Режим самостоятельной оплаты для сотрудников — это настройка Bolt for Business, при которой пользователи оплачивают деловые поездки своей личной или корпоративной картой, а затем компенсируют расходы через внутренний процесс авансовых отчётов компании. Вашей компании выставляется счёт только за сервисный сбор за каждую поездку, но не за саму поездку. При этом вы по-прежнему контролируете отчётность и управляете доступом к услугам через бизнес-портал.
В этой статье рассматриваются следующие темы:
Отличие функций самостоятельной оплаты от корпоративной оплаты для бизнес-аккаунта
| Корпоративная оплата | Самостоятельная оплата сотрудником | |
|---|---|---|
| Кто оплачивает поездку | Компания — с помощью единой корпоративной карты или по постоплатному счёту | Каждый сотрудник самостоятельно — со своей личной или корпоративной карты |
| За что компании выставляется счёт | Полная стоимость поездки плюс сервисный сбор | Только сервисный сбор за каждую поездку |
| Возмещение расходов сотрудникам | Не требуется — компания платит напрямую | Через внутренний процесс возмещения расходов в компании |
| Отчётность в бизнес-портале | Полная история поездок, отчёты, экспорт, управление политиками доступа | Полная история поездок, отчёты, экспорт, управление политиками доступа |
Режим самостоятельной оплаты сейчас доступен только для заказа поездок и работает в рамках посреднической модели выставления счетов.
Как подключить самостоятельную оплату для сотрудников вашей компании
Право оплаты услуг сотрудниками активирует наша команда по работе с корпоративными клиентами. Свяжитесь с нами во вкладке Поддержка на бизнес-портале, и мы свяжем вас с нужными специалистами.
После активации оплаты услуг сотрудниками для вашего аккаунта:
- Ежемесячный сервисный сбор за каждую поездку (а также платежи за сервис Ride Booker или купоны) списывается со счета компании согласно вашим текущим настройкам — с кредитной карты или по выставленному счёту.
- В одном аккаунте нельзя совмещать централизованный режим корпоративной оплаты и самостоятельную оплату каждым сотрудником. Если вам требуются два варианта оплаты, свяжитесь с нами во вкладке Поддержка на бизнес-портале, и наша команда по работе с корпоративными клиентами поможет вам с настройками.
Как сотрудники привязывают карту
Как только вы добавляете сотрудника в аккаунт Bolt for Business или отправляете ему приглашение, он получает электронное письмо и SMS со ссылкой для подключения платёжной карты. Карту также можно добавить позже прямо в приложении Bolt во вкладке Оплата.
О чём важно помнить:
- Каждый сотрудник самостоятельно добавляет свою карту и управляет ей в приложении Bolt — на бизнес-портале отображаются только последние 4 цифры и платёжная система.
- Если компания настроила самостоятельную оплату услуг сотрудниками, добавить или изменить карту сотрудника от его имени через бизнес-портал невозможно.
- Сотрудники не смогут заказывать деловые поездки, пока не привяжут действующую карту и не выберут её в качестве активного способа оплаты в приложении.
- Поддерживаемые способы оплаты: личные и корпоративные банковские карты. Наличные, Apple Pay, Google Pay и Bolt-баланс в режиме самостоятельной оплаты не поддерживаются.
Ежемесячный отчёт и сервисный сбор
До 3-го числа каждого месяца компания получает ежемесячный отчёт за предыдущий месяц на адрес электронной почты, указанный в бизнес-портале. Ежемесячный отчёт при самостоятельной оплате услуг сотрудниками включает следующие разделы:
- Стоимость поездок по странам — общая сумма поездок, оплаченных сотрудниками напрямую со своих карт. Эта сумма носит исключительно информационный характер и не оплачивается компанией.
- Возвраты — все возвраты за указанный период отображаются отдельной строкой со знаком минус.
- Сервисный сбор — плата за каждую поездку, которую Bolt списывает со счета вашей компании. Это единственная сумма, которую оплачивает ваша компания.
- Оплачено пользователями — подтверждение того, что стоимость поездок была покрыта сотрудниками с их личных карт.
Ежемесячный отчёт — это информационная сводка, а не счёт-фактура с НДС. Счета-фактуры по каждой поездке доступны отдельно (подробнее в следующем разделе).
Все отчёты можно найти и скачать в бизнес-портале в разделе Оплата → Отчёты.
Счета-фактуры по поездкам для бухгалтерии и возмещения расходов
По каждой деловой поездке формируется отдельный счёт-фактура с НДС, содержащий юридические реквизиты вашей компании. Счета-фактуры выставляются на языке страны, в которой была совершена поездка — это автоматическая настройка системы, её нельзя изменить для конкретной поездки.
Вы и ваши сотрудники можете получать счета-фактуры по поездкам следующими способами:
- Отчёт о поездках из бизнес-портала — скачайте файл CSV или XLSX в разделе Оплата → Отчёты. В файле содержится список всех поездок с прямыми ссылками на счета-фактуры по каждой из них, а также подробности: группа пользователей, применённая политика, цель поездки и сервисный сбор. Это рекомендуемый источник данных для вашей бухгалтерии.
- Переадресация на электронную почту — укажите один адрес электронной почты в бизнес-портале в разделе Настройки, и счета-фактуры по каждой поездке будут поступать туда автоматически.
- Напрямую пользователю — счета-фактуры по каждой поездке автоматически отправляются на адрес электронной почты, привязанный к аккаунту Bolt пользователя.
Возвраты и компенсации
Поскольку поездку оплачивал сотрудник, любой возврат или компенсация за неё возвращаются на исходный способ оплаты сотрудника — не на счёт компании.
- Если сотрудник сообщает о проблеме с поездкой в приложении Bolt, служба поддержки Bolt разбирает ситуацию напрямую и возвращает средства на карту сотрудника.
- Если вы как администратор сообщаете о проблеме с поездкой через бизнес-портал или по электронной почте, служба поддержки Bolt точно так же вернёт средства на исходную карту сотрудника.
Обратите внимание: у Bolt нет доступа к внутренней системе возмещения расходов вашей компании. Если сотруднику оформлен возврат, предупредите ваш финансовый отдел, чтобы одна и та же поездка не была возмещена сотруднику дважды.
Как отключить самостоятельную оплату услуг сотрудниками
Если вы хотите снова перейти с оплаты поездок сотрудниками на стандартную корпоративную оплату для бизнес-аккаунта (или наоборот), свяжитесь с нами во вкладке Поддержка на бизнес-портале, и мы передадим ваш запрос команде по работе с корпоративными клиентами.
