Tryb płatności pracowniczych to ustawienie Bolt for Business, w którym pracownicy płacą za przejazdy służbowe własną kartą płatniczą – prywatną lub firmową – i rozliczają koszty w ramach wewnętrznego procesu wydatkowego firmy. Firma otrzymuje faktury wyłącznie za opłatę serwisową za przejazd, a nie za sam koszt przejazdu – przy zachowaniu pełnej widoczności, raportowania i kontroli polityk przez Portal dla firm.
Ten artykuł zawiera informacje na następujące tematy:
Czym płatności pracownicze różnią się od płatności firmowych na koncie biznesowym
| Płatność firmowa | Płatność pracownicza | |
|---|---|---|
| Kto płaci za przejazd | Firma, przez scentralizowaną kartę lub fakturowanie odroczone | Każdy pracownik, własną kartą osobistą lub firmową |
| Za co firma otrzymuje fakturę | Pełny koszt przejazdu plus opłata serwisowa | Wyłącznie opłata serwisowa za przejazd |
| Zwrot kosztów pracownikom | Niepotrzebny – firma płaci bezpośrednio | Przez wewnętrzny proces rozliczenia wydatków firmy |
| Raportowanie w Portalu dla firm | Pełna historia przejazdów, wyciągi, wyeksportowane dane, polityki | Pełna historia przejazdów, wyciągi, wyeksportowane dane, polityki |
Tryb płatności pracowniczych jest obecnie dostępny wyłącznie dla przejazdów na aplikację i w ramach pośredniego modelu rozliczeniowego.
Aktywacja trybu płatności pracowniczych dla Twojej firmy
Tryb płatności pracowniczych jest aktywowany przez nasz zespół ds. operacji biznesowych. Skontaktuj się z nami przez zakładkę Pomoc w Portalu dla firm. Przekażemy Twoją sprawę odpowiedniemu zespołowi.
Po aktywacji trybu płatności pracowniczych na Twoim koncie:
- Miesięczna opłata serwisowa za przejazd (wraz z ewentualnymi opłatami za Ride Booker lub kupony) jest naliczana Twojej firmie zgodnie z istniejącą konfiguracją rozliczeniową – na kartę kredytową lub w ramach fakturowania odroczonego.
- Nie można łączyć scentralizowanych płatności firmowych i płatności pracowniczych na jednym koncie. Jeśli potrzebujesz obu konfiguracji, skontaktuj się z nami przez zakładkę Wsparcie w Portalu dla firm. Przekażemy Twoją sprawę zespołowi ds. operacji biznesowych.
Konfiguracja karty przez pracowników
W chwili dodania lub zaproszenia pracowników do konta Bolt for Business otrzymują oni e-mail i SMS z linkiem do skonfigurowania karty płatniczej. Kartę można też dodać później bezpośrednio w aplikacji Bolt, w zakładce Płatności.
Kilka ważnych informacji:
- Każdy pracownik dodaje własną kartę i zarządza nią w aplikacji Bolt – w Portalu dla firm widoczne są wyłącznie ostatnie 4 cyfry i marka karty.
- Jeśli firma pracownika korzysta z trybu płatności pracowniczych, nie możesz dodawać ani edytować karty w jego imieniu w Portalu dla firm.
- Pracownicy nie mogą zamawiać przejazdów biznesowych, dopóki nie dodadzą ważnej karty i nie wybiorą jej jako aktywnej metody płatności w aplikacji.
- Obsługiwane metody płatności: osobiste i firmowe karty płatnicze. Gotówka, Apple Pay, Google Pay i Saldo Bolt nie są obsługiwane w trybie płatności pracowniczych.
Wyciąg miesięczny i opłata serwisowa
Do 3. dnia każdego miesiąca firma otrzymuje wyciąg miesięczny za poprzedni miesiąc na adres e-mail podany w Portalu dla firm. Wyciąg miesięczny w trybie płatności pracowniczych ma następującą strukturę:
- Koszty przejazdów według kraju – łączne koszty przejazdów opłacone bezpośrednio przez pracowników własnymi kartami. Ta kwota ma charakter wyłącznie informacyjny – nie jest naliczana firmie.
- Zwroty – wszelkie zwroty wystawione w danym okresie, widoczne jako pozycja ujemna.
- Opłata serwisowa – opłata za przejazd naliczana przez Bolt Twojej firmie. To jedyna kwota, jaką firma jest obciążana.
- Opłacone przez użytkowników – potwierdza, że koszty przejazdów zostały pokryte przez pracowników za pomocą ich własnych kart.
Wyciąg miesięczny to zestawienie informacyjne, a nie faktura VAT. Faktury VAT za poszczególne przejazdy są dostępne oddzielnie – szczegóły znajdziesz w następnej sekcji.
Wszystkie wyciągi możesz znaleźć i pobrać w Portalu dla firm w sekcji Rozliczenia → Wyciągi.
Faktury za poszczególne przejazdy – do celów księgowych i zwrotu kosztów
Każdy przejazd biznesowy generuje indywidualną fakturę VAT z danymi prawnymi Twojej firmy. Faktury są wystawiane w języku kraju, w którym odbył się przejazd – to celowe działanie i nie można tego zmienić w pojedynczych przejazdach.
Ty i Twoi pracownicy możecie uzyskać dostęp do faktur za poszczególne przejazdy w następujący sposób:
- Raport przejazdów z Portalu dla firm – pobierz plik CSV lub XLSX z sekcji Rozliczenia → Wyciągi. Plik zawiera listę wszystkich przejazdów z bezpośrednimi linkami do poszczególnych faktur oraz szczegóły, takie jak grupa użytkowników, polityka, cel przejazdu i opłata serwisowa. To zalecane źródło dokumentów do celów księgowych.
- Przekazywanie przez e-mail – w Portalu dla firm w sekcji Ustawienia możesz wskazać jeden adres e-mail, na który automatycznie będą wysyłane faktury za poszczególne przejazdy.
- Bezpośrednio do użytkownika – faktury za poszczególne przejazdy są wysyłane automatycznie na adres e-mail zarejestrowany na koncie Bolt użytkownika.
Zwroty i kompensaty
Ponieważ przejazd został opłacony przez pracownika, wszelkie zwroty lub kompensaty za ten przejazd trafiają z powrotem na oryginalną metodę płatności pracownika – nie na konto firmowe.
- Jeśli pracownik zgłosi problem z przejazdem w aplikacji Bolt, Zespół Wsparcia Bolt zajmuje się sprawą bezpośrednio i zwraca środki na kartę pracownika.
- Jeśli jako administrator(-ka) zgłosisz problem z przejazdem przez Portal dla firm lub e-mailem, Zespół Wsparcia Bolt również zwraca środki na kartę pracownika.
Pamiętaj, że Bolt nie ma wglądu w wewnętrzny system zwrotu kosztów Twojej firmy. Jeśli pracownik otrzyma zwrot, poinformuj o tym swój zespół finansowy, aby ten sam przejazd nie został rozliczony dwukrotnie.
Powrót do trybu płatności firmowych
Jeśli chcesz zmienić tryb płatności pracowniczych z powrotem na standardowe konto z płatnościami firmowymi (lub odwrotnie), skontaktuj się z nami przez zakładkę Wsparcie w Portalu dla firm. Przekażemy Twoją sprawę zespołowi ds. operacji biznesowych.
