16. pro 2020.
Od troškova letova do putnih troškova zaposlenika, upravljanje putnim troškovima može biti zahtjevno – pogotovo kada to radite sami.
Prema izvješćima, procjena je kako automatsko poslovno izvještavanje može smanjiti trošak obrade putnih naloga za čak 39% u odnosu na ručnu obradu troškova. Nismo vas još uvjerili? Pogledajmo koliki su troškovi poslovnog izvještavanja u pogledu vremena, novca i zadovoljstva zaposlenika – što je vjerojatno najveći trošak od svih.
Svaka tvrtka, velika ili mala, razumije koliko je vremena potrebno za obradu putnih naloga. Priprema naloga, ispunjavanje, odobrenje i obrada naloga, sve to zahtijeva vrijeme vaših zaposlenika. Pomnožite ovo nekoliko puta više i gledate birokratski proces koji dramatično usporava rad nekoliko timova.
Evo pregleda kako ručna obrada putnih naloga oduzima resurse.
Pogledajmo jednostavan primjer. Jedan od vaših prodavača ide na sastanak s velikim klijentom na drugi kraj grada – recimo 3km dalje. Trošak puta može biti od od 20,00 HRK u Kairu do 500,00 HRK u Zurichu. Međutim, nas više brinu troškovi nastali nakon što je račun plaćen.
Nakon, nadamo se, obećavajućeg sastanka, vaš prodavač podnosi nalog i prosljeđuje ga svom nadređenom s računima. Nadređeni će pregledati nalog i odobriti troškove i, ako je sve u redu prosljediti ga u računovodstvo. Sada treća osoba, ako ne i četvrta ili peta ovisno o vašoj računovodstvenoj hijerarhiji, treba odvojiti vremena kako bi se provjerio i obradio putni nalog.
Uz pretpostavku da nema problema ili pogrešaka, vaš računovodstveni tim konačno je spreman isplatiti troškove vašem zaposleniku. Iako možda ne zvuči komplicirano, zamislite odjel od trideset prodavača koji imaju šest do osam sastanaka dnevno.
Time dolazimo do 4.800 zahtjeva mjesečno – ali radi objektivnosti, pogledajmo neke stvarne podatke.
U istraživanju Svjetskog udruženja poslovnih putovanja za 2015. godinu, tvrtke su prijavile u prosjeku 51,000 putnih naloga godišnje. U prijevodu godišnje izvještavanje iznosi oko 380.000 £ samo za putne naloga
Ono što najviše pridonosi toj brojci je upravo trošak ljudske pogreške. U istom istraživanju navodi se kako jedan od pet naloga sadrži neku pogrešku zbog koje je nemoguće završiti obradu naloga. Od gubitka računa do tipfelera, te male pogreške gomilaju u prosjeku 3.000 sati zaposlenika potrebnih za ispravak naloga.
Ali, to nisu svi troškovi.
Čak i najjednostavnije pogreške mogu značiti zakašnjelu isplatu za vaše zaposlenike, koji te troškove obično plaćaju iz vlastitog džepa, osim ako nisu dovoljno visoko rangirani da imaju poslovnu bankovnu karticu. Ako se vratimo na primjer našeg prodajnog tima, biste li bili sretni kad biste morali čekati tjednima na povrat sredstava za sve one poslovne vožnje? Teško.
Bilo da je fokus na novcu ili zadovoljstvu zaposlenika, Bolt Business je ovdje da vam olakša proces. U današnjem digitalnom svijetu, nijedan posao ne bi trebao patiti zbog zagubljenih računa i administrativnih procesa. Razlog je prilično jednostavan – imamo softver koji to radi za vas.
Evo načina kako Bolt Business korisnici štede vrijeme, trud i novac poslovnom računovodstvu.
Neki timovi trebaju veće budžete za putovanja od drugih. Osim toga, neki pojedinci imaju više putnih naloga i troškova od drugih. Zato vam Bolt Business omogućava postaviti jasna pravila/ograničenja za službena putovanja kako se budžeti ne bi prekoračili.
Ne samo da ćete se moći opustiti, nego će vašim zaposlenicima biti lakše znajući da ne moraju brinuti o svakom pojedinačnom računu. Svi troškovi su odmah pokriveni, od putnih troškova do troškova službenih putovanja i sastanaka ovisno o tome koje troškove pokriva vaša tvrtka. Da pojednostavimo, na vama je da odlučite za što će svaki tim ili pojedinac koristi Bolt Business, a mi ćemo se pobrinuti za ostalo.
Vaš računovodstveni tim ima važnijih stvari za učiniti nego “ganjati” zaposlenike da dostave potrebne račune. Bolt Business korisnici dobivaju mjesečni sažetak vožnji i troškova, a sva naplata rješava se bez ijedne potvrde u papirnatom obliku – pomislite samo koliko ste stabala sačuvali.
Brine vas pristup zaposlenika podacima poslovne kartice? Zahvaljujući podesivim ograničenjima, zaposlenicima je nemoguće prekoračiti dodijeljeni budžet. Čim završe vožnju, zatražit ćemo od njih opis svrhe putovanja i oduzeti trošak iz njihovog budžeta. I da – svi računi se bilježe u aplikaciji.
Prednost toga što smo jedna od najbrže rastućih transportnih platformi na svijetu je ta da možemo ponuditi najbolje uvjete vožnje.
Osim što ne moraju brinuti o administrativnim procesima, korisnici Bolt Business aplikacije uštede do 30% na taksi vožnjama. Ako to nije dovoljan benefit, možda mogućnost lagodnijeg i sigurnijeg putovanja s određenom dozom luksuza može biti dodatni benefit. Vratimo se na ranije spomenutog prodavača. Zamislite da dođe na važan sastanak u Mercedesu umjesto u Toyoti.
Ako planirate uštedu na procesima obrade putnih troškova, automatsko izvještavanje je obavezno. Kako smo dostupni u više od 20 zemalja, pomažemo vam u razvoju jednostavnijeg putovanja bez obzira što radite i čime se bavite. Saznajte više o Bolt Business aplikaciji i pratite naš blog za više savjeta.
