Режим «Оплата співробітником» — це налаштування Bolt for Business, за якого працівники оплачують робочі поїздки за допомогою власної особистої або корпоративної платіжної картки, а потім відшкодовують витрати через внутрішню систему компенсації витрат у вашій компанії. Ви сплачуєте лише сервісний збір за кожну поїздку, а не її повну вартість. Водночас ви зберігаєте повний доступ до звітності, контролю політик і керування через бізнес-портал.
У цій статті ви дізнаєтеся:
Чим режим оплати співробітниками відрізняється від оплати компанією
| Опла та компанією | Оплата співробітником | |
|---|---|---|
| Хто оплачує поїздку | Компанія — за допомогою централізованої картки або післяплати за рахунком | Співробітник — за допомогою власної особистої або корпоративної картки |
| За що виставляється рахунок компанії | Повна вартість поїздки та сервісний збір | Лише сервісний збір за поїздку |
| Відшкодування витрат співробітникам | Не потрібно — компанія оплачує поїздки безпосередньо | Через внутрішню систему відшкодування витрат у компанії |
| Звітність у бізнес-порталі | Повна історія поїздок, виписки, експорт даних і політики | Повна історія поїздок, виписки, експорт даних і політики |
Режим «Оплата співробітником» наразі доступний лише для сервісу замовлення поїздок та в межах моделі посередницького виставлення рахунків.
Активація режиму «Оплата співробітником» для вашої компанії
Режим «Оплата працівником» активується нашою командою Business Operations. Щоб підключити його, зверніться до нас через вкладку Підтримка у вашому бізнес-порталі, і ми зʼєднаємо вас із відповідною командою.
Після активації режиму «Оплата працівником» для вашого облікового запису:
- Щомісячний сервісний збір за поїздки (а також будь-які витрати на Ride Booker або купони) виставлятиметься вашій компанії відповідно до поточної моделі оплати — банківською карткою або за рахунком із після оплатою.
- В одному профілі не можна одночасно використовувати користувачів із режимами «Оплата компанією» та «Оплата працівником». Якщо вам потрібні обидва варіанти, зверніться до нас через вкладку Підтримка у вашому бізнес-порталі, і ми зʼєднаємо вас із командою Business Operations.
Як співробітники додають свою картку
Щойно ви додаєте або запрошуєте співробітника до корпоративного профілю Bolt for Business, він отримує електронного листа і SMS із посиланням для налаштування платіжної картки. Також картку можна додати пізніше безпосередньо в застосунку Bolt у вкладці Оплата.
Кілька важливих моментів:
- Кожен співробітник самостійно додає картку та керує нею в застосунку Bolt — у бізнес-порталі відображаються лише останні 4 цифри та бренд картки.
- Якщо компанія використовує режим «Оплата працівником», ви не можете додати або змінювати картку співробітника через бізнес-портал.
- Співробітники не можуть замовляти корпоративні поїздки, доки не додадуть дійсну картку та не виберуть її як активний спосіб оплати в застосунку.
- Наразі підтримуються такі способи оплати: особисті та корпоративні платіжні картки. Готівка, Apple Pay, Google Pay та Баланс Bolt у режимі «Оплата працівником» не підтримуються.
Щомісячна виписка та сервісний збір
До 3-го числа кожного місяця ваша компанія отримує щомісячну виписку за попередній місяць на адресу електронної пошти, вказану в бізнес-порталі. Щомісячна виписка для режиму «Оплата працівником» структурована наступним чином:
- Вартість поїздок за країнами — загальна вартість поїздок, оплачена працівниками з їхніх власних карток. Ця сума носить лише інформаційний характер — вашій компанії вона не виставляється.
- Відшкодування — будь-які повернення, здійснені за зві тний період, відображені як від'ємні значення.
- Сервісний збір — плата за кожну поїздку, яку Bolt стягує з вашої компанії. Це єдина сума, яку оплачує компанія.
- Оплачено користувачами — підтвердження, що вартість поїздок була покрита співробітниками з їхніх власних карток.
Щомісячна виписка є інформаційним звітом і не є рахунком з ПДВ. Рахунки з ПДВ за кожну поїздку доступні окремо — див. наступний розділ.
Усі виписки можна знайти та завантажити в бізнес-порталі у розділі Платежі → Виписки.
Рахунки за поїздки для бухгалтерії та відшкодування
Кожна корпоративна поїздка генерує окремий рахунок з ПДВ із юридичними даними вашої компанії. Рахунки формуються мовою країни, де відбулася поїздка — це налаштовано системно і не може бути змінено для окремих поїздок.
Ви та ваші співробітники можете отримати рахунки за поїздки такими способами:
- Звіт про поїздки в бізнес-порталі — завантажте CSV або XLSX-файл у розділі Платежі → Виписки. У файлі міститься перелік усіх поїздок із прямими посиланнями на кожен інвойс, а також дані про групу користувачів, політику, причину поїздки та сервісний збір. Це рекомендований спосіб для бухгалтерії.
- Переадресація на електронну пошту — у бізнес-порталі в розділі Налаштування ви можете вказати одну адресу електронної пошти для автоматичного отримання рахунків.
- Безпосередньо користувачу — рахунки автоматично надсилаються на адресу електронної пошти, зареєстровану в профілі Bolt користувача.
Відшкодування та компенсація
Оскільки поїздка оплачується співробітником, будь-яке відшкодування або компенсація за неї повертається на оригінальний спосіб оплати співробітника — не на рахунок компанії.
- Якщо співробітник повідомляє про проблему з поїздкою в застосунку Bolt, команда підтримки Bolt розглядає звернення та повертає кошти безпосередньо на картку працівника.
- Якщо ви, як адміністратор, повідомляєте про проблему через бізнес-портал або електронною поштою, команда підтримки Bolt також здійснює повернення коштів на картку співробітника.
Зверніть увагу: Bolt не має доступу до внутрішньої системи відшкодування витрат вашої компанії. Якщо співробітнику було повернуто кошти, переконайтеся, що ваша фінансова команда враховує це, щоб уникнути подвійного відшкодування за одну й ту саму поїздку.
Повернення до режиму «Оплата компанією»
Якщо вам потрібно перейти з режиму «Оплата працівником» на оплату компанією (або навпаки), зверніться до нас у розділі Підтримка у бізнес-порталі — ми з'єднаємо вас із командою Business Operations.
