De la couverture des vols d’affaires au paiement des frais de déplacement des employés, la gestion des déplacements professionnels peut vite virer au mal de tête – surtout si vous le faites vous-même.

Des études estiment que des rapports automatisés peuvent coûter jusqu’à 39% moins cher que de les réaliser manuellement. Pas encore convaincu.e à effectuer ce changement ? Jetons un coup d’œil à ce que les rapports d’entreprise peuvent déjà vous coûter en termes de temps, d’argent et de satisfaction des collaborateurs – ce qui est sans doute le coût le plus élevé de tous.

Les frais cachés de la comptabilité d’entreprise

Toute entreprise, qu’elle soit grande ou petite, sait à quel point la tenue des dépenses est chronophage. Pour les débutants, remplir un rapport prend du temps sur la journée de votre équipe comptable, du collaborateur qui dépose ce rapport et du manager qui doit l’approuver. Multipliez cela plusieurs fois, et vous avez devant vous un processus bureaucratique qui ralentit considérablement plusieurs équipes.

Voici une liste des nombreuses raisons pour lesquelles la comptabilité manuelle d’entreprise n’agit pas en votre faveur.

Le coût des rapports (en heures salariées)

Regardons un simple exemple. L’un de vos commerciaux se déplace en ville – à environ 5 kilomètres du bureau – pour un rendez-vous client très important. Le trajet seul peut coûter 3€ au Caire ou encore 55€ à Zurich, mais ce n’est pas la question. Nous sommes ici plus préoccupés par les coûts qui arrivent après le paiement de la facture.

Après une réunion prometteuse, votre commercial remplit sa note de frais et la transmet à son manager avec le reçu. Le manager examinera le reçu et, si tout va bien, le transmettra à la comptabilité. Maintenant, une troisième personne, sinon une quatrième ou une cinquième selon votre hiérarchie comptable, prendra le temps de valider la demande et de produire un rapport de dépenses.

En supposant qu’il n’y ait pas de problèmes ou d’erreurs, votre équipe comptable est enfin prête à rembourser votre collaborateur. Bien que cela puisse ne pas sembler très compliqué, imaginez un département de trente commerciaux ayant six à huit réunions par jour.

Cela fait 4 800 demandes par mois, mais pour des raisons d’objectivité, examinons des données réelles.

Comment les entreprises dépensent 418000€ par an pour la comptabilité des dépenses

Dans un sondage de 2015 réalisé par la Global Business Travel Association, des entreprises ont déclaré avoir une moyenne de 51,000 rapports de notes de frais chaque année. Cela se traduit sur votre rapport annuel par 418000€ de frais de déplacements !

En plus d’ajouter ce chiffre à celui des salaires, il faut également prendre en compte le coût de l’erreur humaine. Le même sondage a révélé qu’une demande sur cinq comportait une erreur rendant le remboursement impossible. Qu’il s’agisse de la perte d’un reçu ou d’une faute de frappe, ces erreurs facilement évitables prennent en moyenne 3 000 heures consacrées à les corriger.

Et ce n’est pas tout ce que cela vous coûtera.

Même les erreurs les plus insignifiantes peuvent signifier un remboursement retardé pour vos collaborateurs, qui paient habituellement leurs frais de leur poche, à moins qu’ils aient un poste leur permettant l’utilisation de la ligne de crédit de l’entreprise.Si nous revenons à notre exemple d’équipe commerciale, seriez-vous heureux si vous deviez attendre des semaines pour obtenir un remboursement de vos déplacements professionnels ? Nous en doutons.

Bolt Business accounting

Bolt Business satisfait la comptabilité, les employés et les investisseurs

Qu’il s’agisse de concentration, d’argent ou de satisfaction des collaborateurs, Bolt Business est là pour sauver votre journée. Dans le monde actuel du numérique, aucune entreprise ne devrait se noyer dans les notes de frais et les processus bureaucratiques. Pourquoi ? Parce que nous avons un logiciel qui le fait pour vous.

Voici comment les utilisateurs de Bolt Business économisent du temps, des efforts et de l’argent sur leur comptabilité d’entreprise.

Définissez des limites personnalisées et des budgets de dépenses

Certaines équipes ont besoin de budgets déplacements plus importants que d’autres. De plus, si nous sommes honnêtes, certains collaborateurs ont gagné plus d’avantages de déplacements que d’autres. C’est pourquoi Bolt Business vous permet d’établir des règles claires concernant les déplacements professionnels rendant impossibles les dépassements de budget.

Non seulement vous pourrez vous détendre, mais vos collaborateurs seront également soulagés de savoir qu’ils n’auront pas besoin de conserver leurs reçus. Toutes les dépenses sont couvertes instantanément, des déplacements vers et depuis le bureau à ceux professionnels. Plus simplement, vous décidez pour quelle raison chaque équipe ou collaborateur peut utiliser, et nous nous occupons du reste.

Dites adieu aux rapports manuels

Votre équipe comptable a mieux à faire que de traquer les employés ou de déchiffrer les reçus. Les utilisateurs de Bolt Business reçoivent un résumé mensuel de leurs déplacements et dépenses, et toute la facturation est réglée sans un seul reçu papier – pensez à tout ce papier économisé.

Vous craignez de partager l’accès à votre ligne de crédit d’entreprise ? Grâce aux limites personnalisées, il est impossible pour les employés de dépasser leur budget de déplacement alloué. Dès qu’ils auront terminé un déplacement, nous leur demanderons de décrire le but de celui-ci et de déduire les frais de leur budget de dépenses. Et oui, les factures sont traitées directement dans l’application.

Bonus : économisez en moyenne 30% versus des moyens de déplacements plus traditionnels

L’un des avantages d’être l’une des plateformes de mobilité à la croissance la plus rapide au monde est que nous pouvons offrir les meilleurs prix sur nos trajets.

En plus de profiter d’une comptabilité sans effort, les utilisateurs de Bolt Business économisent jusqu’à 30%. Si cela ne vous convient pas, peut-être que cette nouvelle raison le fera : avec Bolt, vous faites le choix de la catégorie dans laquelle vos collaborateurs, clients ou encore vous-même pouvez vous déplacer. Le commercial évoqué plus tôt ? Imaginez-le se déplaçant à une réunion important dans une Mercedes au lieu d’une Toyota… L’effet est tout de même meilleur, non ?

Si prévoyez de vous développer, nos rapports automatisés sont un must. Disponible dans plus de 20 pays, Bolt est là pour vous aider à croître, peu importe où vous êtes ou ce que vous faites. En savoir plus sur Bolt Business et gardez un œil sur notre blog pour plus de conseils.

La comptabilité facilitée avec Bolt Business

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