Le mode Paiement par l'employé est une configuration Bolt for Business avec laquelle vos employés règlent leurs trajets professionnels avec leur carte de paiement personnelle ou professionnelle et en demandent le remboursement via les notes de frais de votre entreprise. Votre entreprise est facturée uniquement pour les frais de service par trajet, et non le coût du trajet lui-même, tout en disposant d'une visibilité totale, de rapports détaillés et d'un contrôle sur les politiques de dépenses via le portail professionnel.
Cet article contient des informations sur les sujets suivants :
Différences entre le paiement par l'employé et le paiement par l'entreprise pour un compte professionnel
| Paiement par l'entreprise | Paiement par l'employé | |
|---|---|---|
| Qui paie le trajet | L'entreprise, via une carte centralisée ou un paiement sur facture | Chaque employé, avec sa carte personnelle ou professionnelle |
| Ce qui est facturé à l'entreprise | Le coût total du trajet plus les frais de service | Frais de service du trajet uniquement |
| Remboursement des employés | Non nécessaire — l'entreprise paie directement | Via le remboursement sur note de frais de votre entreprise |
| Rapports dans le Portail professionnel | Historique complet des trajets, relevés d'activités, exportations, politiques de dépense | Historique complet des trajets, relevés, exports, politiques |
Le mode de Paiement par l'employé est actuellement disponible pour les services de VTC uniquement et sous le modèle de facturation intermédiaire.
Activation du mode de paiement par l'employé pour votre entreprise
Le mode de paiement par l'employé est activé par notre équipe des opérations commerciales. Contactez-nous via l'onglet Aide de votre Portail professionnel et nous vous mettrons en relation avec l'équipe compétente.
Une fois le mode de paiement par l'employé activé pour votre compte :
- Les frais de service mensuels par trajet (ainsi que les éventuels frais liés à Ride Booker ou aux bons de réduction) sont facturés à votre entreprise selon votre configuration de facturation existante : par carte de crédit ou sur facture.
- Un même compte ne peut pas combiner le paiement centralisé par l'entreprise et le paiement par l'employé. Si vous avez besoin des deux configurations, contactez-nous via l'onglet Aide de votre Portail professionnel et nous vous mettrons en relation avec notre équipe des opérations commerciales.
Comment les employés configurent leur carte
Dès que vous ajoutez ou invitez un employé sur votre compte Bolt for Business, il reçoit un e-mail et un SMS contenant un lien pour configurer son mode de paiement. Il peut également ajouter la carte ultérieurement directement dans l'application Bolt, sous l'onglet Paiement.
Quelques informations utiles :
- Chaque employé ajoute et gère sa propre carte dans l'application Bolt. Seuls les 4 derniers chiffres et le nom de l'émetteur de la carte apparaissent dans votre Portail professionnel.
- Si l'entreprise d'un employé utilise le mode de paiement par l'employé, vous ne pouvez pas ajouter ou modifier sa carte en son nom depuis le Portail professionnel.
- Les employés ne peuvent pas effectuer de trajets professionnels tant qu'ils n'ont pas ajouté une carte valide et sélectionné celle-ci comme mode de paiement actif dans l'application.
- Modes de paiement actuellement pris en charge : cartes personnelles et professionnelles. Les paiements en espèces, via Apple Pay, Google Pay et le Solde Bolt ne sont pas pris en charge pour le mode de paiement par l'employé.
Relevé mensuel et frais de service
Le 3 de chaque mois, votre entreprise reçoit un relevé mensuel correspondant au mois précédent à l'adresse e-mail que vous avez indiquée dans le Portail professionnel. Le relevé mensuel du mode de paiement par l'employé est structuré comme suit :
- Coûts des trajets par pays — total des coûts des trajets réglés directement par vos employés avec leur propre carte. Ce montant est fourni à titre indicatif uniquement. Il n'est pas facturé à votre entreprise.
- Remboursements — tout remboursement effectué au cours de la période, indiqué par une valeur négative.
- Frais de service — les frais par trajet que Bolt facture à votre entreprise. Il s'agit du seul montant facturé à votre entreprise.
- Payé par les utilisateurs — confirme que les coûts des trajets ont été pris en charge par les employés avec leur propre carte.
Le relevé mensuel est un récapitulatif indicatif, et non une facture TVA. Les factures TVA par trajet sont disponibles séparément — voir la section suivante.
Vous pouvez consulter et télécharger tous les relevés dans le Portail professionnel sous Facturation → Relevés.
Factures par trajet pour la comptabilité et les remboursements
Chaque trajet professionnel donne lieu à une facture TVA individuelle, avec les coordonnées légales de votre entreprise. Les factures sont émises dans la langue du pays où le trajet a eu lieu — c'est une règle par défaut qui ne peut pas être modifiée par trajet.
Vous et vos employés pouvez accéder aux factures par trajet de plusieurs façons :
- Rapport des trajets depuis le Portail professionnel — téléchargez un fichier CSV ou XLSX sous Facturation → Relevés. Le fichier répertorie chaque trajet avec des liens directs vers chaque facture individuelle, ainsi que des informations telles que le groupe d'utilisateurs, la politique, le motif du trajet et les frais de service. C'est la source recommandée pour la comptabilité.
- Transfert par e-mail — vous pouvez indiquer une adresse e-mail unique dans le Portail professionnel sous Paramètres pour recevoir automatiquement les factures par trajet.
- Directement à l'utilisateur — les factures par trajet sont envoyées automatiquement à l'adresse e-mail enregistrée sur le compte Bolt de l'utilisateur.
Remboursements et compensations
Le trajet ayant été réglé par l'employ é, tout remboursement ou compensation associé est reversé sur le mode de paiement initial du salarié — et non sur le compte de l'entreprise.
- Si un employé signale un problème lié à un trajet dans l'application Bolt, l'équipe d'assistance de Bolt traite le dossier directement et rembourse l'employé sur sa carte.
- Si vous signalez, en tant qu'administrateur, un problème lié à un trajet depuis votre Portail professionnel ou par e-mail, l'équipe d'assistance de Bolt rembourse également l'employé sur sa carte.
Veuillez noter que Bolt n'a pas accès au système interne de remboursement de votre entreprise. Si un remboursement est accordé à l'employé, assurez-vous d'en informer votre équipe comptabilité afin que le même trajet ne soit pas remboursé deux fois.
Revenir au mode de paiement par l'entreprise
Si vous souhaitez faire passer votre entreprise du mode de paiement par l'employé à un compte professionnel standard avec paiement par l'entreprise (ou inversement), contactez-nous via l'onglet Aide de votre Portail professionnel et nous vous mettrons en relation avec notre équipe des opérations commerciales.
