El modo Employee-pay es una configuración de Bolt for Business en la que tus empleados pagan sus viajes de trabajo con su propia tarjeta de pago personal o corporativa y recuperan el coste a través del proceso interno de gastos de tu empresa. Tu empresa solo recibe factura por una tarifa de servicio por viaje, no por el coste del viaje en sí, mientras mantienes visibilidad completa, informes y control de políticas a través del Portal de Business.
Este artículo incluye información sobre lo siguiente:
En qué se diferencia el pago por empleado del pago por empresa en una cuenta de empresa
| Pago por empresa | Pago por empleado | |
|---|---|---|
| Quién paga el viaje | La empresa, a través de una tarjeta centralizada o facturación pospago | Cada empleado, con su tarjeta personal o corporativa |
| Por qué se factura a la empresa | El coste total del viaje más una tarifa de servicio | Solo una tarifa de servicio por viaje |
| Reembolso al empleado | No es necesario: la empresa paga directamente | A través del proceso interno de gastos de tu empresa |
| Informes en el Portal de Business | Historial de viajes completo, extractos, exportaciones, políticas | Historial de viajes completo, extractos, exportaciones, políticas |
El modo de pago por empleado está disponible actualmente solo para viajes bajo demanda en coche y con el modelo de facturación intermediaria.
Cómo activar el modo de pago por empleado para tu empresa
El modo de pago por empleado lo activa nuestro equipo de Operaciones de Business. Ponte en contacto con nosotros a través de la pestaña Soporte del Portal de Business y te conectaremos con el equipo adecuado.
Una vez que el modo de pago por empleado esté activo en tu cuenta:
- La tarifa de servicio mensual por viaje (junto con los cargos de reserva de viajes, Ride Booker, o cupones) se factura a tu empresa según la configuración de facturación existente: tarjeta de crédito o pospago.
- Una misma cuenta no puede combinar usuarios de pago por empresa centralizado y pago por empleado. Si necesitas ambas configuraciones, ponte en contacto con nosotros a través de la pestaña Soporte del Portal de Business y te conectaremos con nuestro equipo de Operaciones de Business.
Cómo configuran la tarjeta los empleados
En cuanto añades o invitas a un empleado a tu cuenta de Bolt for Business, recibe un correo electrónico y un SMS con un enlace para configurar su tarjeta de pago. También puede añadir la tarjeta más adelante directamente en la app de Bolt, en la pestaña Pago.
Algunas cosas que debes saber:
- Cada empleado añade y gestiona su propia tarjeta en la app de Bolt; en el Portal de Business solo se muestran los últimos 4 dígitos y la marca de la tarjeta.
- Si la empresa de un empleado está en modo de pago por empleado, no puedes añadir ni editar su tarjeta en su nombre desde el Portal de Business.
- Los empleados no pueden realizar viajes de negocios hasta que hayan añadido una tarjeta válida y la hayan seleccionado como método de pago activo en la app.
- Métodos de pago admitidos actualmente: tarjetas de pago personales y corporativas. El efectivo, Apple Pay, Google Pay y el saldo de Bolt no son compatibles con el modo de pago por empleado.
Extracto mensual y tarifa de servicio
Antes del día 3 de cada mes, tu empresa recibe un extracto mensual del mes anterior en el correo electrónico que hayas configurado en el Portal de Business. El extracto mensual de pago por empleado tiene la siguiente estructura:
- Costes de viajes por país — costes totales de los viajes pagados directamente por los empleados con sus propias tarjetas. Este importe es solo informativo: no se carga a tu empresa.
- Reembolsos — cualquier reembolso emitido durante el período, que aparece como una línea negativa.
- Tarifa de servicio — la tarifa por viaje que Bolt cobra a tu empresa. Este es el único importe que se factura a tu empresa.
- Pagado por los usuarios — confirma que los costes de los viajes fueron asumidos por los empleados con sus propias tarjetas.
El extracto mensual es un resumen informativo, no una factura con IVA. Las facturas con IVA por viaje están disponibles por separado: consulta la sección siguiente.
Puedes consultar y descargar todos los extractos en el Portal de Business, en Facturación → Extractos.
Facturas por viaje para contabilidad y reembolsos
Cada viaje de negocios genera una factura individual con IVA, con los datos legales de tu empresa. Las facturas se emiten en el idioma del país donde se realizó el viaje; esto es así por diseño y no se puede cambiar por viaje.
Tú y tus empleados podéis acceder a las facturas por viaje de las siguientes maneras:
- Informe de viajes desde el Portal de Business — descarga un archivo CSV o XLSX desde Facturación → Extractos. El archivo lista todos los viajes con enlaces directos a cada factura por viaje, además de información como el grupo de usuario, la política, el motivo del viaje y la tarifa de servicio. Esta es la fuente recomendada para contabilidad.
- Reenvío por correo electrónico — puedes designar un único correo electrónico en el Portal de Business, en Configuración, para recibir las facturas por viaje automáticamente.
- Directamente al pasajero — las facturas por viaje se envían automáticamente al correo electrónico registrado en la cuenta de Bolt del pasajero.
Reembolsos y compensaciones
Como el viaje lo pagó el empleado, cualquier reembolso o compensación por ese viaje se devuelve al método de pago original del empleado, no a la cuenta de la empresa.
- Si un empleado notifica un problema con un viaje en la app de Bolt, el equipo de soporte de Bolt gestiona el caso directamente y reembolsa la tarjeta del empleado.
- Si tú, como administrador, notificas un problema con un viaje desde el Portal de Business o por correo electrónico, el equipo de soporte de Bolt también reembolsa la tarjeta original del empleado.
Ten en cuenta que Bolt no tiene visibilidad sobre el sistema interno de reembolsos de tu empresa. Si se emite un reembolso al empleado, asegúrate de que tu equipo de finanzas esté al tanto para evitar que el mismo viaje se reembolse dos veces.
Volver al modo de pago por empresa
Si quieres cambiar tu empresa del modo de pago por empleado al modo de pago por empresa estándar (o viceversa), ponte en contacto con nosotros a través de la pestaña Soporte del Portal de Business y te conectaremos con nuestro equipo de Operaciones de Business.
