Employee-pay -modus er et Bolt for Business-oppsett der de ansatte betaler for jobbturene sine med sitt eget private eller bedriftens betalingskort og krever kostnaden tilbake gjennom bedriftens interne utgiftsprosess. Bedriften din faktureres kun for et tjenestegebyr per tur, ikke for selve turkostnaden. Du beholder full oversikt, rapportering og policykontroll gjennom Bedriftsportalen.
Denne artikkelen omfatter informasjon om følgende:
Forskjellen mellom ansattbetalte og selskapsbetalte bedriftskontoer
| Bedriftsbetaling | Ansattbetaling | |
|---|---|---|
| Hvem betaler for turen | Bedriften, gjennom et sentralisert kort eller etterskuddsvis fakturering | Hver ansatt, med eget personlig eller bedriftskort |
| Hva bedriften faktureres for | Den totale turkostnaden pluss et tjenestegebyr | Kun et tjenestegebyr per tur |
| Utgiftsrefusjon for ansatte | Ikke nødvendig – bedriften betaler direkte | Gjennom bedriftens interne utgiftsprosess |
| Rapportering i Bedriftsportalen | Full turhistorikk, oppgaver, eksporter, policyer | Full turhistorikk, oppgaver, eksporter, policyer |
Ansattbetalingsmodus er for øyeblikket kun tilgjengelig for samkjøring og på den mellomleddsbaserte faktureringsmodellen.
Slik aktiverer du ansattbetalingsmodus for bedriften din
Ansattbetalingsmodus aktiveres av Business Operations-teamet vårt. Ta kontakt med oss gjennom fanen Brukerstøtte i Bedriftsportalen, så kobler vi deg med riktig team.
Når ansattbetalingsmodus er aktivt for brukerkontoen din:
- Det månedlige tjenestegebyret per tur (samt eventuelle belastninger fra Turbestiller eller kuponger) faktureres bedriften din i henhold til eksisterende faktureringsoppsett – kredittkort eller etterskuddsbetaling.
- En enkelt brukerkonto kan ikke blande sentralisert bedriftsbetaling og ansattbetaling for brukere. Hvis du trenger begge oppsettene, kan du ta kontakt med oss gjennom fanen Brukerstøtte i Bedriftsportalen, så kobler vi deg med Business Operations-teamet vårt.
Slik legger ansatte til kortet sitt
Når du legger til eller inviterer en ansatt til Bolt for Business-brukerkontoen din, mottar vedkommende en e-post og en SMS med en lenke for å sette opp betalingskortet sitt. De kan også legge til kortet senere direkte i Bolt-appen under fanen Betaling.
Noen ting du bør vite:
- Hver ansatt legger til og administrerer sitt eget kort i Bolt-appen – kun de siste 4 sifrene og kortmerket er synlige i Bedriftsportalen.
- Hvis den ansattes bedrift bruker ansattbetaling, kan du ikke legge til eller redigere kortet deres på deres vegne fra Bedriftsportalen.
- Ansatte er blokkert fra å bestille bedriftsturer til de har lagt til et gyldig kort og valgt det som aktiv betalingsmetode i appen.
- Betalingsmetoder som støttes i dag: personlige betalingskort og bedriftsbetalingskort. Kontanter, Apple Pay, Google Pay og Bolt-saldo støttes ikke for ansattbetaling.
Månedsoppgave og tjenestegebyr
Innen den 3. i hver måned mottar bedriften din en månedsoppgave for forrige måned på e-postadressen du har angitt i Bedriftsportalen. Månedsoppgaven for ansattbetaling er strukturert slik:
- Turkostnader per land – totale turkostnader betalt direkte av ansatte med egne kort. Dette beløpet er kun til informasjon – det belastes ikke bedriften din.
- Tilbakebetalinger – eventuelle tilbakebetalinger utstedt i perioden, vist som en negativ linje.
- Tjenestegebyr – gebyret per tur som Bolt belaster bedriften din. Dette er det eneste beløpet bedriften din faktureres for.
- Betalt av brukere – bekrefter at turkostnadene ble dekket av ansatte med egne kort.
Månedsoppgaven er et informativt sammendrag, ikke en mva.-faktura. Mva.-fakturaer per tur er tilgjengelige separat – se neste avsnitt.
Du kan finne og laste ned alle oppgaver i Bedriftsportalen under Fakturering → Oppgaver.
Fakturaer per tur for regnskap og utgiftsrefusjon
Hver Bedriftstur genererer en individuell mva.-faktura med bedriftens juridiske opplysninger. Fakturaer utstedes på språket i landet der turen fant sted – dette er standard og kan ikke endres per tur.
Du og dine ansatte kan få tilgang til fakturaer per tur på følgende måter:
- Turrapport fra Bedriftsportalen – last ned en CSV- eller XLSX-fil fra Fakturering → Oppgaver. Filen viser alle turer med direkte lenker til hver enkelt turfaktura, samt opplysninger som brukergruppe, policy, turgrunn og tjenestegebyr. Dette er den anbefalte kilden for regnskapsformål.
- Videresending av e-post – du kan angi én e-postadresse i Bedriftsportalen under Innstillinger for å motta fakturaer per tur automatisk.
- Direkte til brukeren – fakturaer per tur sendes automatisk til e-postadressen som er registrert på brukerens Bolt-brukerkonto.
Tilbakebetalinger og kompensasjon
Siden turen ble betalt av den ansatte, går eventuell tilbakebetaling eller kompensasjon for den turen tilbake til den ansattes opprinnelige betalingsmetode – ikke til bedriftskontoen.
- Hvis en ansatt melder fra om et turproblem i Bolt-appen, håndterer Bolts brukerstøtte-team saken direkte og tilbakebetaler til den ansattes kort.
- Hvis du, som administrator, melder fra om et turproblem fra Bedriftsportalen eller på e-post, tilbakebetaler Bolts brukerstøtte-team igjen til den ansattes opprinnelige kort.
Merk at Bolt ikke har innsyn i bedriftens interne utgiftsrefusjonssystem. Hvis en tilbakebetaling er utstedt til den ansatte, sørg for at økonomiavdelingen er klar over dette, slik at den samme turen ikke refunderes to ganger.
Bytte tilbake fra ansattbetaling
Hvis du ønsker å flytte bedriften din fra ansattbetaling tilbake til en standard brukerkonto for bedriftsbetaling (eller omvendt), kan du ta kontakt med oss gjennom fanen Brukerstøtte i Bedriftsportalen, så kobler vi deg med Business Operations-teamet vårt.
