Režim platby zamestnancov je nastavenie služby Bolt for Business, v ktorom vaši zamestnanci hradia pracovné jazdy pomocou vlastnej osobnej alebo firemnej platobnej karty a náklady následne uplatňujú prostredníctvom interného procesu vyúčtovania vo vašej spoločnosti. Spoločnosti sa fakturuje iba servisný poplatok za jazdu, nie samotná cena jazdy. Zároveň si zachováte plnú kontrolu nad prehľadmi, reportovaním a pravidlami prostredníctvom firemného portálu.
Tento článok obsahuje informácie o:
Rozdieloch medzi režimom platby zamestnancov a režimom platby spoločnosťou
| Platba spoločnosťou | Platba zamestnancami | |
|---|---|---|
| Kto hradí jazdu | Spoločnosť prostredníctvom centralizovanej platobnej karty alebo mesačného vyúčtovania | Každý zamestnanec súkromnou alebo firemnou kartou |
| Za čo sa spoločnosti vystavuje faktúra | Celkové náklady na jazdu vrátane servisného poplatku | Iba servisný poplatok za jazdu |
| Preplácanie výdavkov zamestnancom | Nie je potrebné – spoločnosť platí priamo | Prostredníctvom interného procesu vyúčtovania výdavkov spoločnosti |
| Reportovanie vo firemnom portáli | Kompletná história jázd, výpisy, exporty, pravidlá | Kompletná história jázd, výpisy, exporty, pravidlá |
Režim platby zamestnancov je aktuálne dostupný iba pre službu odvozu autom (ride-hailing) v rámci modelu sprostredkovaného vyúčtovania.
Aktivácia režimu platby zamestnancov pre vašu spoločnosť
Režim platby zamestnancov aktivuje náš tím Business Operations. Kontaktujte nás prostredníctvom záložky Podpora vo firemnom ovládacom paneli a prepojíme vás s príslušným tímom.
Po aktivácii režimu platby zamestnancov pre váš účet:
- Mesačný servisný poplatok za každú jazdu (spolu s prípadnými poplatkami za službu Ride Booker alebo za kupón) sa fakturuje vašej spoločnosti podľa aktuálneho nastavenia fakturácie – platobná karta alebo mesačné vyúčtovanie.
- Na jednom účte nemožno kombinovať používateľov v režime platby spoločnosťou a v režime platby zamestnancov. Ak potrebujete obe nastavenia súčasne, kontaktujte nás prostredníctvom záložky Podpora vo Firemnom portáli a prepojíme vás s tímom Business Operations.
Nastavenie platobnej karty zamestnancom
Po pridaní alebo pozvaní zamestnanca do firemného účtu Bolt for Business tento zamestnanec dostane e-mail a SMS s odkazom na nastavenie platobnej karty. Kartu je možné pridať aj neskôr priamo v aplikácii Bolt v časti Platba.
Dôležité informácie:
- Každý zamestnanec si spravuje vlastnú kartu priamo v aplikácii Bolt – vo firemnom portáli sú viditeľné len posledné 4 číslice a značka karty.
- V prípade režimu platby zamestnancov nemôžete pridávať alebo upravovať údaje karty zamestnancov za nich prostredníctvom firemného portálu.
- Zamestnancom sú firemné jazdy sprístupnené až po pridaní platnej karty a zvolení ako aktívneho spôsobu platby v aplikácii.
- Aktuálne podporované spôsoby platby: súkromné a firemné platobné karty. Hotovosť, Apple Pay, Google Pay ani Bolt Balance nie sú v rámci režimu platby zamestnancov podporované.
Mesačný výpis a servisný poplatok
Do 3. dňa v mesiaci dostane vaša spoločnosť mesačný výpis za predchádzajúci mesiac na e-mail zadaný vo firemnom portáli. Mesačný výpis v režime platby zamestnancov obsahuje:
- Náklady na jazdy podľa krajiny – celková suma, ktorú zamestnanci uhradili vlastnými kartami. Táto suma je iba informatívna – spoločnosti sa neúčtuje.
- Vrátené platby – všetky refundácie poskytnuté v danom období, uvedené ako záporná položka.
- Servisný poplatok – poplatok za jazdu, ktorý Bolt účtuje vašej spoločnosti. Toto je jediná suma, ktorá sa vašej spoločnosti fakturuje.
- Platby používateľov – potvrdzuje, že náklady na jazdy uhradili zamestnanci vlastnými súkromnými kartami.
Mesačný výpis slúži výlučne na informatívne účely a nenahrádza faktúru s DPH. Faktúry s DPH za jednotlivé jazdy sú dostupné osobitne – podrobnosti nájdete v nasledujúcej časti.
Všetky výpisy sú dostupné na stiahnutie vo Firemnom portáli v časti Fakturácia → Výpisy.
Faktúry za jednotlivé jazdy pre účtovníctvo a vyúčtovanie výdavkov
Každá firemná jazda generuje samostatnú faktúru s DPH, ktorá obsahuje identifikačné údaje vašej spoločnosti. Faktúry sa vystavujú v jazyku krajiny, v ktorej jazda prebehla – toto je štandardné nastavenie a nemožno ho meniť po jednotlivých jazdách.
Vy a vaši zamestnanci môžete získať faktúry za jednotlivé jazdy nasledovne:
- Prehľad jázd z firemného portálu – stiahnuť prehľad vo formáte CSV alebo XLSX z časti Fakturácia → Výpisy. Súbor obsahuje zoznam všetkých jázd vrátane priamych odkazov na jednotlivé faktúry, doplnený o informácie o skupine používateľov, pravidlách, dôvode cesty a servisnom poplatku. Na potreby účtovníctva odporúčame využívať práve tento zdroj.
- Presmerovanie e-mailov – vo firemnom portáli v časti Nastavenia môžete nastaviť e-mailovú adresu, na ktorú sa budú automaticky zasielať faktúry za jednotlivé jazdy.
- Priamo cestujúcemu – faktúry za jednotlivé jazdy sa automaticky posielajú na e-mailovú adresu zaregistrovanú v účte Bolt cestujúceho.
Vrátenia platieb a kompenzácie
Keďže jazdu zaplatil zamestnanec, akékoľvek vrátenie platby alebo kompenzácia za danú jazdu sa uskutoční rovnakým spôsobom, akým sa uskutočnila pôvodná platba – teda na pôvodný spôsob platby zamestnanca, nie na účet spoločnosti.
- Ak zamestnanec nahlási problém s jazdou prostredníctvom aplikácie Bolt, prípad spracuje priamo náš tím podpory a refundáciu zašle na kartu zamestnanca.
- Ak problém s jazdou nahlásite vy ako správca prostredníctvom firemného portálu alebo e-mailom, tím podpory rovnako vráti sumu na pôvodnú kartu zamestnanca.
Upozorňujeme, že Bolt nemá prehľad o internom systéme vyúčtovania výdavkov vo vašej spoločnosti. Ak je zamestnancovi vydaná refundácia, uistite sa, že o tom vie vaše finančné oddelenie, aby nebola tá istá jazda preplatená dvakrát.
Prechod späť z režimu platby zamestnancov
Ak chcete zmeniť nastavenie vašej spoločnosti z režimu platby zamestnancov späť na štandardný firemný účet s platbou spoločnosti (alebo naopak), kontaktujte nás prostredníctvom záložky Podpora vo firemnom portáli a prepojíme vás s naším tímom Business Operations.
