Der Angestellten-Zahlungsmodus ist eine Bolt for Business Einstellung, bei der deine Mitarbeiter:innen ihre Geschäftsfahrten mit ihrer eigenen privaten oder betrieblichen Zahlungskarte bezahlen und die Kosten über den internen Spesenabrechungsprozess deines Unternehmens zurückfordern. Deinem Unternehmen wird nur eine Servicegebühr pro Fahrt in Rechnung gestellt, nicht die Fahrtkosten selbst. Du behältst dabei die volle Übersicht, Berichterstattung und Richtlinienkontrolle über das Business-Portal.
Dieser Artikel enthält Informationen zu Folgendem:
Unterschied zwischen Angestellten-Zahlung und Unternehmens-Zahlung beim Business-Account
| Unternehmens-Zahlung | Angestellten-Zahlung | |
|---|---|---|
| Wer bezahlt die Fahrt | Das Unternehmen, per zentralisierter Karte oder Rechnungsstellung im Nachhinein | Jede/r Mitarbeiter:in mit der eigenen privaten oder betrieblichen Karte |
| Was dem Unternehmen in Rechnung gestellt wird | Die vollen Fahrtkosten plus Servicegebühr | Nur eine Servicegebühr pro Fahrt |
| Kostenerstattung für Mitarbeiter:innen | Nicht nötig – das Unternehmen zahlt direkt | Über den internen Spesenabwicklungsprozess deines Unternehmens |
| Berichterstellung im Unternehmensportal | Vollständige Fahrtenübersicht, Auszüge, Exporte, Richtlinien | Vollständige Fahrtenübersicht, Auszüge, Exporte, Richtlinien |
Der Angestellte-Zahlungsmodus ist derzeit für nur Ride-Hailing und im Vermittler-Abrechnungsmodell verfügbar.
Den Angestellte-Zahlungsmodus für dein Unternehmen aktivieren
Der Angestellte-Zahlungsmodus wird von unserem Unternehmen-Betriebsteam aktiviert. Wende dich über den Tab Support in deinem Business-Portal an uns – wir stellen den Kontakt zum richtigen Team her.
Sobald der Angestellte-Zahlungsmodus für deinen Account aktiv ist:
- Die monatliche Servicegebühr pro Fahrt (sowie etwaige Ride Booker- oder Gutschein-Gebühren) wird deinem Unternehmen über deine bestehenden Abrechnungseinstellungen in Rechnung gestellt – per Kreditkarte oder im Nachhinein.
- Ein einzelner Account kann Unternehmens-Zahlung und Angestellte-Zahlung nicht gleichzeitig nutzen. Wenn du beide Einstellungen benötigst, wende dich über den Tab Support in deinem Business-Portal an uns – wir stellen den Kontakt zu unserem Unternehmen-Betriebsteam her.
So richten Mitarbeiter:innen ihre Karte ein
Sobald du eine/n Mitarbeiter:in zu deinem Bolt for Business Account hinzufügst oder einlädst, erhalten sie eine E-Mail und eine SMS mit einem Link zur Einrichtung ihrer Zahlungskarte. Die Karte kann auch später direkt in der Bolt App unter dem Tab Zahlung hinzugefügt werden.
Einige wichtige Hinweise:
- Jede/r Mitarbeiter:in fügt die eigene Karte in der Bolt App hinzu und verwaltet sie dort – im Business-Portal sind nur die letzten 4 Ziffern und das Kartenanbieter-Logo sichtbar.
- Wenn das Unternehmen eines Mitarbeiters bzw. einer Mitarbeiterin Angestellten-Zahlung nutzt, kannst du die Karte nicht im Namen der Person über das Business-Portal hinzufügen oder bearbeiten.
- Mitarbeiter:innen können keine Geschäftsfahrten buchen, solange sie keine gültige Karte hinzugefügt und als aktive Zahlungsart in der App ausgewählt haben.
- Heute unterstützte Zahlungsarten: private und betriebliche Zahlungskarten. Bargeld, Apple Pay, Google Pay und Bolt Balance werden bei Angestellten-Zahlung nicht unterstützt.
Monatlicher Auszug und Servicegebühr
Bis zum 3. jedes Monats erhält dein Unternehmen einen monatlichen Auszug für den Vormonat an die E-Mail-Adresse, die du im Business-Portal hinterlegt hast. Der monatliche Angestellten-Zahlungsauszug ist wie folgt aufgebaut:
- Fahrtkosten pro Land – Gesamtkosten der Fahrten, die deine Mitarbeiter:innen direkt mit ihren eigenen Karten bezahlt haben. Dieser Betrag dient nur zu Informationszwecken – er wird deinem Unternehmen nicht in Rechnung gestellt.
- Erstattungen – etwaige Erstattungen im jeweiligen Zeitraum, als negativer Posten ausgewiesen.
- Servicegebühr – die Gebühr pro Fahrt, die Bolt deinem Unternehmen berechnet. Das ist der einzige Betrag, der deinem Unternehmen in Rechnung gestellt wird.
- Von Nutzer:innen bezahlt – bestätigt, dass die Fahrtkosten von den Mitarbeiter:innen mit ihren eigenen Karten beglichen wurden.
Der monatliche Auszug ist eine informative Zusammenfassung, keine MwSt.-Rechnung. MwSt.-Rechnungen pro Fahrt sind separat verfügbar – siehe nächsten Abschnitt.
Alle Auszüge findest und lädst du im Business-Portal unter Abrechnung → Auszüge herunter.
Einzelrechnungen pro Fahrt für Buchhaltung und Kostenerstattungen
Jede Geschäftsfahrt erzeugt eine individuelle MwSt.-Rechnung mit den rechtlichen Informationen deines Unternehmens. Rechnungen werden in der Sprache des Landes ausgestellt, in dem die Fahrt stattgefunden hat – das ist systembedingt und kann nicht pro Fahrt geändert werden.
Du und deine Mitarbeiter:innen könnt auf die Einzelrechnungen pro Fahrt auf folgende Weisen zugreifen:
- Fahrtenbericht aus dem Business-Portal – eine CSV- oder XLSX-Datei unter Abrechnung → Auszüge herunterladen. Die Datei listet jede Fahrt mit direkten Links zur jeweiligen Einzelrechnung sowie Informationen wie Nutzergruppe, Richtlinie, Fahrtgrund und Servicegebühr. Dies ist die empfohlene Quelle für die Buchhaltung.
- E-Mail-Weiterleitung – du kannst im Business-Portal unter Einstellungen eine einzelne E-Mail-Adresse angeben, die Einzelrechnungen pro Fahrt automatisch erhält.
- Direkt an die Nutzer:in – Einzelrechnungen pro Fahrt werden automatisch an die E-Mail-Adresse gesendet, die im Bolt Account der Nutzer:in hinterlegt ist.
Erstattungen und Vergütungen
Da die Fahrt von dem/der Mitarbeiter:in bezahlt wurde, geht jede Erstattung oder Vergütung für diese Fahrt an die ursprüngliche Zahlungsart der Person zurück – nicht an den Unternehmens-Account.
- Meldet eine/r deiner Mitarbeiter:innen ein Fahrtproblem in der Bolt App, kümmert sich das Support-Team von Bolt direkt darum und erstattet den Betrag auf die Karte der Person.
- Meldest du als Admin ein Fahrtproblem über das Business-Portal oder per E-Mail, erstattet das Support-Team von Bolt den Betrag ebenfalls auf die ursprüngliche Karte der/des Angestellten.
Bitte beachte: Bolt hat keinen Einblick in das interne Erstattungssystem deines Unternehmens. Wurde eine Erstattung an den/die Mitarbeiter:in ausgegeben, informiere dein Finanzteam, damit dieselbe Fahrt nicht doppelt erstattet wird.
Von Angestellten-Zahlung zurückwechseln
Wenn du dein Unternehmen von Angestellten-Zahlung zurück zu einem standardmäßigen Business-Account mit Unternehmen-Zahlung wechseln möchtest (oder umgekehrt), wende dich über den Tab Support in deinem Business-Portal an uns – wir stellen den Kontakt zu unserem Business-Operations-Team her.
