną kopię pamięci urządzenia i odfiskalizują je. Wtedy będziesz mógł/mogła usunąć eKasę i zainstalować ją ponownie, a pamięć wewnętrzna znów będzie wolna.
4. W jaki sposób obliczona została rekomendowana ilość pamięci urządzenia?
E-paragony zapisują się (między innymi) w wewnętrznej pamięci Twojego urządzenia, a jeden waży około 13 kb. To znaczy, że 100 paragonów zajmuje 1.3 mb, a 1000 – 13 mb. Kierowca jeżdżący co najmniej 40 godzin tygodniowo generuje około 5000 paragonów w ciągu roku, co przekłada się na 62.4 mb. Jeśli urządzenie ma służyć przez lata, 16 GB to minimum dla małych flot i kierowców na DG, a 64-128 GB dla dużych przedsiębiorstw.
5. Czy muszę zainstalować eKasę na osobnym urządzeniu?
Rekomendujemy instalację eKasy na specjalnie przeznaczonym dla niej sprzęcie. Jeżeli chcesz, możesz ją uruchomić na tym samym urządzeniu, co aplikację kierowcy Bolt – ale jest to niewskazane. Pamiętaj również, że sprzęt musi spełniać określone wymagania.
6. Co robić, jeżeli adres siedziby mojej firmy się zmieni?
Będziesz musiał powiadomić o tym wsparcie Bolt, wysyłając wiadomość email na adres poland-fleets@bolt.eu.
7. Czy z eKasą mogę przyjmować płatności gotówkowe?
Oczywiście – tak. eKasa fiskalizuje wszystkie kursy, niezależnie od formy płatności.
8. Kiedy eKasa będzie działać? Czy kierowcy “przełączą się na nią” automatycznie?
eKasa rozpoczyna fiskalizowanie kursów z chwilą uruchomienia. Kierowcy przełączają się na nią od razu, całkowicie automatycznie.
9. Czy i kiedy kierowcy powinni przestać korzystać z tradycyjnych kas fiskalnych?
Kierowcy, którzy korzystali z tradycyjnych kas fiskalnych do fiskalizowania przejazdów gotówkowych, powinni z nich zrezygnować w momencie uruchomieniu eKasy Bolt.
10. Czy eKasę należy podłączyć do drukarki paragonowej?
Nie, bowiem eKasa współpracuje z Wirtualną Drukarką Paragonową (WDP) w postaci aplikacji. Musisz zainstalować ją na tym samym urządzeniu, co eKasę. WDP generuje raporty w formacie .PNG, a co za tym idzie, umożliwia ich drukowanie na zwykłej drukarce – w domu czy biurze. Aplikację WDP pobierzesz tutaj, a instrukcję obsługi – tutaj.
11. Jak podczas kontroli wykazać, że partner posiada eKasę?
GITD oraz wojewódzkie ITD zostały poinformowane o wprowadzeniu przez nas eKasy, znają więc cechy i charakter tego rozwiązania. Jesteśmy przekonani, że funkcjonariusze będą przeprowadzać kontrole w zgodzie z ww. wiedzą.
12. W jaki sposób mogę zweryfikować prawidłowość moich danych rozliczeniowych?
Otwórz Portal flotowy, jeżeli jesteś partnerem flotowym, lub portal kierowcy, jeżeli jesteś kierowcą na własnej DG. Dane rozliczeniowe sprawdzisz w zakładce Profil lub w jednej z ostatnio wystawionych faktur za przejazdy.
13. Co w przypadku kontroli z US? Czy muszę wydać urzędnikom moje urządzenie z eKasą, a jeśli tak, to co powinienem wówczas zrobić?
Urządzenie z zainstalowaną eKasą jest, w świetle prawa, kasą fiskalną. Urząd skarbowy może więc domagać się udostępnienia Twojego urządzenia (bądź urządzeń) w ramach przeprowadzanej kontroli. Należy wówczas zafiskalizować i uruchomić nowe urządzenie.
14. Czy otrzymam dokument poświadczający nadanie homologacji eKasie?
15. Czy aplikacja Bolt będzie działać również bez eKasy?
W świetle prawa, przejazdy z aplikacji Bolt mogą (oraz muszą!) być fiskalizowane przy pomocy wirtualnej kasy fiskalnej specjalnego przeznaczenia, czyli eKasy Bolt.
16. Co z przedsiębiorcami, którzy korzystali dotychczas z kasotaksometrów?
Należy zrezygnować z kasotaksometrów w chwili uruchomienia eKasy. Wykorzystywanie ich do fiskalizacji przejazdów realizowanych na platformie Bolt jest niemozliwe.
17. Czy mogę posiadać kilka eKas?
Możesz mieć dowolnie wiele eKas. Kierowcom na własnej działalności gospodarczej wystarczy jedno urządzenie, więksi partnerzy powinni zaopatrzyć się w co najmniej dwa.
18. Jedna eKasa wystarczy dla wszystkich zatrudnionych przeze mnie kierowców?
Tak. Wystarczy jeden telefon z zainstalowaną eKasą, który podłączysz do prądu oraz do Internetu w biurze – i wszystkie przejazdy są fiskalizowane. Ale zawsze warto mieć jakiś sprzęt w zapasie, gdyby pierwszy uległ awarii.
19. Co się stanie, gdy eKasa i/lub urządzenie kierowcy straci połączenie z Internetem, albo np. rozładuje się czy zrestartuje?
Musisz przywrócić połączenie z Internetem, podłączyć je do prądu – i nic więcej. Kursy będą czekać “w kolejce” do fiskalizacji, co nastąpi zaraz po przywróceniu połączenia.
20. Nie jest tajemnicą, że wielu kierowców jeździ jednocześnie na aplikacji Bolt i np. Uber. Czy będę musiał korzystać z wielu wirtualnych kas fiskalnych?
Jesteśmy w szoku! A tak na poważnie, to owszem, każda aplikacja musi współpracować z własną wirtualną kasą fiskalną specjalnego przeznaczenia. Bolt ma eKasę, z kolei amerykańska platforma… cóż, nawet nie znamy nazwy ich kasy.
21. Jak mogę przenieść eKasę z jednego urządzenia na drugie?
“Przeniesienie” eKasy jest niemożliwe. Możesz tylko zgłosić się do urzędu skarbowego z urządzeniem, zdać je urzędnikom w celu wykonania kopii pamięci, poprosić o wyrejestrowanie kasy i odinstalować ją zgodnie z instrukcją. Aplikację eKasy należy następnie pobrać na nowe urządzenie i je zafiskalizować.
22. Czy 01.01.2021 eKasa włączy się automatycznie? Od kiedy mam z niej korzystać?
eKasa nie uruchomi się samodzielnie. Należy pobrać ją na urządzenie, zafiskalizować i włączyć, a następnie podpiąć do zasilania i połączyć z Internetem. Gdy to zrobisz, przejazdy będą już fiskalizowane – a od tej chwili, eKasa będzie musiała być stale włączona.
23. Uruchomiłem już eKasę. Czy otrzymam potwierdzenie, że wszystko działa?
Gratulujemy! Potwierdzenia nie otrzymasz, ale zapewniamy: jeśli postępowałeś zgodnie z naszymi instrukcjami z maila, Twoje eKasa funkcjonuje prawidłowo i już rozpoczęła fiskalizowanie przejazdów.
24. Czy wciąż będę mógł mieć w samochodzie taksometr i zwykłą kasę fiskalną?
Oczywiście, nadal możesz mieć taksometr i kasę fiskalną w samochodzie, tak by łapać zlecenia “ze słupka”. W przypadku kursów spoza aplikacji, eKasa Bolt nie koliduje ze zwykłą kasą fiskalną, aplikacja z tradycyjnym taksometrem – również nie.
25. Powinienem księgować faktury, czy paragony?
Paragony 🙂
26. Czy muszę zainstalować eKasę na urządzeniu, na którym posiadam też aplikację kierowcy Bolt?
Nie. eKasę możesz zainstalować na dowolnym urządzeniu z dostępem do Internetu, tak długo, jak spełnia nasze wymagania sprzętowe.
27. Czy urząd skarbowy refunduje koszty związane z eKasą?
Dotychczasowa, cotygodniowa opłata 6.76 PLN brutto za eKasę obecnie jest w pełni pokrywana przez Bolt i nie stanowi dodatkowego kosztu dla kierowcy.
28. Tradycyjna kasa fiskalna generuje raporty dobowe. Czy eKasa również?
Tak. eKasa generuje raport dobowy codziennie o 23:59. Raport dobowy generowany jest w tle, całkowicie automatycznie – a kierowcy nie muszą przerywać swoich kursów.
29. Czy eKasę można wyłączyć, gdy nie jeździ się na aplikacji?
eKasa musi działać zawsze wtedy, gdy Ty i/lub Twoi kierowcy wykonujecie przejazdy. A gdy nikt nie jeździ, urządzenie z eKasą może być wyłączone.
30. Jedno urządzenie z eKasą obsługuje wszystkich kierowców mojej floty?
Owszem, nawet jedno urządzenie z eKasą jest zdolne fiskalizować przejazdy wszystkich kierowców Twojej floty – bez względu na liczbę miast czy skalę generowanych obrotów.
31. Czy mogę zainstalować eKasę na karcie SD i/lub trzymać na niej powiązane pliki?
Wykluczone. Instalacja eKasy i przechowywanie powiązanych z nią plików możliwe jest tylko na wewnętrznym nośniku pamięci, karta SD itp. odpadają (zabrania tego prawo!).
32. Nie płacę podatku VAT, czy mimo tego muszę posiadać eKasę?
Tak, posiadanie eKasy jest obowiązkowe, nawet z zerową stawką podatku VAT (lub całkowitym zwolnieniem).
33. Czy muszę uruchamiać eKasę, jeśli mam zawieszoną działalność?
Nie musisz. Pamiętaj tylko o fiskalizacji eKasy, gdy odwiesisz już swoją działalność.
34. Czy eKasę zgłasza się do urzędu skarbowego?
Nie.
35. eKasa jest dostępna tylko dla urządzeń z Androidem. Co z iOS?
Nie planujemy tworzenia aplikacji eKasy na sprzęty z systemem Apple iOS.
36. Posiadam konta na dwa miasta. Czy w takim razie muszę mieć dwie eKasy?
To zależy. Jeśli posiadasz jedno konto partnera flotowego i wiele profili – np. jeden dla Warszawy, drugi dla Trójmiasta – to jedna eKasa wystarczy. A jeśli posiadasz dwa lub więcej kont, na każdym z nich musisz mieć zafiskalizowaną eKasę (dotyczy to zarówno partnerów flotowych, jak i kierowców na własnej DG).
37. Czy mogę zainstalować eKasę na Androidze, a aplikację kierowcy Bolt – na iOS?
Oczywiście, jak najbardziej.
38. Uruchomiłem dwie eKasy. Czy będą one działać równolegle?
System będzie rozdzielał dane między obie eKasy na bieżąco, tak by obciążać je równomiernie.
39. Jak mogę wykonywać raporty dobowe?
eKasa wykonuje raporty dobowe automatycznie, codziennie o 23:59. Jeśli planujesz wyłączać ją przed tą godziną, będziesz musiał generować raporty ręcznie, z poziomu samej eKasy.
40. Kto pobiera opłatę za korzystanie z eKasy od kierowców?
Opłata pobierana jest automatycznie, z salda kierowcy. Partnerzy nie uczestniczą w tym procesie.
41. Czy Bolt będzie blokował konta kierowców na DG i partnerów, którzy nie uruchomili eKasy?
Podmiotom, które nie uruchomią eKas przed nowym rokiem, wstrzymane zostaną wypłaty.
42. Czy pasażer otrzymuje wydrukowany paragon?
Nie. eKasa generuje e-paragon, który trafia na email pasażera – zastępując drukowany paragon.
43. Jeśli przestanę jeździć o 20:00 jednego dnia, a zacznę o 10:00 następnego, to czy będę mógł wygenerować raport dobowy z opóźnieniem?
Tak – pod warunkiem, że wygenerujesz go przed godziną 10:00. Możesz też zostawić eKasę włączoną na noc i pozwolić jej stworzyć raport dobowy automatycznie, o godz. 23:59.
44. Jak mogę wygenerować raport miesięczny?
45. Jak zmienić adres firmy w eKasie?
Sprawdź, czy posiadasz aplikację eKasy w wersji 1.67 lub nowszej (jeśli nie – zaktualizuj swoją eKasę), a następnie zaloguj się na Portal flotowy i zmień dane adresowe Twojej firmy. Gdy to zrobisz, przejdź na stronę Novitusa i wprowadź: kod partnera, token oraz numer unikatowy eKasy, której zmiana adresu dotyczy; kliknij “Sprawdź dane”, potem “Zapisz dane” i “Akceptuj”.
W efekcie, nowe dane adresowe zostaną pobrane i zaprogramowane w eKasie (o wskazanym numerze unikatowym) po wykonaniu raportu dobowego. Możesz wygenerować go ręcznie lub poczekać na raport automatyczny.
