Az Employee-pay mód egy olyan Bolt for Business beállítás, amelyben az alkalmazottak a saját személyes vagy céges bankkártyájukkal fizetnek a céges utazásokért, majd a költséget a vállalat belső költségtérítési folyamatán keresztül igénylik vissza. A cégedet csak fuvaronkénti szolgáltatási díj terheli, maga a fuvarköltség nem – miközben teljes rálátásod van az adatokra, a jelentésekre és a szabályzatokra a Business portálon keresztül.
Ez a cikk az alábbi témákat tárgyalja:
Miben különbözik az alkalmazotti fizetési mód a vállalati fizetési módtól
| Vállalati fizetési mód | Alkalmazotti fizetési mód | |
|---|---|---|
| Ki fizet a fuvarért | A cég, egy központosított kártyán vagy utólagos számlázáson keresztül | Minden alkalmazott a saját személyes vagy céges kártyájával |
| Miért kap számlát a cég | A teljes fuvarköltségről plusz egy szolgáltatási díjról | Csak a fuvaronkénti szolgáltatási díjról |
| Alkalmazotti költségtérítés | Nem szükséges – a cég közvetlenül fizet | A cég belső költségelszámolási folyamatán keresztül |
| Jelentéskészítés a Business portálon | Teljes fuvartörténet, kimutatások, exportok, szabályzatok | Teljes fuvartörténet, kimutatások, exportok, szabályzatok |
Az alkalmazotti fizetési mód jelenleg csak utasszállításra és a közvetítői számlázási modellhez érhető el.
Az alkalmazotti fizetési mód aktiválása
Az alkalmazotti fizetési módot a Business Operations csapatunk aktiválja. Keress minket a Business portál Ügyfélszolgálat lapján keresztül, és összekapcsolunk a megfelelő csapattal.
Ha az alkalmazotti fizetési mód aktív a fiókodhoz:
- A havi fuvaronkénti szolgáltatási díj (valamint a Ride Booker- vagy kupondíjak) a meglévő számlázási beállításod szerint kerül kiszámlázásra a cégednek – hitelkártyával vagy utólagos fizetéssel.
- Egyetlen fiókon belül nem keverhető a központosított vállalati fizetési mód és az alkalmazotti fizetési mód. Ha mindkét beállításra szükséged van, keress minket a Business portál Ügyfélszolgálat lapján keresztül, és összekapcsolunk a Business Operations csapatunkkal.
Hogyan adják hozzá a kártyájukat az alkalmazottak
Amint hozzáadsz vagy meghívsz egy alkalmazottat a Bolt for Business fiókodba, e-mailt és SMS-t kap egy linkkel, amelyen keresztül beállíthatja a fizetési kártyáját. Az alkalmazott a kártyát később is hozzáadhatja közvetlenül a Bolt alkalmazásban, a Fizetés lapon.
Néhány fontos tudnivaló:
- Minden alkalmazott saját maga adja hozzá és kezeli a kártyáját a Bolt alkalmazásban – a Business portálon csak az utolsó 4 számjegy és a kártya típusa látható.
- Ha az alkalmazott cége alkalmazotti fizetési módot használ, a kártyáját nem tudod hozzáadni vagy módosítani helyette a Business portálról.
- Az alkalmazottak addig nem rendelhetnek üzleti fuvarokat, amíg nem adtak hozzá érvényes kártyát, és nem állították be aktív fizetési módként az alkalmazásban.
- Jelenleg támogatott fizetési módok: személyes és céges bankkártyák. Készpénz, Apple Pay, Google Pay és Bolt Egyenleg alkalmazotti fizetési módban nem támogatott.
Havi kimutatás és szolgáltatási díj
Minden hónap 3-áig a céged megkapja az előző hónapra vonatkozó havi kimutatást a Business portálon beállított e-mail címre. Az alkalmazotti fizetési mód havi kimutatása az alábbiak szerint épül fel:
- Fuvarköltségek országonként – az alkalmazottak által saját kártyájukkal közvetlenül fizetett fuvarok összesített költsége. Ez az összeg csak tájékoztató jellegű – nem kerül felszámításra a cégednek.
- Visszatérítések – az adott időszakban jóváírt visszatérítések, negatív tételként feltüntetve.
- Szolgáltatási díj – a fuvaronként felszámított díj, amelyet a Bolt a cégednek számláz. Ez az egyetlen összeg, amelyet a cégednek ki kell fizetnie.
- Felhasználók által fizetett összeg – megerősíti, hogy a fuvarköltségeket az alkalmazottak fedezték a saját kártyájukkal.
A havi kimutatás egy tájékoztató összefoglaló, nem ÁFÁ-s számla. Az utazásonkénti ÁFA-s számlák külön elérhetők – lásd a következő részt.
Az összes kimutatást megtalálod és letöltheted a Business portálon a Számlázás → Kimutatások menüpontban.
Utazásonkénti számlák könyveléshez és költségtérítéshez
Minden üzleti fuvarhoz egyedi ÁFA-s számla készül, a cég jogi adataival. A számlák azon ország nyelvén kerülnek kiállításra, ahol a fuvar történt – ez szándékos, és utazásonként nem módosítható.
Te és az alkalmazottaid az alábbi módokon férhettek hozzá az utazásonkénti számlákhoz:
- Fuvarjelentés a Business portálról – tölts le egy CSV vagy XLSX fájlt a Számlázás → Kimutatások menüpontból. A fájl tartalmazza az összes fuvar listáját, közvetlen linkekkel az egyes utazásonkénti számlákra, valamint a részleteket, mint a felhasználói csoport, szabályzat, utazás célja és a szolgáltatási díj. Ez az ajánlott forrás könyvelési célokra.
- E-mail továbbítás – a Business portál Beállítások menüjében megadhatsz egy email címet, amelyre automatikusan megérkeznek az utazásonkénti számlák.
- Közvetlenül az utasnak – az utazásonkénti számlák automatikusan elküldésre kerülnek az utas Bolt fiókjában regisztrált e-mail címre.
Visszatérítések és kompenzáció
Mivel a fuvart az alkalmazott fizette, az adott fuvarhoz kapcsolódó visszatérítés vagy kompenzáció az alkalmazott eredeti fizetési módjára kerül vissza – nem a cég fiókjára.
- Ha egy alkalmazott fuvarproblémát jelent a Bolt alkalmazásban, a Bolt ügyfélszolgálata kezeli az esetet, és közvetlenül az alkalmazott kártyájára téríti vissza az összeget.
- Ha te, adminisztrátorként, fuvarproblémát jelzel a Business portálról vagy e-mailen, a Bolt ügyfélszolgálata szintén az alkalmazott eredeti kártyájára téríti vissza az összeget.
Fontos: a Bolt nem lát rá a céged belső költségtérítési rendszerére. Ha visszatérítés kerül jóváírásra az alkalmazottnak, ügyelj arra, hogy a pénzügyi csapatod is tudjon róla, hogy ne kerüljön ugyanaz az utazás kétszer térítésre.
Visszaváltás alkalmazotti fizetési módról
Ha a cégedet alkalmazotti fizetési módról vissza szeretnéd váltani normál vállalati fizetési módra (vagy fordítva), keress minket a Business portál Ügyfélszolgálat lapján, és összekapcsolunk a Business Operations csapatunkkal.
