Um estudo recente da Association of Certified Fraud Examiners (ACFE) descobriu que 2.690 casos de fraude relatados em 125 países vieram com o preço impressionante de mais de 7 bilhões de dólares em perdas totais e uma perda média de $130.000 por caso. E se está prestes a supor que estes casos de fraude ocorreram principalmente em grandes empresas, saiba que o ACFE descobriu que as pequenas empresas perderam quase o dobro por caso, com uma perda média de $200.000 em empresas com menos de 100 funcionários.

A fraude de despesas é um problema iminente que nem sempre tem uma solução clara. Mas, quando deixada sem supervisão, a fraude pode prejudicar bastante os resultados financeiros de uma empresa e gerar uma cultura de complacência e desonestidade absoluta que pode levar a consequências terríveis (veja: Enron).

Para encorajar uma cultura de responsabilidade e, ao mesmo tempo, reduzir gastos desnecessários, aqui estão algumas das melhores práticas a serem consideradas na prevenção de fraude de despesas.

Implementar políticas transparentes

Quando existem regras claras em vigor, é mais difícil para os indivíduos que procuram explorar o sistema alegar ignorância e, ao mesmo tempo, criar uma cultura de honestidade e integridade dentro da empresa. Isso torna muito mais fácil seguir as regras quando todos estão totalmente cientes de quais são exatamente as regras!

Qualquer orçamento que envolva a reserva de voos aéreos ou quartos de hotel caros pode ser uma categoria que atrairá fraudes de despesas. Ter uma política oficial de viagens de negócios em vigor – basicamente uma estrutura de limites definidos sobre como os seus funcionários viajam, acomodações/verbas de despesas e fornecedores preferenciais da sua empresa ou canais de reserva – pode ser uma ótima maneira de estabelecer limites firmes quando se trata de despesas de negócios.

Um estudo recente sobre as tendências de viagens do Expedia Group descobriu que apenas 60% das empresas têm algum tipo de política de viagens em vigor. Se a sua empresa se enquadra nos 40% dos negócios sem políticas claras, pode ser uma ótima forma de retomar o controlo das despesas com políticas claras e transparentes. Está aqui aquilo em que se precisa focar:

Descreva como é o processo de aprovação da sua empresa;
Defina diretrizes para marcações e reservas;
Estabeleça limites de despesas claros;
Atribua a responsabilidade sobre a política a um elemento em específico da empresa.

Be sure to make time to go over the policy with your employees and make sure they have a clear understanding, and whether or not they have any questions or concerns — before you officially put your new company travel policy into place.

Reserve algum tempo para rever a política com os seus funcionários e certifique-se que ficam totalmente esclarecidos, que não têm nenhuma dúvida ou preocupação – antes de colocar a política de viagens da sua empresa em prática.

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Permitir liberdade, com limites razoáveis

Embora uma estrutura e regras seja uma boa estratégia, deve ter cuidado para não exagerar. Se os funcionários sentirem que estão a ser tratados como criminosos, vão ficar ressentidos.

Uma boa forma de definir limites firmes e, ao mesmo tempo, fazer com que os funcionários sintam que confia neles é definir limites para as despesas – por exemplo, um orçamento de transporte de até €50.

Plataformas como a Conta da Equipa Bolt Business podem ser úteis para criar orçamentos específicos para funcionários, onde os gestores podem definir um orçamento para viagens de negócios ou deslocação e, em última análise, depende do funcionário individual como esse orçamento é gasto. Enquanto isso, todos os relatórios de despesas e recibos são entregues automaticamente ao departamento de contabilidade da empresa, sem “intermediário”, sem desperdício de papel e, principalmente, sem perda de tempo ou dinheiro.

Use a tecnologia para melhorar a gestão de despesas

Teste rápido! Qual seguintes alternativas parece a melhor solução?

Solution A

Insista com cada funcionário para preencher um formulário de despesas;
Faça com que os seus colaboradores encontrem e peçam todos os recibos e faturas relevantes;
Perca tempo a garantir que as despesas estão de acordo com a política da empresa;
Entregue toda a documentação à equipa de contabilidade para que tentem organizar a pilha de recibos amassados e desbotados.

Solução B

Não perca tempo a preocupar-se com as questões acima, porque todo a faturação, contabilidade e relatórios relacionados com o transporte são todos simplificados numa plataforma 100% sem papel e sem complicações.

Os seus funcionários não precisam de se preocupar em guardar os recibos. Se a viagem for relacionada com trabalho, ela é deduzida do seu orçamento de despesas – com um recibo de contas enviado automaticamente por e-mail para o departamento financeiro.

Fácil, certo? Em vez de uma solução manual para lidar com recibos de papel (que podem ser adulterados para permitir que a fraude não seja detetada), as soluções tecnológicas modernas podem ser essenciais para o seu negócio, porque não só reduzem a carga de trabalho pela metade, mas também diminuem as oportunidades de “manipular o sistema”.

Ganhe perspetiva com relatórios

Por vezes, é necessária uma perspectiva diferente, ou mesmo uma visão geral holística, para perceber realmente uma situação.

É aqui que relatórios regulares de contabilidade podem ser uma grande ajuda na luta contra a fraude de despesas internas. Os relatórios podem ajudar a mostrar onde existem gastos estranhos que podem passar despercebidos durante as operações do dia a dia.

Os titulares de contas da Conta de Equipa Bolt Business recebem um resumo mensal automático de viagens e despesas, diretamente na sua caixa de e-mails, sendo muito mais fácil perceber como o dinheiro está a ser gasto na empresa.

Isto é especialmente importante se estiver a planear expandir e, felizmente, a Bolt está disponível em mais de 40 países para apoiá-lo à medida que a sua empresa expande.

Poupe nas viagens e agilize as despesas de viagem da sua equipa com a Bolt Business

Além de poupar nas viagens, a plataforma intuitiva da Conta de Equipa Team Account odas as despesas de viagem da sua empresa num painel fácil de usar. Saiba mais sobre a Conta de Equipa Bolt Business, como podemos ajudar a sua empresa a reduzir os custos de viagem e tornar a gestão das despesas de viagem muito mais fáceis.

Dicas de contabilidade: como evitar fraudes de despesas

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