17 dec. 2020
De la contabilizarea curselor business sau a navetei, administrarea călătoriilor angajaților poate fi un chin, mai ales dacă te ocupi singur de asta.
Potrivit studiilor, automatizarea rapoartelor de cheltuieli poate fi cu 39% mai ieftină decât dacă e făcută manual. Nu ești convins încă să faci schimbarea? Hai să ne uităm la cât te costă raportarea în ceea ce privește banii, timpul și gradul de satisfacție al angajaților – acesta fiind cel mai important dintre toate.
Orice companie, mare sau mică, înțelege cât de mult timp ocupă întocmirea rapoartelor de cheltuieli. În primul rând, completarea unui raport de cheltuieli ia din timpul echipei de contabilitate, pentru că un angajat trebuie să îl întocmească, iar managerul să-l aprobe. Înmulțește asta de câteva ori și vei obține un proces birocratic care ține în loc echipe întregi.
Uite câteva exemple care demonstrează de ce contabilitatea manuală nu te ajută.
Să analizăm un exemplu simplu. Unul dintre angajații care lucrează în vânzări pleacă la o întâlnire cu un client important, să zicem la o distanță de 5 km. Cursa poate costa între 20 și 40 de lei în funcție de trafic. Dar nu costul acesta ne interesează, ci cel de după.
După o întâlnire de succes angajatul va completa un raport de cheltuieli pe baza chitanței cursei business, pe care îl va da mai departe managerului. Managerul, la rândul lui, va analiza raportul și îl va trimite la contabilitate. Acum, a treia persoană va valida raportul, asta dacă nu e nevoie și de a patra sau a cincea în proces.
Dacă nu există greșeli sau probleme cu raportul, echipa de contabilitate este gata să îi dea angajatului suma înapoi. Deși nu pare complicat, imaginează-ți un departament de 30 de oameni de vânzări care au câte șase întâlniri pe zi.
Asta ar însemna aproximativ 48.000 de rapoarte lunare. Hai să ne uităm totuși la niște date reale.
Într-un un studiu din 2015 al Global Business Travel Association, companiile au declarat că au completat în medie 51.000 de rapoarte de cheltuieli în fiecare an. Acest lucru se traduce în £380,000 costuri de transport în rapoartele de cheltuieli!
După salarii la acest cost se adaugă și erorile umane. Același studiu a arătat că unul din cinci rapoarte a avut o greșeală importantă. De la pierderea unei chitanțe la greșeli de ortografie, acest tip de erori necesită până la 3.000 de ore pentru a le corecta.
Te va costa însă și mai mult.
Chiar și cele mai mici greșeli pot duce la rambursarea târzie a angajaților, care de obicei plătesc din propriile buzunare dacă nu au acces la contul de companie. Dacă ai face parte din echipa de vânzări ai vrea să aștepți cu săptămânile să primești banii înapoi? Greu de crezut.
Indiferent că ai în vedere banii sau gradul de satisfacție al angajaților, Bolt Business este aici pentru tine. În lumea digitală actuală nicio companie nu trebuie să se piardă în procese complicate de contabilitate. Motivul este simplu: avem programe care să ne ajute.
Uite cum utilizatorii Bolt Business economisesc timp, efort și bani cu contabilitatea.
Unele echipe au nevoie de bugete de călătorii mai mari decât celelalte. Bolt Business îți permite să setezi reguli clare pentru cursele business și astfel nu depășești bugetele.
Te vei relaxa, iar angajații vor scăpa de stresul păstrării tuturor chitanțelor. Toate cursele business vor fi acoperite în funcție de ce decizi tu. Completează doar bugetul pentru fiecare echipă și ne ocupăm noi de restul.
Departamentul de contabilitate are lucruri mai importante de făcut decât să îi fugărească pe angajați în legătură cu chitanțele pierdute. Utilizatorii Bolt Business primesc o factură lunară cu toate cursele și cheltuielile pentru fiecare în parte. Gândește-te la câți copaci vei salva.
Îți faci griji că va trebui să le dai acces tuturor angajaților la contul companiei? Datorită limitelor customizabile, este imposibil ca angajații să depășească bugetele de cheltuieli.
Unul dintre beneficiile faptului că suntem una dintre platformele care cresc cel mai repede din lume este că putem oferi reduceri foarte mari.
Pe lângă faptul că te bucuri de o contabilitate simplă, Bolt Business te ajută să plătești cu până la 30% mai puțin față de călătoriile cu taxiul. De asemenea, cu ajutorul categoriilor din aplicație poți selecta nivelul de confort pentru fiecare cursă în parte.
Dacă vrei să îți crești afacerea, atunci automatizarea raportărilor e necesară. Suntem disponibil în peste 20 de țări, deci gata să te ajutăm oriunde ai nevoie. Află mai multe despre Bolt Business și fii cu ochii pe blogul nostru pentru mai multe sfaturi.
