Režim zaměstnanecké platby je nastavení služby Bolt for Business, kdy zaměstnanci platí za své pracovní jízdy vlastní osobní nebo firemní platební kartou a náklady si následně nechávají proplatit v rámci interního vyúčtování výdajů. Vaší společnosti je účtován pouze servisní poplatek za jízdu, nikoli samotná cena jízdy. Zároveň si prostřednictvím firemního portálu zachováváte plný přehled, reporting a kontrolu nad pravidly.
Tento článek obsahuje informace o následujících otázkách:
Rozdíl mezi zaměstnaneckou a firemní platbou u firemního účtu
| Firemní platba | Zaměstnanecká platba | |
|---|---|---|
| Kdo platí za jízdu | Společnost, prostřednictvím centralizované platební karty nebo následné fakturace | Každý zaměstnanec vlastní osobní nebo firemní kartou |
| Za co je společnost fakturována | Plná cena jízdy plus servisní poplatek | Pouze servisní poplatek za jízdu |
| Náhrada výdajů zaměstnancům | Není potřeba – společnost platí přímo | Prostřednictvím interního procesu vyúčtování výdajů ve vaší společnosti |
| Reporting na firemním portálu | Kompletní historie jízd, výpisy, exporty, pravidla | Kompletní historie jízd, výpisy, exporty, pravidla |
Režim zaměstnanecké platby je aktuálně dostupný pouze pro odvoz autem a v rámci zprostředkovatelského fakturačního modelu.
Aktivace režimu zaměstnanecké platby pro vaši společnost
Režim zaměstnanecké platby aktivuje náš tým Business Operations. Kontaktujte nás prostřednictvím záložky Podpora na firemním portálu – s příslušným týmem vás propojíme.
Jakmile je u vašeho účtu aktivován režim zaměstnanecké platby:
- Měsíční servisní poplatek za jízdu (spolu s případnými poplatky za Ride Booker nebo kupóny) vaše společnost hradí podle stávajícího fakturačního nastavení – platební kartou nebo na základě následné fakturace.
- U jednoho účtu nelze kombinovat centralizovanou firemní platbu a zaměstnaneckou platbu. Pokud potřebujete oba způsoby, kontaktujte nás prostřednictvím záložky Podpora na firemním portálu – propojíme vás s naším týmem Business Operations.
Jak zaměstnanci nastaví svou platební kartu
Jakmile přidáte nebo pozvete zaměstnance do vašeho účtu Bolt for Business, obdrží e-mail a SMS s odkazem pro nastavení platební karty. Kartu lze také přidat později přímo v aplikaci Bolt na záložce Platba.
Několik důležitých informací:
- Každý zaměstnanec přidává a spravuje svou kartu v aplikaci Bolt – na firemním portálu jsou viditelné pouze poslední 4 číslice a typ karty.
- Pokud je zaměstnanec v režimu zaměstnanecké platby, nem ůžete za něj kartu přidat ani upravit z firemního portálu.
- Zaměstnanci nemohou objednávat firemní jízdy, dokud nepřidají platnou kartu a nezvolí ji jako aktivní způsob platby v aplikaci.
- Aktuálně podporované způsoby platby: osobní a firemní platební karty. Hotovost, Apple Pay, Google Pay a Bolt kredit nejsou v režimu zaměstnanecké platby podporovány.
Měsíční výpis a servisní poplatek
Do 3. dne každého měsíce obdrží vaše společnost měsíční výpis za předchozí měsíc na e-mailovou adresu nastavenou na firemním portálu. Měsíční výpis pro režim zaměstnanecké platby má následující strukturu:
- Náklady na jízdy podle zemí – celkové náklady na jízdy uhrazené přímo zaměstnanci jejich vlastními kartami. Tato částka je pouze informativní – vaší společnosti není účtována.
- Vratky – veškeré vratky vydané v daném období, uvedené jako záporná položka.
- Servisní poplatek – poplatek za jízdu, který Bolt účtuje vaší společnosti. Toto je jediná částka, která je vaší společnosti fakturována.
- Uhrazeno uživateli – potvrzuje, že náklady na jízdy uhradili zaměstnanci vlastními kartami.
Měsíční výpis je informativní přehled, nikoli faktura s DPH. Faktury s DPH za jednotlivé jízdy jsou dostupné samostatně – viz následující část.
Všechny výpisy najdete a stáhnete na firemním portálu v sekci Fakturace → Výpisy.
Faktury za jednotlivé jízdy pro účetnictví a náhrady výdajů
U každé firemní jízdy se generuje individuální faktura s DPH obsahující právní údaje vaší společnosti. Faktury jsou vystavovány v jazyce země, kde jízda proběhla – toto nastavení je záměrné a u jednotlivých jízd jej nelze měnit.
Vy i vaši zaměstnanci máte přístup k fakturám za jednotlivé jízdy následujícími způsoby:
- Přehled jízd z firemního portálu – stáhněte si soubor CSV nebo XLSX v sekci Fakturace → Výpisy. Soubor obsahuje seznam všech jízd s přímými odkazy na faktury za jednotlivé jízdy a podrobnosti, jako je uživatelská skupina, pravidla, důvod jízdy a servisní poplatek. Toto je doporučený zdroj pro účetní účely.
- Přeposílání e-mailů – na firemním portálu v sekci Nastavení můžete zadat jednu e-mailovou adresu, na kterou budou faktury za jednotlivé jízdy zasílány automaticky.
- Přímo cestujícímu – faktury za jednotlivé jízdy jsou automaticky zasílány na e-mailovou adresu registrovanou na účtu Bolt daného cestujícího.
Refundace a kompenzace
Vzhledem k tomu, že jízdu platil zaměstnanec, jakákoli refundace nebo kompenzace probíhá podle původního způsobu platby zaměstnance – nikoli na firemní účet.
- Pokud zaměstnanec nahlásí problém s jízdou v aplikaci Bolt, tým podpory Boltu případ vyřeší přímo a vrátí platbu na kartu zaměstnance.
- Pokud vy jako administrátor nahlásíte problém s jízdou z firemního portálu nebo e-mailem, tým podpory Boltu opět vrátí platbu na původní kartu zaměstnance.
Upozorňujeme, že Bolt nemá přístup k internímu systému proplácení výdajů vaší společnosti. Pokud je zaměstnanci vrácena platba, informujte o tom svůj finanční tým, aby stejná jízda nebyla proplacena dvakrát.
Přechod zpět z režimu zaměstnanecké platby
Pokud chcete z režimu zaměstnanecké platby přejít zpět na standardní firemní platbu (nebo naopak), kontaktujte nás prostřednictvím záložky Podpora na firemním portálu – propojíme vás s naším týmem Business Operations.
