Alternativet "anställd betalar" innebär att den anställda lägger ut för sina tjänsteresor med privat kort eller eget företagskort och får sedan ersättning via företagets vanliga utläggshantering. Företaget faktureras då bara en serviceavgift per resa och inte själva resekostnaden, samtidigt som du behåller full insyn, rapporterings- samt policykontroll via Företagspanelen.
I den här artikeln kan du ta del av följande information:
Skillnaden mellan anställd betalar och företaget betalar för företagskonton
| Företaget betalar | Anställd betalar | |
|---|---|---|
| Vem betalar för resan | Företaget, via ett centraliserat kort eller månadsfaktura | Varje anställd, med privat kort eller eget företagskort |
| Vad företaget faktureras | Den totala resekostnaden plus en serviceavgift | Enbart en serviceavgift per resa |
| Ersättning till anställda | Behövs inte – företaget betalar direkt | Via företagets interna utläggshantering |
| Rapportering via Företagspanelen | Fullständig resehistorik, sammanställningar, exporter, policyer | Fullständig resehistorik, sammanställningar, exporter, policyer |
Alternativet "anställd betalar" är för närvarande endast tillgängligt för taxiresor och för fakturering via mellanhandsmodell.
Aktivera "anställd betalar" för ditt företag
Vårt Business Operations-team sköter aktiveringen av funktionen som låter dina anställda betala. Kontakta oss via supportavsnittet i Företagspanelen så kopplar vi dig till rätt team.
När funktionen har aktiverats för ditt företagskonto gäller följande:
- Serviceavgiften per resa (samt eventuella avgifter för Ride Booker eller kuponger) debiteras ditt företag månadsvis enligt din befintliga betalningsmetod: kreditkort eller månadsfaktura.
- Ett och samma företagskonto kan inte blanda företagsbetalning och anställdas betalning. Om du behöver båda uppläggen kan du kontakta oss via supportavsnittet i Företagspanelen så kopplar vi dig till vårt Business Operations-team.
Så kan anställda lägga till sitt kort
Så snart du lägger till eller bjuder in en anställd till ditt företagskonto hos Bolt for Business får de ett mejl och ett SMS med en länk för att registrera sitt betalkort. De kan också lägga till kortet senare direkt i Bolt-appen under avsnittet Betalning.
Några saker att känna till:
- Varje anställd lägger till och hanterar sitt eget kort i Bolt-appen – i Företagspanelen visas bara de 4 sista siffrorna och kortoperatören.
- Om företaget har aktiverat att den anställda betalar kan du inte lägga till eller redigera deras kort för deras räkning via Företagspanelen.
- Anställda kan inte boka resor via företagskontot förrän de har lagt till ett giltigt betalkort och valt det som aktiv betalningsmetod i appen.
- Betalningsmetoder som stöds: privata betalkort och företagskort. Kontant, Apple Pay, Google Pay samt Bolt-saldo stöds inte för anställdas betalning på företagskontot.
Månadssammanställning och serviceavgift
Senast den 3:e varje månad får ditt företag en månadssammanställning från föregående månad, som skickas till mejladressen som är angiven i Företagspanelen. Månadssammanställning för resor som betalas av anställda är uppbyggd på följande sätt:
- Resekostnader per land – totala resekostnader som dina anställda betalat direkt med privat kort. Detta belopp är enbart för information – det debiteras inte ditt företag.
- Återbetalningar – eventuella återbetalningar under perioden, visas som en negativ rad.
- Serviceavgift – avgiften per resa som Bolt debiterar ditt företag. Det är det enda beloppet ditt företag faktureras för.
- Betalat av användare – bekräftar att resekostnaderna täcktes av anställda med deras egna kort.
Månadssammanställningen är en informationsöversikt, inte en momsfaktura. Momsfakturor per resa finns tillgängliga separat – se nästa avsnitt.
Du hittar och laddar ned alla sammanställningar i Företagspanelen under Fakturering → Sammanställningar.
Fakturor per resa för bokföring och ersättning
Varje företagsresa genererar en individuell momsfaktura med ditt företags juridiska information. Fakturor utfärdas på språket i det land där resan ägde rum – det är avsiktligt och kan inte ändras per resa.
Du och dina anställda kan komma åt fakturor per resa på följande sätt:
- Reserapport i Företagspanelen – ladda ned en CSV- eller XLSX-fil från Fakturering → Sammanställningar. Filen listar varje resa med direktlänkar till respektive kvitto, samt information som användargrupp, policy, anledning till resan samt serviceavgift. Det här är den rekommenderade källan för bokföring.
- Vidarebefordring av mejl – du kan ange en mejladress i Företagspanelen under Inställningar för att automatiskt ta emot kvitto efter varje resa.
- Direkt till användaren – resekvitton skickas automatiskt till den mejladress som är registrerad på användares Bolt-konto.
Återbetalningar och ersättning
När resan betalas av den anställda går eventuell återbetalning eller ersättning för den resan tillbaka till den anställdas ursprungliga betalningsmetod – inte till företagskontot.
- Om en anställd rapporterar ett problem med resan i Bolt-appen hanterar Bolts supportteam ärendet direkt och återbetalar till den anställdas kort.
- Om du som administratör rapporterar ett problem med resan via Företagspanelen eller via mejl återbetalar Bolts supportteam på samma sätt till den anställdas kort.
Observera att Bolt inte har insyn i ditt företags interna ersättningssystem. Om en återbetalning görs till en anställd, se till att din ekonomiavdelning känner till detta så att samma resa inte ersätts två gånger.
Gå tillbaka till företagsbetalning
Om du vill återgå till att företaget istället betalar för resor (eller tvärtom) kan du kontakta oss via supportavsnittet i Företagspanelen så kopplar vi vidare dig till vårt Business Operations-team.
