ბუღალტრული რჩევები: როგორ ავირიდოთ თაღლითობა ხარჯებზე

Association of Certified Fraud Examiners (ACFE)-ის მიერ ჩატარებულმა ბოლო კვლევამ აჩვენა, რომ 125 ქვეყანაში დარეპორტებული 2,690 შემთხვევის საერთო ღირებულებამ 7 მილიარდ დოლარს გადააჭარბა, ხოლო საშუალო ზარალი $130,000 დოლარს შეადგენს ცალკეულ შემთხვევაზე. ალბათ ფიქრობთ, რომ თაღლითური შემთხვევები უმეტესწილად მსხვილ კომპანიებში დაფიქსირდა, მაგრამ AFCE-მ დაადგინა, რომ მცირე კომპანიებმა, 100-მდე დასაქმებულით, თითქმის ორჯერ მეტი დანაკარგი განიცადეს, საშუალო ზარალით $200,000 დოლარამდე. 

ხარჯების გაყალბება მუდმივი პრობლემაა, რომელსაც რთულად მოეძებნება კონკრეტული გადაწყვეტა. თუმცა უყურადღებოდ დატოვებამ, შესაძლოა, შეარყიოს ბიზნესის საყრდენი ღერძი, გაზარდოს არაკეთილსინდისიერი დამოკიდებულება და უსაფუძვლო თვითკმაყოფილების შეგრძნება (იხილეთ ენრონის სკანდალი) 

ფინანსების ფუჭად ხარჯვის პრობლემის აღმოფხვრაზე მუშაობისას, პასუხისმგებლობისა და ანგარიშვალდებულების კულტურის გასაზრდედლად, არსებობს რამდენიმე საუკეთესო პრაქტიკა, რომელთა გამოყენება გამართლებულია ხარჯებთან დაკავშირებული თაღლითობის თავიდან ასაცილებლად.

გამჭვირვალე პოლიტიკის შემოღება

როდესაც წესები მკაფიოდ არის განსაზღვრული, პატიოსნებისა და მთლიანობის კულტურის შენების პროცესში ცალკეული პირები რთულად თუ შეძლებენ სისტემის გულგრილად გამოყენებას სათავისოდ. ბევრად უფრო მარტივია, ითამაშო წინასწარ განსაზღვრული წესებით, როცა ეს წესები ყველასთვის ნაცნობი და ხელმისაწვდომია.  

ნებისმიერი ბიუჯეტი, რომელშიც გაწერილია ძვირადღირებული ავია–ბილეთებისა თუ სასტუმროს ნომრების დაჯავშნა, შესაძლოა, გახდეს თაღლითობის მსხვერპლი. როდესაც საქმე კომპანიის ხარჯებს ეხება, უმჯობესია, წინასწარ იყოს გაწერილი ბიზნეს მოგზაურობის მკაცრი პოლიტიკა – ძირითადი ჩარჩოები, რომელთა ფარგლებში განისაზღვრება თანამშრომლების მივლინებების, საცხოვრებლებისა თუ სხვა დანახარჯების ლიმიტები. 

Expedia-ს მოგზაურობასთან დაკავშრებული ტრენდების კვლევის მიხედვით ბიზნესის სექტორის მხოლოდ 60%-ს აქვს მოგზაურობასთან დაკავშირებული პოლიტიკა.თუ თქვენი კომპანია დარჩენილ 40%-ს მიეკუთვნება ჯერ კიდევ განუსაზღვრელი წესდებით, მშვენიერი მომენტია ხარჯებზე კონტროლის დასაბრუნებლად მკაფიო და გამჭვირვალე პოლიტიკის შემუშავებით. აი, რაზე უნდა გაამახვილოთ ყურადღება:

1. დაადგინეთ კომპანიის მიერ ხარჯების დადასტურების პროცესი;
   
2. განსაზღვრეთ ჯავშნებისა და შეკვეთების წესი;
   
3. დააწესეთ ხარჯების მკაფიო ლიმიტები;
   
4. დარწმუნდით, რომ პოლიტიკა მიმაგრებულია სწორ მფლობელზე.
   

სანამ ოფიციალურად დაადგენთ ბიზნეს მოგზაურობის შესახებ პოლიტიკას, დარწმუნდით, რომ საკმარისი დრო დაუთმეთ თანამშრომლებში საკითხთან დაკავშირებით ცნობიერების ამაღლებას და ასევე უპასუხეთ მათ შეკითხვებსა თუ შეშფოთებას, ასეთის არსებობის შემთხვევაში.

თავისუფლება გონივრული ლიმიტებით

განსაზღვრული სტრუქტურა და წესები კარგია, თუმცა ზომიერად. თუ თანამშრომლები იგრძნობენ, რომ მათ, როგორც კრიმინალებს, ისე ექცევიან, აუცილებლად გამოხატავენ უკმაყოფილებას. 

მკაცრი ლიმიტების დასადგენად და ამავდროულად თანამშრომლების მიმართ ნდობის გამოსახატავად, საუკეთესო გზაა ლიმიტების დაწესება ხარჯებზე – მაგალითად: ყოველთვიური გადაადგილების ბიუჯეტი შეადგენდეს 50 ლარს. 

ისეთი პლატფორმა, როგორიცაა Bolt Business, ეფექტური გზაა თანამშრომლებისთვის სპეციფიკური ბიუჯეტების, ლიმიტების შესაქმნელად – მენეჯერები აწესებენ საქმიანი მოგზაურობის ან მგზავრობის ბიუჯეტს, რომელიც სრულად განიკარგება ცალკეული თანამშრომლის მიერ. ამავდროულად, ხარჯების ყველა ანგარიში და ქვითარი ავტომატურად გადაეცემა კომპანიის ფინანსურ განყოფილებას, ზედმეტი ქაღალდის, ფუჭად დახარჯული დროისა და თანხის გარეშე.

გამოიყენეთ ტექნოლოგია ხარჯების უკეთ მართვაში

ქუიზი! რომელი ჟრეღს გადაწყვეტის უკეთეს გზად?

გადაწყვეტილება A

• დახარჯეთ ბევრი დრო თქვენი თანამშრომლის დევნაზე ხარჯების ფორმის შესავსებად;
  
• დაეხმარეთ მათ, იპოვონ ყველა საჭირო ქვითარი და ინვოისი;
  
• დაუთმეთ დრო ხარჯების კომპანიის წესდებასთან შესაბამისობის დადგენას;
  

გადაეცით შეგროვებული დოკუმენტაცია ფინანსურ ჯგუფს, რათა თავიდან გაიარონ იგივე პროცესი აწ უკვე გაცვეთილ ქვითრებზე.

გადაწყვეტილება B

არ დაკარგოთ დრო ზემოთ აღნიშნულის გამო, რადგან გადაადგილებასთან დაკავშირებული ინვოისები, ანგარიშგება და რეპორტინგი ერთად არის თავმოყრილი 100%-ით ციფრულ პლატფორმაზე

თქვენს თანამშრომლებს არ სჭირდებათ ქვითრების შეგროვებაზე ღელვა. თუ ისინი სამსახურებრივი მიზნით გადაადგილდებიან, ღირებულება მათი ბიუჯეტიდან ჩამოიჭრება, ხოლო ელ. ქვითარი ავტომატურად გადაეგზავნება თქვენს ფინანსურ დეპარტამენტს. 

კარგი გადაწყვეტაა, არა? ქაღალდის ქვითრების ხელით დამუშავების ნაცვლად (რაც თავის მხრივ ზრდის თაღლითობის ალბათობას), თანამედროვე ტექნოლოგიური მიდგომები შეიძლება გახდეს თქვენი ბიზნესის განუყოფელი ნაწილი, ვინაიდან ისი არა მარტო ამცირებენ დატვირთვას, არამედ ფაქტობრივად უქრობენ ინდივიდებს “სისტემით მანიპულირების” შესაძლებლობას.

პერსპექტივა ანგარიშგებით

არავინ არის დაზღვეული დეტალების გამოპარვისგან. ხანდახან საჭიროა განსხვავებული პერსპექტივა, ან თუნდაც ჰოლისტიკური მიმოხილვა, სიტუაციის სრულად გასაგებად.

სწორედ ამაში გვეხმარება რეგულარული ბუღალტრული რეპორტები, რომ ვებრძოლოთ შიდა ხარჯობრივ თაღლითოებებს. ანგარიშგებამ შეიძლება, წარმოაჩინოს, თუ სად არის გახარჯვის უჩვეულო დონეები, რაც თავის მხრივ შეიძლება, არ გამოჩნდეს ყოველდღიური ოპერაციების შესრულებისას.

Bolt Business ანგარიშის მფლობელები ყოველთვიურად იღებენ ავტომატიზებულ ინვოისებსა და მიღებული მომსახურების შეჯამებას პირდაპირ ელ. ფოსტის მისამართზე, რაც აადვილებს მათთვის კომპანიის ხარჯების ანალიზს.

ეს განსაკუთრებით მნიშვნელოვანია იმ შემთხვევაში, თუ უფრო დიდ მასშტაბებზე გეგმავთ გასვლას, ვინაიდან, საბედნიეროდ Bolt ხელმისაწვდომია 40-ზე მეტ ქვეყანაში, თქვენი ბიზნესის მხარდასაჭერად.

დაზოგეთ მგზავრობებზე და გაამარტივეთ თქვენი გუნდის მოგზაურობის ხარჯების მონიტორინგი Bolt Business-თან ერთად

მგზავრობის საფასურის დაზოგვის გარდა, გუნდის ანგარიშის ინტუიციური პლატფორმა ათავსებს თქვენი კომპანიის მოგზაურობის ყველა ხარჯს ერთ ადვილად გამოსაყენებელ პლატფორმაზე. Bolt Business  ანგარიშის შესახებ, თუ როგორ შეგვიძლია დავეხმაროთ თქვენს კომპანიას შეამციროს სამგზავრო ხარჯები და გახადოს მოგზაურობის ხარჯების მენეჯმენტი კომფორტული!