8 mar. 2023
Deplasările în interes de serviciu trec printr-o schimbare fără precedent. Industria a stagnat pe fondul izbucnirii pandemiei, recesiunea economică începe să își facă simțită prezența, iar schimbările climatice reprezintă o problemă din ce în ce mai gravă.
Cu toate acestea, ședințele ținute în camere virtuale încep să provoace oboseală și se simte o presiune crescândă în favoarea revenirii la întâlnirile față în față. Responsabilitatea cade, bineînțeles, pe umerii persoanelor care trebuie acum să armonizeze cu succes siguranța angajaților, minimizarea costurilor și problemele de sustenabilitate. Ne mai mirăm în acest context că planificarea deplasărilor în interes de serviciu a devenit o provocare serioasă?
În acest articol, specialiștii de la Bolt Business îți dezvăluie 9 previziuni pentru anul 2023, care te vor ajuta să iei cele mai bune decizii când vine vorba despre deplasările în interes de serviciu ale companiei tale.
Odată depășită pandemia la nivel global care a adus perturbări fără precedent industriei turismului, a venit vremea ca deplasările în interes de serviciu ale echipei tale să se bucure de stabilitate. Acest lucru presupune introducerea unor modalități de transport eficiente din punct de vedere al costului, sustenabile și sigure, care să le permită angajaților să-și planifice deplasările în orice moment, indiferent de situație.
Specialiștii Bolt Business au enunțat 9 predicții pentru anul 2023, care te vor ajuta să planifici corespunzător deplasările în interes de serviciu ale echipei tale:
Încetinirea economică începe să bată la ușa companiilor, determinându-le să-și evalueze și mai atent cheltuielile. Ca parte a acestei nevoi, cheltuielile aferente deplasărilor de serviciu vor fi reduse la un minimum.
Deplasările sunt recunoscute ca parte integrantă a multor profesii, însă companiile vor dori să se asigure că angajații nu depășesc o sumă predeterminată. Vizibilitatea și controlul sunt esențiale în acest proces, deoarece le oferă siguranța de care au nevoie.
„În trecut, angajații care se deplasau în interes de serviciu se bucurau de luxul de a cheltui orice sumă și se întoarceau la birou cu un morman de chitanțe, nerealizând câți bani au cheltuit. Iată că au apus vremurile surprizelor neplăcute.”
Nick Powell, vicepreședintele Bolt Business
Munca la distanță introdusă pe fondul pandemiei a popularizat utilizarea platformelor de conferințe online și a demonstrat că multe afaceri își pot derula cu succes activitatea din spatele laptopurilor. Însă în ciuda tuturor beneficiilor pe care le aduc, apelurile video limitează dezvoltarea relațiilor business, iar aspectul inedit al muncii online începe să își piardă din strălucire.
„Oboseala dată de întâlnirile online este o realitate,” admite Nick Powell, “ și va duce la creșterea numărului de întâlniri față în față, mai ales în cazul întâlnirilor cu părți externe.” Pentru a eficientiza aceste deplasări din punct de vedere al costului, angajații își vor programa o serie de întâlniri consecutive, evitând să mai părăsească biroul pentru câte o singură ședință.
Apelurile video încă își au locul lor, însă vor fi folosite din ce în ce mai mult pentru a complementa întâlnirile față în față.
Conform Cassandrei Albertine, director de vânzări regional, „cele mai bune relații se dezvoltă față în față. Înainte de toate, pandemia ne-a făcut mai conștienți de importanța și valoarea interacțiunilor personale.”
„Companiile sunt conștiente de costul întâlnirilor față în față. Pentru a gestiona aceste costuri, angajații vor avea deplasări mai puține, dar mai intense. Vom vedea o perioadă intensă de deplasări în care ședințele vor ocupa complet calendarul angajaților, de luni până vineri, în intervalul 09:00-18:00.”
Andrew Short, director în materie de parteneriate strategice
Pandemia ne-a învățat că planurile se pot schimba rapid, fie că vorbim despre anularea călătoriilor sau despre închiderea granițelor. Tocmai de aceea este esențial ca echipa să se bucure de flexibilitatea dorită în timpul deplasărilor.
Pentru a menține flexibilitatea pe picior de egalitate cu minimizarea costurilor, este necesară dezvoltarea unor politici funcționale, care să responsabilizeze angajații și să le ofere încrederea de care au nevoie.
„Angajații au nevoie de flexibilitate. Ultimul lucru de care ai nevoie când ești la aeroport în toiul nopții este o politică sau o procedură care să blocheze cursul acțiunii tale.”
Amy Hackett, director de vânzări
Minimizarea costurilor și susținerea flexibilității presupun existența unor politici de transport bine puse la punct. Merită să investești timp în elaborarea unor politici de transport pentru că:
Politicile de transport standardizate ar trebui înlocuite cu politici personalizate, care iau în calcul nevoile de transport diferite ale echipelor și angajaților. În felul acesta, fiecare angajat știe clar ce moduri de transport poate să folosească, iar costurile nu depășesc niciodată bugetul alocat.
„Politicile de transport devin obligatorii pe măsură ce din ce în ce mai multe companii aduc minimizarea costurilor în prim-plan.”
Gerhard Spitsak, director de dezvoltare economică
Deplasările în interes de serviciu au luat o cotitură bruscă pe drumul sustenabilității. Multe dintre companii și-au stabilit obiective climatice în ultimii ani, iar în 2023 vor fi împinse să acționeze, pe măsură ce se apropie termenele limită setate pentru atingerea obiectivelor.
Cel dintâi obiectiv al companiilor este reducerea emisiilor de carbon actuale care rezultă din deplasări, iar aici este nevoie de statistici clare care să demonstreze progresele făcute. În cazul curselor Bolt Business, administratorii au acces la o reprezentare clară a distanței parcurse și a emisiilor generate, precum și la dovada compensării amprentei de carbon.
Al doilea obiectiv ca importanță este schimbarea comportamentului angajaților în ceea ce privește deplasările, mai exact înlesnirea accesului la opțiuni de transport sustenabile, cum ar fi serviciile de micromobilitate și mașinile cu motor hibrid sau electric.
„Companiile vor să le ofere angajaților un buget pentru soluții sustenabile, prin care angajații primesc o sumă lunar, pe care o pot cheltui pe moduri de transport sustenabile, cu care să se deplaseze spre/de la serviciu.
Obiectivul este reducerea dependenței de mașina personală, dar și îmbunătățirea indicatorilor care măsoară nivelul de sustenabilitate al orașelor. În plus, este și un beneficiu valoros pentru angajați. Preconizăm că vor apărea din ce în ce mai multe inițiative prin care companiile oferă angajaților bugete pentru servicii de micromobilitate și moduri de transport electrice.”
Andrew Short, director în materie de parteneriate strategice
Susținerea mijloacelor de transport sustenabile presupune introducerea unor abordări noi, care vor pune în lumina reflectoarelor opțiunile de micromobilitate (cum ar fi trotinetele electrice).
Deplasările spre serviciu cu trotineta electrică reprezintă o alternativă eficientă din punct de vedere al costului și prietenoasă cu mediul. Dacă analizăm tendințele din perspectiva angajaților, vedem că cererea pentru opțiunile de micromobilitate este într-o continuă creștere.
O companie suedeză este fruntașă în ceea ce privește micromobilitatea, oferindu-le angajaților acces nelimitat la trotinetele Bolt. Inițiativa își propune să încurajeze deplasările ecologice și eficiente din punct de vedere al costului în centrul orașului Stockholm.
Unul dintre motivele de îngrijorare când vine vorba despre micromobilitate este siguranța. Pentru multe persoane, trotinetele sunt o modalitate de transport complet nouă, iar echipa Bolt Business este pregătită să le ofere toată susținerea de care au nevoie.
„Popularitatea evenimentelor de promovare a sustenabilității crește. În cadrul lor, clienții noștri din mediul corporate ne cer să aducem trotinete electrice și să-i învățăm pe angajații lor cum să le utilizeze în siguranță. În decursul acestei veri, [2022] am găzduit zece astfel de evenimente doar în Tallinn.”
Gerhard Spitsak, director de dezvoltare economică în Estonia
Bugetele pentru mobilitate recompensează angajații cu o sumă lunară, pe care o pot cheltui pe opțiuni de transport sustenabile (trenuri, autobuze, trotinete eletrice), în schimbul deplasării cu mașina personală sau al renunțării la mașina companiei.
Multe dintre obiectivele companiilor pe următorul an (mai multă sustenabilitate, minimizarea costurilor, creșterea flexibilității) pot fi atinse prin introducerea unui buget pentru mobilitate.
Belgia este fruntașă la capitolul bugete pentru soluții de mobilitate sustenabile, după adoptarea unui Budget pentru Mobilitate în 2019, pe care angajații îl pot folosi pentru a se deplasa cu moduri de transport prietenoase cu mediul, ca alternativă la mașina oferită de companie. Cu toate acestea, compania ta nu trebuie neapărat să aștepte adoptarea unei legislații la nivel național pentru a oferi angajaților un beneficiu similar.
„Ne așteptăm ca bugetele pentru mobilitate să capete popularitate în întreaga Europă, fie că sunt introduse prin legislație sau de către companii.”
Tom Nutley, Parteneriate Strategice
Munca în sistem hibrid s-a instalat confortabil în viețile tuturor, însă mulți angajatori le cer echipelor să vină la birou măcar câteva zile pe săptămână. Întrebarea care se pune în acest context este „Cum faci întorsul la birou mai dezirabil?”. Este un fapt de mult acceptat că angajații trebuie să suporte cheltuielile de deplasare spre și de la birou din propriul buzunar, însă oferirea unor beneficii de deplasare ar putea să crească retenția și implicarea acestora.
În momentul în care începi să oferi beneficii de deplasare echipei tale, te bucuri de două avantaje: angajații folosesc moduri de transport prietenoase cu mediul și rezistența față de întoarcerea la birou scade semnificativ.
„Introducerea unor stimulente de întoarcere la birou pentru angajați este o modalitate ingenioasă de a crește retenția și gradul de implicare al acestora. Companiile inteligente au conștientizat rapid acest lucru și au adoptat beneficii care să-i ajute pe angajați să revină la birou.”
Nick Powell, vicepreședintele Bolt Business
Ridică mâna dacă și ție îți e cunoscută următoarea situație: aterizezi pe un aeroport necunoscut și te întrebi cu groază ce opțiuni ai la dispoziție pentru a ajunge în oraș.
În loc să îți prinzi mintea cu toate modalitățile de transport lipsite de familiaritate și să fii nevoit să schimbi bani imediat ce ajungi, este mult mai ușor să folosești o aplicație de mobilitate, pentru că:
Ar trebui să devină o prioritate să ai grijă de echipa ta, chiar și atunci când nu lucrează de la birou. Iar din perspectiva persoanelor în deplasare, anxietatea scade simțitor atunci când știu că pot folosi aceeași metodă de transport pe care o folosesc și acasă.
„Angajatorii trebuie să ofere o soluție prin care oamenii în deplasare să știe cum vor ajunge la hotel sau la birou, de îndată ce aterizează.
Folosirea unui serviciu precum Bolt Business le permite persoanelor în deplasare să știe încotro se îndreaptă și cât timp le va lua să ajungă la destinație. În plus, harta îți confirmă mereu că te deplasezi în direcția potrivită. Întreaga experiență îți conferă un sentiment de siguranță, spre deosebire de situația în care te-ai urca într-un taxi, nesigur de cât va dura și va costa cursa. Iar dincolo de acest lucru, nici nu mai trebuie să-ți bați capul cu monede diferite.”
Amy Hackett, director de vânzări
Ultima predicție a echipei privind deplasările în interes de serviciu în 2023 vizează sănătatea și siguranța. Ca angajator, sănătatea și siguranța angajaților tăi ar trebui să fie mereu o prioritate, iar atunci când aceștia sunt în deplasare, ar trebui să faci tot ce îți stă în putință pentru ca ei să se simtă în siguranță, atât fizic, cât și mental, de la început până la final.
Persoanele care au lucrat de acasă pe perioada pandemiei au avut șansa de a vedea cum ar arăta viața lor dacă nu ar mai trebui să se deplaseze la birou în fiecare zi. Scutiți de corvoada condusului la birou și a statului în trafic, oamenii au observat rapid cum sănătatea lor se îmbunătățește, deoarece:
Mai mult ca niciodată, orele petrecute în trafic sunt percepute ca timp pierdut, iar oamenii s-au obișnuit deja să fie productivi în acest interval.
„Naveta îmi consuma 3 ore în fiecare zi, o oră și jumătate dus și o oră și jumătate întors. Era efectiv timp mort. Nu puteam să fac nimic și mă simțeam îngrozitor. Acum că am trecut peste pandemie, nimeni nu vrea să se mai întoarcă la o viață în care se simțea îngrozitor.”
Nick Powell, vicepreședintele Bolt Business
Toate semnele arată că în următoarele 12 luni, deplasările în interes de serviciu vor redeveni o normalitate. Pentru persoanele care se ocupă de gestionarea deplasărilor în cadrul unei companii, vor fi multe lucruri de luat în calcul, dintre care costurile, sustenabilitatea și siguranța angajaților vor fi priorități de top. De aceea, mai mult ca niciodată, companiile vor trebui să:
Dacă tu ești persoana responsabilă de gestionarea deplasărilor în cadrul companiei tale, descoperă ce are Bolt Business de oferit vizitând pagina dedicată.
Le mulțumim lui Amy Hackett, Andrew Short, Cassandra Albertine, Gerhard Spitsak, Nick Powell și Tom Nutley din echipa Bolt Business pentru contribuția lor la acest articol.
